浅谈如何在物资采购中加强对供应商的监督管理
时间：2020-10-05 08:03:24 来源：柠檬阅读网 本文已影响 人 
一、物资采购监督管理应关注的几个关键环节
1.采购计划的制定。编制采购计划的采购部门或人员可能在编制采购计划时提出超出实际的物资需求, 还可能将一些实际并不需要的物品加入采购计划中, 以谋求部门或个人的私利。所以, 在监督采购计划时应关注所采购物资是否必须以及采购的数量多少等。
2.采购供应商的选择。在充分市场经济下, 绝大多数物资品种数量多、产品质量参差不齐、供应商资信等级差异, 使物资采购部门有较大的选择余地, 并可能成为牟取私利的空间。按照什么原则择优选用供应商、由谁来最终决定等问题, 是监督的突出点。
3.价格的确定。物资采购价格的形成受多种因素变量的影响, 物资产品质量等级、功能、技术配置、交货条件等原因, 都会使同样一种物资产品的采购价格不同。什么样的性价比对企业最有利是监督的关键点。
4.验收物资质量与数量。实际到货的物资数量与质量存在短缺和质量不能满足要求的情况,这需要验收人员的检验。验收人员责任心和对质量标准的把握成为监督的关键控制点。
5.货款结算。采购合同签订并开始执行后, 采购货款何时支付、支付金额大小、以何种方式支付都是监督管理的重点。
二、当前物资采购监督管理存在的问题
1. 对供应商监管体制不明确, 机构多, 未形成合力。
在物资采购监督管理中，惯性做法是由监察审计参与采购和验收环节的监督。没有明确监督管理部门就难于对采购的全过程实行监督管理，监管往往流于形式和表面, 监管不到要害。此外, 大型采购监督机构多, 又没有明确分工, 或多头交叉监管, 或遗留监管盲区, 未能形成监管合力, 造成监管体制的不明确。
2. 角色模糊, 监督形同虚设, 流于形式。
多数企业缺乏独立规范的采购监督部门, 采购监督者与采购者责任模糊, 不能各司其职, 各负其责，采购管理的内部监督机制没有形成,许多单位没有制定采购管理内部监督规程，在采购过程中对供应商的监督仅限于合同的签订, 而具体执行过程全凭供应商的自觉。采购活动中不能执行严格的检查, 对违反合同的行为也不能实施有效的处理处罚，由于对供应商的监督流于形式, 导致一些采购项目出现质次价高的现象。
3.监督重在事中, 轻事前事后。
企业采购全过程一般包括: 计划预算、立项审批、招标采购、合同签订、验收付款、物资建账和校务公开等环节。监督部门往往关注招标采购环节的监督, 忽视了采购前和采购后各环节的监督。对采购前各环节缺乏监督和基本情况的了解, 就不能很好进行事中的监督, 降低了事中监督的效果。对采购后续环节不重视甚至放弃监督, 监督的前功就尽弃,如同没有监督。
4. 招标管理和采购执行职能合二为一, 未形成监督制约机制。
目前，在很多企业中，没有专门的招标管理部门，也没有专门的采购执行部门，部分企业也没有成立审计监察部门，统一的物资招标采购管理部门和采购执行职能单位, 而是采用归口职能部门管理的方式。
三、加强对物资采购监督和供应商管理的措施
（一）用制度来规范物资采购和供应商行为。
要加强物资管理各项制度建设，建立科学、严密、行之有效的物资采购供应内控体系，确保物资采购供应各项工作严格在制度约束下进行，规范行为。比较重要的管理制度有集中采购制度和采购监督检查制度。
1.公开的招标采购制度。招标采购,让投标者在质量、价格、售后服务等方面相互竞争, 从而实现采购的最优化。招标采购的最大特点就是程序的规范性、厂家的竞争性。
2.集中采购制度。分散采购是大量滋生腐败问题的一个主要的体制性原因, 集中采购是堵塞采购过程中各种漏洞的重要体制保证, 它不仅可以增强议价能力、降低采购成本, 而且可以实施专业化采购、规范化管理, 减少效益流失和腐败问题发生的可能性。
