医院人事档案管理中的PDCA实践探索
时间：2023-06-19 22:40:01 来源：柠檬阅读网 本文已影响 人 
摘 要：社会的进步和发展，给人们思想带来很大转变，尤其是在医院管理工作中，人们越来越重视人事档案管理工作，将PDCA循环法则使用在医院人事档案管理工作中，不仅可以提升医院的整体管理水平，对医院未来发展也有着一定的积极作用。基于此，本文主要对PDCA循环的相关概念进行阐述，说明医院人事档案管理中的PDCA实践意义，探索医院人事档案管理中的PDCA实践应用，希望对相关人员提供指导和帮助，进一步增强医院管理工作水平。
关键词：医院；
人事档案管理；
PDCA；
实践；
探索
信息化水平提升，给医院发展带来一定的挑战，标准化建设已经成为大势所趋，为了及时顺应时代发展潮流，医院管理人员要重视精细化管理方式，提升医院管理质量。人事档案管理在医院管理中扮演着重要角色，其中涉及教学、历史数据和科研工作等内容，对于人才选拔和考核有着一定的借鉴价值。然而，任何事物都具有双面性，医院人事档案管理中也存在管理不规范的问题，这就需要将PDCA法则应用到具体的实践中，进行重点研究。
一、PDCA循环的相关概念
PDCA循环最早是由美国的质量管理专家沃特·阿曼特·休哈特提出，最后由戴明采纳和宣传，在全世界获得了普及和应用。PDCA作为全面质量管理的方法依据与思想前提，发挥着重要作用，它将质量管理分为四个阶段，分别是“P”“D”“C”和“A”，这四个字母分别是“Plan”“Do”“Check”和“Act”的英文缩写，代表的意思是“计划”“执行”“检查”以及“处理”。“计划”主要是对目标和方针的确定，通过活动规划加以制定；
“执行”是在信息基础上，对方案、计划和方法进行布局设计，进行实践操作，将计划内容加以实现；
“检查”是对执行计划结果进行概括和总结，判断其正确与否，并找出问题所在；
“处理”是将检查的总结结果加以处理，肯定成功经验，总结失败教训，将没有实现解决的问题，再次进入下一个PDCA循环中进行解决。以上过程并非一蹴而就，是不断循环和阶梯式上升的趋势，贯穿于质量管理的整个过程，对医院人事档案管理有着一定的促进作用。
二、医院人事档案管理中的PDCA实践意义
1.有利于为工作查考提供有效依据
医院人事档案管理中应用PDCA循环，有利于为工作查考提供有效依据。档案是对过去工作的一种记录，是历史情况的真实凭证。作为管理工作中第一手资料，有着重要意义。一方面，是在社会实践中不断形成，对历史情况进行了客观记录，这种凭证最为可靠和真实。另一方面，还能将真实的历史痕迹进行保留。比如，部分材料属于当事人亲手所写，还有一些材料是由领导签署和批示的，对于部分印信和文件都有制发机关，还有一部分材料是以录像、照片以及录音带的形式保留的，加之合同和契约等资料。这类档案作为历史凭证发挥着重要作用，可以为后期工作查考提供重要依据。
2.有利于满足现代社会发展要求
大数据时代的到来，医院人事档案管理也逐渐朝着信息化发展。PDCA实践对医院信息化建设有着一定的促进作用，可以解决档案管理中杂乱无章的现象，也可以依靠现代科学技术，实现人事档案管理朝着无纸化发展，将相应的档案信息数据纳入信息化系统中，防止档案出现丢失等现象，有利于简化医院人事档案管理流程，實现有序发展。同时，还能将档案查询过程加以简化，通过对某一阶段进行查询和了解，就可以掌握相应数据信息，在一定程度上可以提升医院人事档案管理的工作效率和工作质量。另外，将PDCA应用在医院人事档案管理工作中，可以为其他部门的管理工作提供重要保障和管理依据，对医院整体发展有着促进意义。
3.有利于推进档案数据资源的有效利用
医院人事档案管理相关数据信息，只有将最大应用价值体现出来，才能为医院的整体发展创造有利条件。PDCA应用在医院人事档案管理过程中，通过不同阶段的管理工作，能够实现资源的有效利用。由于信息化的发展，给医院管理带来一定的发展机遇，部分医院面临管理转型，将PDCA循环与信息化技术进行有机结合，在确保医院人事档案信息数据安全的同时，还能实现数据资源的有效利用，促进医院人事档案资源共享，实现安全存储。此外，还能对医院人事档案数据资源各个管理环节进行优化和完善，节约更多的时间和成本，从而让工作人员致力于有价值事务中，避免医院管理失误对决策造成的不良影响，从而将医院人事档案管理工作的价值发挥到最大。
三、医院人事档案管理中的PDCA实践探索
1.制定医院人事档案管理计划
