关于中学档案管理的若干思考_档案管理员资格证

时间：2019-05-11 03:29:26　来源：柠檬阅读网本文已影响人

　　摘要：中学档案管理，作为整个中学上下所有人员的身份说明和资历证明，以及所有学校重要文件、资料的严密保管，学校规章制度以及调查论证的重要依据，是整个学校当中至关重要的部门之一，本文将对于中学档案管理的现状及原因进行分析，对存在问题提出解决方案及个人观点。
　　关键词：中学档案管理；高效；重视；科技；创新
　　
　　一、中学档案管理状况之分析
　　近年来，我国档案管理事业发展迅速，欣欣向荣，建立了以国家到地方层层递进的档案管理事业体制，并逐步形成“统一领导，分级管理”的管理系统，然而在基层档案管理事业方面，相比于蓬勃繁荣的整体形势下，由于各种原因，档案管理的体制和方法并不是很到位，其缺陷主要体现在以下几个方面：
　　（一）技术与硬件状况
　　首先中学档案管理的不完善之处，体现在技术与硬件状况方面。
　　在技术方面，档案的归整缺乏系统性和条理性，很少有中学校有一套完整、规范、高效、系统的归整方案，档案的归整和管理通常只停留在简单的分类层面，宏观上说，缺乏科学性和有效性，具体来讲，缺乏更加细致的划分，更加准确的定位，这使得档案的归整和管理处于被动的地位，在翻查起来会略显繁琐与不便。在硬件设施方面，大部分中学由于档案管理部门没有收到应有的重视的原因，设备陈旧、简陋，硬件配备落后、破败，没有先进的科技设备对整个管理部门的所有档案进行合理的分类、规划，在查找方面无法达到快捷、有效的要求，没有一个完善的管理软件和系统作为相应的硬件设备，在档案的查找和管理上主要靠人工来完成，大大降低了档案管理的效率。
　　（二）制度与管理状况
　　其次中学档案管理不完善之处所产生的客观原因，在于制度与管理方面的缺乏重视和不够健全。在校方方面，虽然学校均对档案管理存在不少的重视和监管，并能正确认识到档案管理工作和部门的重要性，但在资金、人力、设施方面，缺乏强效的支持和沟通。在校规章制度方面，对于档案管理工作没有明确的规章制度的细则体现，因此缺乏有力的权威性衡量标准，在不完善的规章制度体系下，可实施性方面自然也就缺乏强有力的证据和依托。
　　二、对解决中学档案管理现状的思考
　　为了解决上述造成中学档案管理工作不完善的原因和情况，应于以下几个方面着手改善和修正。
　　（一）技术的更进
　　首先，在一个办事注重高效的社会时代，研究如何提高档案管理工作的效率，达到高效、准确的做事风格和办事效率，是需要解决的首要问题。
　　这就首先需要对全部的档案有一个基本的划分，将文书档案（涵盖范围最广的一个档案）、科技档案（如教学设备、仪器等）、教学档案（如学生证、毕业证书等）、实物档案（如锦旗、奖杯等）、声像档案（如影碟、录像等）、会计档案（财务报表、账本等）、教师业务档案（如教师个人资料、科研论文等）分门别类，分类归整。
　　其次可以利用单件归档法，装订、排列、盖章，登目录，免除组卷、打页号、拟标题，填封面等繁琐的程序，让档号变得清晰明了，随时可组卷，可添加，并便于保管、存放，减少档案损毁几率，延续档案使用寿命，达到更加充分、深刻的利用。
　　然后将所有档案上清晰注明日期、编号等基本内容，有条不紊的排列组合，系统条理的将所有档案一一划分，便于日后查找，提高工作效率。
　　（二）设备的更新
　　在这样一个科技腾飞的年代，利用科技的力量去提高工作效率，解决繁琐问题已经成为了一个有效的途径和必然的趋势。因此，与时俱进，更新设备，合理运用科学技术，创新软件和管理方式，成为了解决中学档案管理工作中的又一有效途径。
　　引进一些基本的硬件设施，如电脑、网络配备等，运用各种先进的科技手段，优化档案馆藏，方便信息查阅，如：把档案从单一的纸质材料利用专业的管理软件、查找软件，变为可灵活运用、快速调出的电脑信息，将档案内容备份电脑，方便查找，防止丢失；引入一些新的工作理念和创新精神，并合理利用网络，在保证个人隐私的前提下，将所有档案信息连入校内局域网，在合理的需求和允许之内，可更加方便随时随地查找信息；针对本校档案整体的状况制定相关的针对性强的富有特色的电脑管理监察系统；充分利用电脑网络和高新信息与档案内容在保证隐私性的情况下完美融合，来提高工作效率和工作水平。
　　（三）管理的强化
　　管理是一个部门的核心所在，在某种程度上决定着一个部门是否能够稳健有序的进行和发展，因此，如何在管理方面提升中学档案管理工作的整体水平，是一个迫在眉睫的问题。
　　校方因在予以重视的同时加强管理，利用先进的管理模式和理念，切实提高管理水平，做到加强重视。有力监管，权威督察，认真引导，如：制定相关的规章细则，认真执行，严格实施；定期举行档案管理工作的先进员工评比活动，调动员工的积极性；用心和档案管理工作人员沟通、让其明确制度和管理体系，并加强和普及档案管理工作人员计算机等先进设备与软件的基本使用与操作技能；在适当条件下组织档案管理员工和周边学校同行员工交流经验，或组织一些以影音录像或演讲为主的相关方面培训课程；适当时候可以引进一些在档案管理工作方面技术卓越，工作高效的人才，从各方面入手，保证中学档案管理工作能够科学有效，健康有序的提高、发展。
　　三、中学档案管理的展望
　　最后，相信在这样一个科技迅猛腾飞，社会和谐稳定的时代和社会中，中学档案管理工作可以日益走向成熟的道路，得到应有的重视，完善相应的体制，将科技与网络相结合，创新与传统相融合，实现现代化、系统化、高效完善的中学档案管理系统，实现中学档案管理工作的重大发展与进步。

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