浅谈实习秘书如何适应办公环境及角色转换
时间：2020-10-27 08:11:19 来源：柠檬阅读网 本文已影响 人 
浅谈实习秘书如何适应办公环境及角色转换
笛鸿
摘要：秘书在当今社会中扮演着一个非常重要的角色，实习秘书是角色扮演的初级适应者。欲适应办公室环境，实习秘书需要注意多方面的问题。本文从实习秘书的目的谈起，主要论述了办公室的硬环境和软环境，实习秘书如何适应办公室环境，以及实习秘书在角色扮演与转换过程中需要注意的问题。
关键词：实习秘书；
办公环境；
角色转换；
适应
随着经济的发展，竞争的日益剧烈，社会对秘书的要求越来越高。这些要求从职业道德、知识素养、人文素质、办公技能等方面对秘书的言行举止有了全新的规范。因此，作为实习秘书更应该注重自己各方面素质的提高。眼下，当务之急是力求认识与适应秘书的办公环境。在拥有丰富的专业理论知识的同时，文秘专业的学生理应通过角色转换了解并适应秘书的办公环境。只有对办公环境有所了解并适应，我们才能胜任秘书之职，才能发挥秘书的重要作用。然而，实习秘书如何才能适应不同的办公环境呢？在谈这个问题之前，让我们先明确一下实习秘书的主要目的。
一、实习秘书的主要目的
专业实习对于大学毕业生而言是非常重要的，它是理论与实际相结合的必要形式，是学生转化为职业人员的过渡期，更是应用知识、增长见识的大好契机。作为文秘专业的学生，在实习之前明确实习主要目的将直接有助于提高实习的成效。一般而言，文秘专业的学生在实习时应明确以下主要目的：
（一）加深对职业与行业的了解，确认喜欢或擅长的职业
秘书是一个具有挑战性的职业，其自身岗位要求的特性使秘书所需的知识及技能趋向广泛性。当今社会对秘书的要求越来越高，各行各业针对性地对秘书提出了不同的新标准。为此，只有充分了解秘书的职业及行业特点、发展趋势等相关信息，实习秘书才能在实习中有针对性地学习一些新的知识和技能。在实习过程中，根据自身的情况确定自己所从事的职业，这样将为以后的求职带来更清晰的方向，从而避免走过多的弯路。
（二）为从学生向职场人士转变做准备
从学生到职业人员的角色转换有着一番艰难的过程，转换顺利与否，关键看头脑是否清醒，对自己是否有一个正确的评价。作为实习秘书，在实习中就必须有针对性地多学一些知识和技能。这里的知识特指与人交往、沟通与协调等方面的知识，技能则特指与秘书相关的办公技能。在学校学习缺乏办公环境的亲身体验，而实习恰恰为学生提供了一个真实的办公环境。因此，实习秘书应尽力多学一些知识和技能，为从学生向职业人转变做好充分的准备。
（三）增强找工作时的竞争优势
如今找工作越来越难，找一份理想的工作更难。据调查，用人单位对应聘者的学历、证书、荣誉并不十分感兴趣，他们最看重的是应聘者的工作经历，简言之便是“能做什么，做过什么，效果如何”。因此，实习秘书在实习过程中应以学技能和知识为重，以此增强自己的竞争优势。
实习是学生步入社会的第一步，它为将来的职业生涯打下了坚实的基础。作为实习秘书，理应在充分明确实习目的的前提下认真实习，尽可能地多学一些秘书必备的知识和技能，以此增加自身的含金量，为今后的职场打拼增添力量。
二、秘书的办公环境
一般而言，秘书的办公环境包括硬环境和软环境两大方面。它们都有各自的要求，同时也决定了办公人员的言行举止。
（一）硬环境
1．办公室内的空气、光线、颜色。
办公室内应做好室内通风和温湿度的调节，防止光线太弱或过强，保持室内整洁和安全，颜色搭配合理。具体来说，要保持地面、台面、电脑、门窗、窗帘等的清洁，空气清鲜，光线强弱适度，颜色符合办公需要。
2．办公设备。
办公设备包括办公桌椅、电脑、打印机、电话、传真机、饮水器等办公所需的各种设备。实习秘书应熟悉和安全使用办公设备，并保持办公设备的清洁，按时维护办公设备。
3．办公室室内布置。
合理的办公室室内布置能够提高工作效率，使办公人员轻松愉快地工作。一般而言，不同行业的办公室内布置有所不同。因此，秘书应根据自己所属行业的特点进行办公室内布置。