在对医院人事档案管理计划进行制定过程中，应明确这几点：（1）为什么要制定这种管理措施？（2）为了达到什么样的目的？（3）在哪里进行？（4）由谁负责？什么时候完成？怎样完成？在计划编制时，不但要涉及原因和目的、时间与地点，而且应重视负责人和方法措施等内容，这样能够确保计划具有可操作性和实践性。在人事档案管理工作中，将管理计划的制定作为工作起点，这就需要对当前医院人事档案管理中的问题，进行仔细研究和探讨，找出科学有效的管理方法。
比如，某医院在人事档案管理工作中，组织人员共有8人，其中主持人和记录者各一人，其他成员可以利用“头脑风暴”进行讨论，将医院人事档案管理中存在的问题进行总结和概括，经过讨论之后，发现主要问题有：（1）重视程度不够。（2）缺乏完善的规章制度。（3）人事档案管理工作者专业性不足，缺乏管理经验。对于以上问题进行详细分析和讨论，得出问题最重要原因是，人事档案管理出现混乱包含三个方面，分别是“管理层面”“档案保管人员”“硬件条件”，最为主要的原因是医院管理者对人事档案管理的重视程度不足，得到问题的原因之后，就可以对解决方法进行探讨。
首先，面对重视程度不足这一问题，就需要成立专业问题清理小组，分配组长以及副组长，并且在各个科室安排相应负责人，从而将医院人事档案管理的工作重视起来。
其次，面对管理层面出现的问题，就要发挥领导人员的监督作用，对管理者进行有效监督，让其在规定时间内进行工作整改，整改期限可以设置为3个月。
最后，面对档案管理工作者，不仅要选派专职人员进行指导和帮助，还应定期对其进行业务培训，让其掌握扎实的理论基础和实践技能，为医院人事档案管理工作提供人才支持。
此外，面对职工问题，可以定期开展相应的讲座，组织专业人员来院宣传关于档案知识的相关内容，对职工进行全面培训教育。同时，还需要完善基础设施建设，根据医院实际情况，引入档案信息系统等，如利用计算机建立人事档案不同类型的数据库，通过信息统计，对个人政绩、业绩的评价提供量化依据，实现计算机对人事档案完整、准确和动态、立体的管理体系，可以及时准确、全面地提供人事资料和相关数据，从而极大地提高组织人事部门的工作效率。确定好目标和具体措施之后，就需要安排相应的负责人，在规定时间内采用有效的方法进行落实。
2.医院人事档案管理计划的有效实行
在实行计划这一过程中，应根据计划实际情况，建立专业组织机构负责该项工作，不仅要明确相应的制度和工作流程，还要确保各项工作顺利开展。一般来说，医院人事档案管理出现的问题，在改进过程中责任部门是档案管理部门，为了实现管理更加科学有效，就要实现统筹兼顾，将责任划分到个人，促进分工明确，一旦出现问题就可以找负责人进行询问，找出原因，并及时解决和处理。在这个过程中，想要确保工作人员能够高效完成任务，应對现有工作人员进行培训教育，通过专业培训，让工作人员把握相应的知识和技能。
首先，工作人员要具备高尚的职业责任感，树立正确的政治立场，提升工作人员综合素养。比如，工作人员具备熟练的信息技术操作能力，就可以熟练运用人力资源管理的相关软件，规范地将各类人员信息录入系统中，确保各项工作有效进行，从而将人员组织和队伍建设工作做好。
其次，完善档案管理制度。确保工作人员在工作中，能够根据相应流程和规范进行。比如，在信息录入过程中，保证工作人员能够按照步骤进行，将各类档案信息数据全面而系统地录入软件系统中。同时，站在归档管理角度，应不断优化制度，综合考虑人事档案管理的影响因素，将组织以及个人提交的材料加以明确规定，不仅要包含任免、考核以及工资材料，还要涉及进修和学籍材料等，根据实际管理制度中的要求，进行检查和审核，如果发现材料不规范或者不完整，应及时解决和处理，并且开展相应的责任追究活动，从而对问题的产生进行准确预防。由此可见，将档案管理制度完善和优化，不仅可以确保档案材料能够有效收集和整理，还能为各项活动的有序开展创造有利条件。
最后，建立激励机制和考核机制。在对工作人员进行教育培训之后，要对其进行适当考核，符合考核要求的人员才能进入工作岗位，面对考核不通过的，应继续学习，直到考核达标为止。对于考核优秀者或者在工作中表现优异人员，应适当给予一定的物质和精神奖励。比如，表扬或者增加薪资待遇，从而将工作者的积极性加以提升，为医院人事档案管理工作计划的落实提供有效支持。
3.检查医院人事档案管理的实际效果
医院人事档案管理工作，在完成实际计划执行工作后，就要开展相应的检查工作，确保管理效果更加科学合理。通常情况下，可以进行不定期抽查，对工作进度重点掌握，如果在检查时，发现实际信息与录入信息不一致，或者格式出现不规范等问题，要对其原因进行分析，并做好相应记录，为下一步改进工作奠定坚实基础。在实际人事档案管理中，我们可以发现，检查出现的大部分问题，都是因为工作人员缺乏对档案的正确认识，以及工作态度不认真，导致部分档案材料填写或录入出现错误，还有一部分材料积压时间过长，没有及时入档。