3.有限授权和信息共享制度。对物资采购监督的一个重要方面就是要使采购决策的权力公开化、流程化、分散化。物资采购监督管理能真正落到实处,收到实效, 最为关键的一点是监督管理部门在拥有相应监督管理权限的同时, 能切切实实履行好自己的职责。
（二）健全有效的企业物资采购财务监督体系。
企业物资采购财务监督体系一般由四个方面组成: 一是各级党委、领导。作为企业物资采购财务监督主体, 各级党委、领导主要是通过具体指导各级贯彻执行党和国家、企业有关物资采购的方针政策、企业的财务规章制度, 以及审批重大项目经费开支等形式进行监督。二是各级财务部门及财务人员。一方面, 各级财务部门和财务人员在处理与物资采购部门的业务时, 要落实相互制约的内部监督制度；
另一方面, 财务部门和财务人员要通过日常财务业务活动, 对各事业部门的财务进行检查监督。三是企业审计、纪检部门等专职监督机构和人员。要将审计监督机构现行的双重领导体制真正改变为垂直领导体制, 从根本上改变监督主体与客体实际上共存于一个组织单元的不正常状况,干部任命和工作部署均由上级审计机构做出, 从根本上建立起独立运行的监督体制, 以保证监督活动的权威性和有效性。
（三）加强业务培训和道德教育，提高从业人员业务水平和思想素质，从而加强对供应商的管理。
加强物资采购管理工作，必须加强人才培养与教育，造就一支高素质专业化队伍。首先，要提定期或不定期开展业务知识培训和各项专业技能训练，使采购人员掌握各种物资质量标准和性能，了解项目管理基本知识和经济合同法律知识，具有较强的计划和协调能力，同时具备一定的财务知识和提高谈判技巧，适应复杂多变的项目物资管理工作。在加强业务教育培训的同时，还必须加强思想道德教育和违法违纪警示教育，用典型的违法违纪采购案例教育物资从业人员识别商业陷阱，提高抵抗商业贿赂能力，提高从业人员廉洁自律意识和职业道德素养，构筑牢固的职业道德防线，做到廉洁采购、依法采购、阳光采购。
在现代采购管理学中，供应商与企业是一种合作关系，强调供应商与企业合作共赢，必须对供应商进行有效的管理。在选择供应商时，应根据产品质量、价格、交货期以及企业资信等各种因素优选供应商，并建立供应商档案，对供应商进行动态管理，与有实力、讲信誉的供应商结成长期合作伙伴。要经常告诫供应商远离商业贿赂，一旦查处永不录用，严重时提交司法机关处理。
（四）健全对供应商的企业物资采购事前、事中、事后监督机制, 即加强对企业物资采购的经费预算、预算执行过程及验收结算的监督。
一是要加强企业物资采购经费预算的财务监督。企业物资采购的经费预算是按照法定的程序编制、审核、批准的对企业所需物资、工程建设和服务等进行采购的经费计划, 是未来一定时期内企业建设活动的展开方案, 是实施军事经济管理, 加强企业物资采购财务监督宏观调控的重要手段。因此, 编制科学合理的企业物资采购预算是实行企业物资采购财务监督的源头, 是开展物资采购工作的基础。各预算单位在编制部门预算时, 对符合物资采购预算要求的采购项目, 必须在物资采购预算表中详细列出来, 包括资金来源、采购单位、采购项目、采购数量、采购金额等, 真正做到将所有采购范围内的经费纳入预算。
二是要加强企业物资采购经费预算执行过程的财务监督。首先应重点对各级事业部门申报的物资采购计划进行监督。物资采购申报计划应列入单位年度分项预算申报, 单位按权限审批。
结束语
目前, 企业物资采购和供应商管理中不同程度地存在不良行为。假如物资采购治理缺乏必要的制度约束和监督,就会造成在采购过程中吃回扣, 贪污腐败等问题。与其他工作相比, 物资采购工作的漏洞更为隐蔽, 从而诱使一些人铤而走险, 利用手中的权利中饱私囊, 走上经济犯罪的道路。因此物资采购作为管理的内容之一，必须对每个环节进行控制和监督，从他律走向自律。对物资采购的监督管理, 必须立足教育、着眼防范、强化约束、狠抓查处, 形成教育、防范、监督查处相结合的监管体系。随着企业的发展和市场机制的不断完善, 如何加强物资采购治理已逐步成为企业治理的重点之一。