（二）软环境
如果说硬环境是有形的，那么软环境便是无形的。办公室软环境包括办公室工作气氛、人与人之间的协作精神和办公人员的个人素养，它们以无形的姿态存在并影响着办公室内的每一个人。
1．办公室工作气氛。
办公室工作气氛是指办公人员共同表现出来的一种默契、愉快的办公心情，在这一氛围里人与人之间能够相互尊重，能够有效地沟通与合作，从而完成各项办公任务。办公气氛主要由共同目标、团队意识、人际关系，以及外在的硬环境等因素构成，它影响着人们的工作质量。通常情况下，良好的工作气氛将使人工作愉快，提高工作效率。人与人之间关系融洽，沟通顺利，凝聚力增强等，这些都是工作气氛良好的外在表现。作为秘书，有责任细心观察和研究每一个办公人员，了解他们的性格特点，团结同事，努力营造良好的工作氛围。
2．人与人之间的协作精神。
同心协力实现部门的共同目标是企业文化的核心内容之一，它对于部门的发展是非常重要的。在良好的办公室工作氛围下，只有高度重视人与人之间的协作精神，部门才能得到发展。协作精神可以通过企业、部门目标的实现加以发扬，以此增强员工的凝聚力。
3．办公人员的个人素养。
个人素养包括职业道德、知识素养、人文素质和办公技能等多方面的内容，它对办公效率的提高起着重要的作用。办公室人员要不断提高自身素养，才易于形成良好的办公气氛。同时，由于办公人员是来自不同教育背景、不同地域的职场人，因此部门只有在此基础上综合一种能够让大家易于适应的办公室文化，办公人员才能自觉地遵守，从而不断推进工作的进程。
三、实习秘书适应办公环境需要注意的问题
从严格意义上来说，实习秘书是办公室的新手，其对具体业务流程及业务关系可谓一无所知。因此，实习秘书应在迅速掌握办公室硬环境的前提下注重细节，并从大局上掌握办公室软环境。唯有如此，实习秘书才能有条不紊地完成各项实习任务。因此，实习秘书应注重解决以下实习中所面临的问题：
（一）迅速掌握办公室硬环境
掌握办公室硬环境，实习秘书可以从以下两个方面入手：
1．物品摆放与管理。
一般而言，实习单位的物品都是按要求合理摆放与管理的，因此实习秘书要记住各种物品的摆放位置和管理制度。通常情况下，实习秘书应注意保持地面、台面、电脑、办公设备及墙壁、门窗、窗帘的清洁；
保持办公桌面的整洁、美观，不乱放零散物品，不放置个人生活用品；
报刊、资料、文件要及时清理，文件夹要贴上标签以示区分，保密文件和不常用文件应放置于文件柜中等。
2．办公室设备的使用及维护。
秘书在工作中经常会用到办公设备，这类操作性的工作也经常会由实习秘书来做。因此，实习秘书在实习中应尽快学会办公室设备的正确使用和维护方法。当自己不会使用设备时，应主动、虚心地向办公室人员求教，多问少自作主张，如果必要，最好把设备的使用与维护方法记录下来，防止让由于误用给实习单位造成不必要的损失的事情发生。总之，实习秘书一定要细心，勤发问，万不可想当然行事。
（二）注重细节，并从大局上把握办公室软环境
细节决定成败。实习秘书只有细心观察、努力学习、用心做事才能顺利完成实习任务，为此要做好以下工作：
1．研究办公室的每一个人员。
研究办公室人员的目的在于与人相处融洽，使实习任务能够完成得尽可能的优秀。实习秘书可通过对他人的神情、动作、话语等进行认真研究，这样可以从中了解他人的性格、爱好等。一旦了解了这些，实习过程中实习秘书就知道自己如何做才能让他人满意了。切忌不可按自己想当然的想法去评价任何人，要明白“人是最复杂的感情动物”这一道理。实习秘书最好低调为人，尽可能地努力工作。
2．注重沟通与协调。