因此，在对医院人事档案管理效果进行检查和监督时，既要从硬件配备方面入手，又要重视制度建设和人员培训工作，综合考虑各个方面影响因素，进而开展相应的检查工作，确保计划能够得到完全落实。
同时，在总结相应的问题时，还应进行书面材料编写，为考核机制的制定创造良好依据，让工作人员全身心投入到人事档案管理工作中，面对档案管理的具体策略，为了促进管理朝着科学化、合理化以及高效化发展，就应重视效果评价，将考核指标与计划实施的现实成果进行对比，对计划落实情况进行分析，总结经验教训和实际问题。
4.促进医院人事档案循环改进处理工作的有效开展
在完成一个阶段的医院人事档案管理工作后，为了实现管理工作的进一步提升，医院还应组织相应的会议，对下个阶段管理工作加以制定，如果计划目标能够顺利完成，就要对前期工作中的经验进行重点概括和总结，如果部分目标没有及时实现，在考虑问题时，就要从多个角度进行分析，探讨是否目标过高，或者在执行过程中出现问题。在会议讨论工作中，相关科室和部门应及时交流和沟通，分享自己的建议和意见，在系统的讨论基础上，对下一步工作进行有效计划，再次将存在疑惑的问题进行核实，构建与医院自身情况发展相适应的工作程序，实现人事档案管理工作者的合理分配和有效协调。面对遗留问题，可以放在下一阶段PDCA循环工作中，与之前一样，还要配置相应的工作和管理人员，为管理活动提供重要支持和保证。
比如，面对有些档案缺失，除了考虑职工个人原因导致，在后续管理过程中，还应制定相应的职工教育宣讲活动，进一步提升职工对档案材料填写的认识，让其在工作中遵循认真填写和核对的原则，利用循环改进这种方式，能够从根本上将医院人事档案管理中面临的问题加以解决。
四、结语
综上所述，在医院人事档案管理中，为了实现PDCA的有效应用，将其有效进行实践，相关人员应正确认识医院人事档案管理的重要性，对PDCA进行充分了解和掌握，对当前医院人事档案管理中面临的问题进行探索分析，找出科学合理的解决措施，促进医院人事档案管理中的PDCA实践应用，为医院管理工作奠定坚实基础，为社会主义现代化发展提供源源不断的动力支持。
参考文献：
[1]杨贤国.PDCA循环在医院人事档案管理中的应用[J].保健文汇，2019
[2]张 卫.医院人事档案管理中的PDCA应用[J].办公室业务，2021
[3]郝秀莲，张志龙，于长海，等.PDCA循环在某三甲医院人事档案管理中的应用[J].中国医院统计，2017
[4]董影影，徐所凤，沈亭婷.PDCA循环在人事档案管理系统上线中的应用[J].江苏卫生事业管理，2018
[5]傅鸿飞.PDCA循环在医院人事档案管理中的应用分析[J]. 神州，2019
[6]何宗哲.PDCA循环理论视域下干部人事档案内嵌组织工作研究[J].兰台内外，2020
[7]唐志华.试论PDCA理论在医院基建档案管理中的应用[J]. 环球市场，2019
[8]吴 琳.PDCA循环在医院党员档案标准化建设中的运用[J]. 办公室业务，2019
[9]王 静.运用PDCA循环改进血站人事档案管理工作探究[J]. 办公室业务，2020
[10]易 兰.PDCA循环在某三甲医院人事档案管理中的应用思考[J].管理学家，2020
[11]杨 茜.运用PDCA循环改进医院人事档案审核工作探析[J].管理学家，2020
（作者单位：桂林市口腔医院）
作者简介：韦丹丽（1978—），女，汉族，广西灵山人，本科，馆员，研究方向：专科医院人事档案管理、文书档案信息化管理。
猜你喜欢 人事档案管理探索实践关于加强事业单位人事档案数字化管理的思考资治文摘(2016年7期)2016-11-23社会转型期行政权控制的路径探索科技视界(2016年21期)2016-10-17房地产项目策划课程案例教学探索与实施大学教育(2016年9期)2016-10-09初中政治教学中强化新八德教育探讨成才之路(2016年26期)2016-10-08“创新人才培养模式”下的实验教学改革探索成才之路(2016年26期)2016-10-08体验式学习在数学教学中的应用研究成才之路(2016年25期)2016-10-08生物专业师范生教学实习的问题与对策研究成才之路(2016年25期)2016-10-08校企协同实施高职专业课程改革的实践研究科技视界(2016年20期)2016-09-29
