[浅谈应用写作中的图表法]什么是图表法
时间：2020-02-16 09:06:03 来源：柠檬阅读网 本文已影响 人 
图１、图２是著名数学家华罗庚在其科技文章《统筹方法平话引子》中为说明统筹方法而使用的图例。（见赵建伟《科教文书写作》，第１１４－１１５页，珠海出版社２０００年１０月第１版。图题为笔者所加。）箭杆上的数字说明完成该工序所需要的时间。为了把复杂深奥的统筹方法理论讲清楚，作者用现实生活中极常见的“烧水泡茶”这个事例来说明。其中图１．１包含了三种不同的泡茶方法，作者通过比较使人们看到最好的方法，说明了只要工序安排得好，就会节省时间，这也正是统筹方法的基本原理。图１．２再次运用泡茶的例子，突出了“烧开水”这一环节，说明要缩短工时，提高工作效率，就必须抓住主要环节，归类合并次要环节，并由此联系到在近代工业的错综复杂的工艺过程中，也必须抓住“关键”，才能提高生产效率。文章最后得出结论，说明同一类型的工作运用统筹方法的重要性，“在工作环节太多的时候，这样做就非常有必要了”。由于作者恰当地使用图表方法，所以直观形象地解说了统筹方法的含义和意义。
图３显示了我国历次五年计划完成的钢产量。表１则显示了１９８６年至１９９０年人们食品结构发生的变化。从中可见粮食消费量在逐年下降，奶和肉的消费量在上升，人民生活水平在逐步提高。
以上几个图表，简洁明了，恰到好处，大大加强了文章的表达效果。由此可见，在应用写作过程中，恰当运用插图、照片、表格，往往能够起到文字表达所不能达到的效果，因此在许多单位、部门及人员制作的各种应用文书中，均可看到各种图表的广泛运用。其作用可归纳为以下几个方面：
１．能够化抽象为具体，化深奥为形象，使作者更好地完成其表达意图，达到其写作目的。许多文字难以讲清的问题，可能一个表格、一幅插图、一张照片就能很好地解决。一篇冗长的文章，可能不及一个表格或一幅插图鲜明、生动和清楚。
２．能给读者留下更加深刻的印象。许多时候人们通过文字来理解内容可能更吃力些，但由于图表通俗易懂，通过直观的图表就能一目了然，从而使读者留下更清晰明朗的印象。
３．能够化冗长、繁琐为简洁、精炼，节省大量文字和篇幅，更加体现出应用文的严谨性、规范性、简约性和实用性。
４．能够美化文章版面，增加文章的可读性。由于应用文一般较枯燥，缺乏生动性，适当运用图表能有效弥补这个缺陷，使文章更富于变化美，避免读者的视觉疲劳现象，从而提高文章的表达效果。
应用文中使用图表的类型是多种多样的。按形式分，有统计表、一览表、对照表、曲线图、条形图、柱形图、树形图、圆形图、扇面图、坐标图、网络图、圆点图、框图、示意图、关系图、流程图、记录图、地图、组织结构图等等，以及各种各样的图片、照片。随着电脑的普及，借助先进的设备和技术，作者可随意设置或选择所需要的图表形式，实现写作目的。
按图表的绘制时间分，有有关单位和部门按工作性质和特点事先印制好的各种表格，如工商行政管理部门、金融税务部门、科技文教部门等各种机关单位所使用的文书，均有一些事先印制好的表格，供使用者需要时按规定填写，其特点是方便、快捷；
也有在应用文写作过程中因需要而临时绘制的图表，如各种计划、总结、调查报告、经济活动分析报告、商品说明书等文种所使用的表格，其特点是灵活性较强。
按图表的使用情况分，有文章与图表结合式，视需要在文中适当穿插图表，使整篇文章更加活泼生动；
也有完全表格式，整个文本实际上就是由一个或数个表格构成，其特点是给人的感觉更严谨、精炼些。
丰富多彩的图表类型给我们在应用写作中运用图表实现写作目的提供了极大的便利和可能性，然而其使用不是随心所欲的，必须正确运用，方能最大限度地发挥图表的功用。那么，应用写作中如何才能更好地使用图表，以达到最佳效果呢?芽
一、遵循合理的设计制作程序和步骤
１．根据文章内容确定图表所要表达的主题和达到的目的。只有在确有必要的情况下才能运用图表，如文字内容简单、浅显易懂，则无须图表。
２．掌握图表所涉及的所有资料和数据，确保真实无误，然后将其内容进行科学的分类，分成若干个项目，并确定需用的量、标准规定符号、单位。
３．选择恰当的图表形式。可亲笔绘制，也可通过电脑中提供的类型选择、改进，但均应易填、易看、易懂。
４．选择文章中恰当的位置安排图表，尺寸应适中，不应喧宾夺主，影响文章内容的表达。
５．制作完毕后，应认真检查，看图表是否反映了表达意图，格式是否合适，设计是否合理，资料和数据是否准确无误，外观是否美观清晰，是否有遗漏之处，并进一步完善。
