大数据背景下档案管理有效性的提高策略
时间：2023-02-09 15:20:04 来源：柠檬阅读网 本文已影响 人 
◎王影
在大数据背景之下，人们的生活和工作都发生了极大的改变，大数据技术手段，更是在各行各业得到了进一步的创新发展，尤其是在档案管理领域的广泛应用，为档案朝着数字化、信息化以及先进化等管理方向发展提供了强有力的技术支持。随着社会的不断发展，信息的增长速度直线攀升，传统的档案管理模式已经无法适应社会的发展需求，那么想要使档案管理水平得到有效提升，就要具备创新意识，加大技术、人才等方面的保障力度，全面推动档案管理优化、转型发展。
（一）大数据的基本概念
大数据是依托于网络信息的基础之上产生的一种新型产物。大数据技术主要是借助计算机设备把数据信息转变为数字化的方式来进行存储和使用，具有鲜明的信息技术特征，能够更好地实现信息资源共享这一目标。近年来，科学技术发展迅猛，大数据在分布式数据的挖掘以及处理上更是获得了不小的突破。通过大数据的广泛运用，不仅让人们的工作效率得到了有效提升，还为档案的受众群体提供了极大的便利条件。由此可见，大数据的出现是科学技术发展的一种必然趋势，对于推动社会发展进步起到了一定的推动作用。
（二）大数据的技术特点
首先，虚拟化特点。现阶段，随着多媒体设备的不断涌现和计算机等技术的迅猛发展，大数据技术得到广泛应用的同时，也取得了明显的成效，不仅提高了社会生产效率，还极大地避免了资源浪费。大数据的虚拟化特点主要是指将数据信息转化为虚拟化的信号，使信息的加工传输速度得到极大的提升。比如说，一台超级计算机可以同时对海量的虚拟信号进行处理，并将其储存到服务器的光盘或是磁盘上面，此种方式会让信息更加全面化、精准化。与传统的纸质化管理模式不同的是，经过大数据处理之后的信息无法直接接触，只能够通过多媒体设备、计算机等载体得以接触，这也充分体现了大数据的虚拟化特点。
其次，高效化特点。信息技术的一个显著优势就是速度快，大数据能够通过计算机快速地处理数据信息，这一点远胜过传统的纸质化处理方式。随着科学技术的迅猛发展，计算机在对数据信息进行处理时，准确度也越来越高，信息的检索、整合等能力也越来越强，能够将统一类型的信息归纳在一起，这为信息使用者的查找提供了极大的便利。与此同时，人们对信息的需求量越来越大，为了充分满足社会的发展需求，档案信息的传输也呈现出多元化的发展趋势，档案资源的利用率也得到了显著提升。
随着大数据时代的到来，要想使档案管理的有效性得到提升，就要有强有力的技术作为支持，也就是说借助信息化技术手段使档案内容实现数据化。通过信息化技术的有效融入，可以使数字化档案开发成果的转化进一步加快，以此使现阶段人们对档案信息的利用需求得到充分的满足，并不断加快档案管理工作的数据化发展步伐。档案内容的数据化主要是指，将档案内容进行智能碎片化分解，使其能够变成计算机可以读取和处理的一种数据形式，将碎片化的数据集合在一起，并对数据之间的关系进行重新组合和建构，最终使其以可视化的形式呈现出来。档案管理对象发生改变和档案管理层级的划分在一定程度上体现了档案管理由数字化过渡到数据化，以往是管理文化，而发展至今逐渐转变为管理数据，并且其对档案管理系统建设提出了更为高标准的要求。从纸质档案发展到电子档案再逐渐发展成档案数据化，文件被细化到内容，也就是说档案内容语义化成为数据信息。同时，档案开发也得到了进一步的细化，这些分散在大量文件中的数据信息，借助语义分析等技术使其价值得到更加深入的开发。实施档案数据化主要是让海量的档案实现跨卷宗、跨文件内容等产生更强的关联效应，用户在进行检索的过程中能够获得更加优质的档案服务。对于那些比较分散的碎片化的数据信息，利用语义处理等相关技术可以将零散的数据信息根据语义分类进行合并，重新构建起数据的语义关系，这样不仅可以使检索结果更加优化，还可以深入挖掘数据间的深层次关系。由此可见，在新时代发展背景之下，档案内容数据化是档案管理必然要走的转型升级之路，也是满足用户需求和时代发展需要的必要手段。
（一）档案服务知识化
以档案管理数据化为基础，可以更好地推动档案服务知识化得以实现。而为了能够实现档案服务知识化，就要充分借助知识图谱、语义分析等技术手段，例如通过语义拆分、合并以及可视化等方式对档案资源进行处理，以此使档案知识能够更加全面。随着相关技术的日益发展，档案资源数据化程度也在加深，不仅可以为档案用户提供更好的查阅服务，切实满足他们的需求，还可以加快档案服务知识化的发展步伐。
（二）档案跨越式合作
数据信息是各部门、各单位以及企业等的重要资源。档案部门拥有着非常丰富的信息资源，可以根据实际情况，针对跨领域合作制定科学合理的计划方案，从而使档案信息资源可以跨越部门、区域以及行业等实现共享和利用。例如档案部门可以与美术馆等单位建立合作关系，使各领域间的数据形成较强的关联性，创建档案数据资源库，从而为广大用户提供更好的档案资源利用体验。
（三）高品质化的档案服务
在用户的隐私和数据的安全性得到有效保障的前提下，就应该将更多的注意力放在为广大用户提供更加具有针对性、个性化的档案服务上面。充分考虑用户个体的实际需求，形成相应的小数据，以此为用户提供精准的档案信息资源服务。换言之，结合已经生成的用户资源需求、习惯以及性别等数据信息，勾画出用户画像，为用户提供有针对性的服务。另外，通过这些个体化的数据，提升用户对档案的利用率和对档案服务的满意度，促使档案服务实现更高品质的发展。