沟通让我们的思想碰撞出智慧的火花，从而把事情办得更好。秘书工作中，沟通与协调是一门必不可少的艺术。对于实习秘书而言，学会倾听、学会汇报、保持中立与不卑、不庸俗是实习过程中沟通与协调的基本要求。在一个企业或单位实习，实习秘书最重要的是处理好上级、同级和下级三者之间的关系。因此，实习秘书在沟通时应采取不同的方法与不同的人进行沟通，从而让自己顺利地完成各项工作。与上级领导沟通，须提前做好方案，并能正确理解和判断领导话语的意思。此外，自查整改、积极请示、主动汇报也是必不可少的。与同级沟通，应以诚待人、热情帮助、相互合作、积极协作，并能改变角色、换位思考，拓开眼界、服从大局。与下级沟通，应以理服人、以量容人、以情暖人。
3．凡事以和为贵。
在一个复杂的办公环境里实习，凡事要以和为贵。对于实习秘书而言，以和为贵主要表现在不与人争、按要求严格做事、认真学习部门规章制度、任劳任怨等方面。明确实习的主要目的是学技能和知识，实习秘书做到凡事以和为贵便不难了。
以上三点，从不同侧面分析了把握办公室软环境的细节问题。值得注意的是，软环境并没有我们想象中的那样难于把握，它实际上是如何处理人际关系的问题。因此，作为实习秘书，首要的是努力工作，谦虚谨慎，胆大心细，多问多听，并注重说话的艺术。这样，就可以把握好办公室软环境了。
（三）认清自己的准确位置
“知人者智，自知者明”。实习秘书最重要的是能够认清自己的准确位置，明白自己扮演着学生和工作人员的双重角色。与此同时，实习秘书还应自我定位准确，明确努力方向，并随时保持清醒的头脑。具体地讲，实习秘书要做好以下工作：
1．自我定位。
在充分了解自己的性格、理想、专业等基础上，分析社会发展趋势并找出自己的优势和劣势，然后进行冷静、客观、准确的自我定位。这一点很重要，也显得格外困难。因此，实习秘书要认真地对待，万不可随波逐流，一味地跟着他人选择未来的道路。对于实习秘书而言，当务之急是先进行办公室自我定位。实习秘书一方面要把自己定位成一名员工，以一名正式员工的职责来要求自己，尽心尽职地做好自己的工作；
另一方面，又要清楚自己还是学生，自己的任务是实习、学习、锻炼。只有平衡好两者的关系，才能顺利完成各项实习任务。在实习的过程当中，初次自我定位结束后，实习秘书还应有一个次定位，也就是将来的就业岗位的选择。比如将来要做一名秘书，现在在实习的过程中就要努力向着这一方向发展，把秘书应当具有的各项职业素质都学到手，尽力多学一些实战技能。只有自我定位准确，才利于将来的成功就业。
2．努力方向。
实习的终极目的是在理论与实践相结合的基础上学习职业技能，为今后就业奠定坚实的基础。因此，实习秘书在实习工作中须明确自己的努力方向。通过所完成任务的效果评价和自我评价去确定努力方向，以此不断完善和发展自己。
3．保持清醒的头脑。
实习秘书在实习之前应对实习单位有一个大体的了解，分析重要领导、职务等的性质。在实习过程中，实习秘书应随时保持清醒的头脑，用心完成各项任务。具体地讲，实习秘书在完成每一项工作前要分析工作的性质，在与人沟通时要注意说话的艺术，在本单位或部门内要时刻铭记自己所扮演的双重角色和实习目的。此外，实习秘书还要注重自我反思：即研究实习过程中所写的日志。实习日志反映了实习工作的性质和指导人员的工作评价等，实习秘书要从自己的日志中找出工作中的优点和不足，从而把实习任务完成得更好。通过反思，实习秘书可以学到很多实用的办公业务技能，从而不断完善自己。
总之，实习秘书适应办公环境需要注意以上三个问题。由浅到深、由表及里地研究办公环境，然后快速适应办公环境，以便能够取得实习的成功。
四、实习秘书在角色扮演、转换中需要注意的问题
实习秘书具有学生和实习生的双重身份。角色的特殊性决定了实习秘书必须注意许多问题，只有处理好这些问题，实习任务才能顺利完成。一般而言，实习秘书在角色扮演中应注意以下问题：
（一）“欲行大道，必先为史”
众所周知，任何一件大事的成功都是以对历史或实际情况的充分了解与分析为前提和基础的，实习也不例外。充分了解实习单位的历史和基本情况将有助于实习秘书的角色扮演和转换，它为实习秘书指明了新的方向。通过对实习单位历史和基本情况的了解，实习秘书能够迅速理解部门下达的各项任务，而且还能避免许多过失，从而推动实习工作的顺利进行。这一点对于实习本身而言，无疑是非常重要的。因此，实习秘书在实习之前要通过网络、报刊等一切可以利用的信息源尽可能多地了解与分析实习单位的历史和基本情况，为实习做好充分的准备。