二、遵守国家和有关部门制定的相关规定
我国政府和有关部门对许多文书的写作制定了明确的规定，应用写作中运用图表，应认真遵守相关的规定。例如，对于行政公文使用表格，国家质量技术监督局１９９９年发布的《国家行政机关公文格式》作出如下规定：“公文如需附表，对横排Ａ４纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角；
单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。公文如需附Ａ３纸型表格，且当最后一页为Ａ３纸型表格时，封三、封四?穴可放分送，不放页码应为空白，将Ａ３纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页封四上。”我国１９８７年制定的国家标准《科学技术报告、学位论文和学术论文的编写格式》里，也对图表的运用作了明确的规定，是我们使用图表时必须遵守的标准和依据，现将其择要引录如下?穴参见陈妙云《学术论文写作》，第２４０—２４ｌ页，**人民出版社１９９８年８月第１版：
一、图
１．图应有“自明性”，即只看图、图题和图例，不阅读正文，就可理解图意。
２．图应编排序号，如图１．１、图１．２。
３．每一图应有简短确切的题名，连同图号置于图下。必要时，应将图上的符号、标记、代码，以及实验条件等，用最简练的文字，横排于图题下方，作为图例说明。
４．曲线图的纵横坐标必须标注“量、标准规定符号、单位”。此三者只有在不必要标明?穴如无量纲等?雪的情况下方可省略。坐标上标注的量的符号和缩略语必须与正文一致。
５．照片图要求主题和主要显示部分的轮廓鲜明，便于制版。照片上应有表示目的物尺寸的标度。
二表
１．表的编排，一般是内容和测试项目由左至右横读，数据依序竖排。
２．表应有自明性。
３．表应编排序号。
４．每一表应有简短确切的题名，连同表号置于表上。必要时，应将图中的符号、标记、代码，以及需要说明事项，用最简练的文字，横排于表题下，作为表注，也可以附注于表下。表内附注的序号宜用小号阿拉伯数字并加圆括号置于被标注对象的右上角，如×××?穴１?雪，不宜用“＊”。
５．表的各栏均应标明“量或测试项目、标准规定符号、单位。”只有在无必要标注的情况下方可省略。表中的缩略号和符号，必须与正文一致。
６．表内同一栏的数字必须上下对齐。表内不宜用“同上”、“同左”和类似词或符号，一律填入具体数字或文字。表内“空白”代表未测或无此项，“—”或“…”代表未发现，“０”代表实测结果确为零。
三、遵从应用文书结构的原则和要求
１．要服从表现和突出主旨的需要。主旨是文章的灵魂和生命，一切形式和安排均应为主旨服务。要不要设置图表，设置何种图表，应该穿插于文章哪个位置等等，均应服从主旨的需要，有利于表现和突出主旨。要坚持少而精的准则，不可流于形式，哗众取宠，仅仅为文章版面的好看而随意设置图表，以致影响内容的表达。
２．要反映客观事物的本质联系和规律。文章是对客观事物的反映，而一切事物均有其内在的联系和规律，文章的形式和安排也必须反映这种联系和规律。因此，不管是何种图表，其内容都要全面、客观地反映事物的本质属性，态度要严谨，事实要清楚，材料要确凿，数据要翔实，分类要科学，不可任意夸大或缩小，更不可无中生有、凭空捏造，否则，将会给工作带来重大的损失。
３．图表的设计要合理，要自然匀称、简洁大方、层次清楚、思路清晰，使人一目了然，不可过于琐碎繁杂，让人如堕烟海，越看越糊涂。
４．要有针对性，适应不同体裁和文种的需要。有些文种用文章与图表结合的方式效果好些，有些文种却要把整个文本设计成纯表格式并印制好，使用时再按需填写更方便些。要根据情况灵活运用，不可一概而论。
四、避免出现以下几种常见的错误
１．不顾实际，滥用图表，以为图表越多越好，简要的文字就能表达清楚的也要用图表，致使整篇文章给人眼花缭乱的感觉。
２．图表中的资料和数据不准确，或者与文字内容中的分析结果不一致，从而严重影响了图表和文章的质量。
３．图表内容与文字内容重复表达，图表形式与文章风格不相符合。
４．格式不规范，如无序号、题名或序号、题名不恰当，符号、单位混乱或与文字内容的表述不一致。
５．图表过于复杂或模糊不清，致使读者要花较多时间来辨读。
６．符号过于抽象，又缺乏必要的图例说明，致使读者难以理解。