（一）信息标准与结构化
在大数据时代背景下，大数据结构是一项基础性的工作内容，不仅可以促使档案管理工作效率更加高效，还可以使档案数据信息更加具有安全性。然而网络在带来便利条件的同时，其自身的开放性等特点也给网络数据信息带来了一定的安全隐患，要予以充分重视。档案数据在做完结构化处理之后，可以将档案数据信息进行分类，提升使用效率，使数据信息得到有效管理，当有非法数据侵入的时候，能够及时做出判断。所以说，在档案信息数据实现标准化的同时，档案管理也就更加具有安全性。
（二）信息安全的体系化
大力推进信息安全的体系化建设，对于确保信息安全非常重要。在信息化时代背景下，档案信息面临的安全隐患问题也越来越多，因此，应将重点放在事前预防和事中防控上面，而并非以往的事后处理，要统筹安排安全管理工作，以此使档案数据安全体系得到进一步的完善。要营造一个相对安全的软硬件环境，使电子档案的运行以及存放尽量不受影响。创建安全运行维护、安全技术以及安全管理等体系，发挥各自的优势，这样可以产生协同效应，使档案数据的安全性得到有效保障。档案部门在创建信息安全体系的同时，还应重视网络防御体系的创建，利用杀毒软件等防控手段，使档案信息的风险性减小。还要充分利用云终端，将信息系统中的数据信息上传到云平台中进行保存，以免由于存储设备出现故障而使数据出现丢失、损坏等情况。与此同时，应制定规范化的档案安全管理规章制度。当前，档案管理有着较为广阔的发展空间，所以档案数据信息的安全保障体系也应有所改变，特别是在制度建设方面，要顺应档案管理工作的发展步伐来不断完善，促使档案管理在效率、品质上得到进一步的提升。有了较为完善的档案安全管理制度，还要将其执行到位，创建档案信息准入、监督等制度，通过制度来约束管理人员的行为，贯彻执行分级管理模式。而监督管理制度的落实，则可以及时发现和防范工作人员的不当行为，更好地保护档案数据安全，从而推动档案管理工作更好地发展。
（三）有效避免人为因素带来的安全隐患
在开展档案信息安全管理工作过程中，应采取有效措施避免人为因素造成的不利影响。为了使档案信息更加安全，相关技术人员要具备较强的专业素养，如果技术人员在思维意识、技术能力上有所欠缺，则会使档案管理工作发展较为滞后，失误率也会增加。因此，要想使数据信息的安全性得到有效提升，就要对技术考核体系进行完善，针对档案管理人员定期开展培训活动，使其在思想行为、技术操作上更加规范化。为了档案信息的真实性得到有效的保障，就要采取多种措施对所录入和存储的信息进行质量验证。同时，创建一支数据信息质量把控小组，对录入的档案信息进行反复核查，以此确保其准确度和真实性。
随着大数据时代的到来，档案管理在工作模式上发生了极大的改变，这也就需要从事档案管理的相关工作人员具备较强的职业素养和专业技能。特别是在档案管理与信息化技术深度融合的情况下，更要储备足够的人才资源，确保档案管理的各项工作能够顺利实施。档案管理工作人员在管理经验方面虽然非常丰富，但强度过大的工作量，使他们无法花费大量的时间和精力去学习新的先进技术和适应新的管理模式，那么为了使档案管理工作顺应时代发展，就要对人才培养、激励机制等进行完善，在提升工作人员专业素养的同时，优化档案管理队伍结构，为档案管理工作注入源源不断的动力。
（一）积极引进高素质的档案管理人才
通过对人才引进机制的不断完善，引入高素质的档案管理人才，让他们起到带头作用，推动档案管理朝着创新发展方向前进。针对档案管理人才，应提升招聘门槛，要求其不仅有丰富的工作经验，还要在工作理念和专业技能上具备一定的创新意识，能够带动其他工作人员积极提升自身的业务能力。另外，加大对人才引进机制的宣传力度，以此更加广泛地吸引复合型人才的加入，从而组建起一支高水平、高素养的档案管理队伍。
（二）加大人才培训力度，定期开展考核
随着档案管理信息化进程的不断加快，还要对人才培训模式和计划进行优化，通过开展形式多样、内容丰富的培训活动，让档案管理人员的专业知识、技能等得到全面提升，以更好地适应新的管理模式。大力培养高素质复合型人才，让他们可以对计算机、网络通信以及终端操作系统等进行熟练运用，从而为档案管理工作模式的创新贡献力量。制定完善的考核机制，对档案管理人员的职业素养、业务水平等进行全面考核，结合考核结果，对工作人员的工资、福利等进行适当的调整，让工作人员积极投入到档案管理工作中。对人才激励机制进行完善，确保档案管理人员能够将各项规章制度有效落实，并在工作中互相监督、制约。通过增加薪资待遇的方式，留住已有的员工，吸引外来人才，使员工的内在潜能被激发出来，树立起自主学习意识，积极吸收其他人的工作经验，使档案管理工作能够朝着创新化、科学化的方向发展。
档案管理工作是一项长期且系统化的工程。因此，在档案管理工作中，要充分利用大数据等信息化技术手段，使其与档案管理有效融合，为广大用户提供更加优质的服务。那么，为了使档案管理有效性得到切实提升，作为档案管理工作人员，就要积极做出改变，紧跟大数据时代发展步伐，推动档案管理朝着现代化方向更好地发展。
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