（二）低调做人，高调做事
所谓“低调做人”，是指为人不过分张扬、不自夸，做一个“平凡”的人；
所谓“高调做事”，是指用爱与责任心努力地、认真地、高效率地做事。二者有机地结合在一起，它便成了受人欢迎的为人行事风格。实习秘书在角色扮演转换过程中，秉承“低调做人，高调做事”的为人行事风格将会受益匪浅，而且还能得到实习单位的青睐。
（三）勤发问，少做主张
不要用自己的想当然去判断实习单位或部门，否则带来的将是无限的指责。作为实习秘书，勤发问与少做主张将能够顺利地完成各项工作和任务，从而扮演好自己的角色。如实习秘书在撰写公文与处理重要会议相关事宜时不可自作主张，而应事先请示领导；
不知如何使用办公设备就多问，不必担心别人嫌自己笨等。总之，多问好于强做。
（四）处理好与领导、同事之间的关系
通常情况下，实习秘书的主要职责是间接地服务领导，具体从办文、办会、办事三大方面服务领导。在实际工作中，部门或单位专门派一名工作人员或负责人指导实习秘书，因此实习秘书需要处理的首要关系是与指导人员相处融洽。此外，实习秘书还应处理好与同事之间的关系。在工作中谦虚谨慎、虚心求教，利用这些潜在关系和资源完成实习任务。对于指导人员，实习秘书须毕恭毕敬、勤发问、积极请示、主动汇报；
对于同事，实习秘书须真诚待人、虚心求教。唯有如此，实习秘书才能扮演好自己的不同角色，并成功地转换角色。
（五）对比身份，学会转换
实习秘书在实习工作过程中，要清楚自己学生和实习生的双重身份。这种双重身份为实习工作带来了一定的难度，但如果处理好，也能使实习生更快地转换角色，适应秘书工作。具体地讲，实习秘书须注意从大学生与职业人员的行事风格方面进行对比、反思。在校大学生做事有些时候我行我素，不分事物的轻重缓急和后果，不能很好地从大局上把握与判断事物。所以，常常出现一些不必要的错误，带来一些不必要的损失。相比之下，职业人做事较稳重。他们总能在做事之前就精心考虑事物可能带来的后果，并正确分析需要如何做才能使事情办得更好。此外，职业人拥有独特的业务素质，如娴熟的人际关系处理技巧，判断大局的能力，一双独特的慧眼等等。因此，实习秘书在角色转换中应尽可能地向职业人这一方向发展，在具体的实习工作中不断学习处理人际关系的技巧、全面判断事物的方法，以及相关的业务技能等。唯有如此，实习秘书才能成功地进行角色转换，并适应当今社会的发展。
综上所述，实习秘书在角色扮演与转换过程中面临着巨大的挑战。在这一过程中，实习秘书首先要在了解实习单位历史和基本情况的前提下，充分明确实习的主要目的。通过对办公室硬环境和软环境的适应迅速投入到正常的实习工作当中，从而有针对性地学习专业知识、职业技能，掌握办公室沟通协调艺术，提高专业知识和技能，尽快完成角色转换。
专业实习是在校学生走向社会的第一步，对于学生而言是非常重要的。文秘专业的学生在实习中主要面临的难题是办公环境的适应和角色的扮演与转换，因此实习秘书要做好实习准备、专业知识的复习、行情分析、自我定位等诸多工作。实习过程中，实习秘书要在扮演好角色的同时尽可能地有针对性地学习业务技能和相关知识，为将来步入社会奠定坚实的基础。此外，实习秘书还应善于反思、总结经验教训，把与秘书相关的素质转变为自身独特的职业素质，并把其灵活地运用到具体的秘书工作中。尽管就业压力一直呈直线趋势上升，但只要在实习工作和以后的工作中用心学习与不断地自我完善，并分析行业动态与社会发展趋势，加上永不放弃的努力，相信必有一条可供秘书专业大学生走的人生道路，秘书的未来将一片光明！
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