2023档案管理制度11篇

档案管理制度1、我校各职能部门因工作需要可直接到档案馆借阅本部门形成的档案，一般限于在档案馆阅览。需借出时，除按规定履行借阅手续外，还应做到不污染、不损坏，下面是小编为大家整理的档案管理制度11篇,供大家参考。

档案管理制度篇1

1、我校各职能部门因工作需要可直接到档案馆借阅本部门形成的档案，一般限于在档案馆阅览。需借出时，除按规定履行借阅手续外，还应做到不污染、不损坏，不任意涂改、抽拆、勾划，不得转借他人，按期归还。

2、因工作需要查阅非本部门档案或涉密档案，除借阅者部门领导批准外，还需经档案立卷部门及档案馆馆长的同意。

3、对于机密、绝密档案和未公开发表的档案资料(科研成果、产品)仅供部门负责人或课题组负责人查阅，非负责人查阅时，应持负责人委托查阅的文字依据。

4、对己公开发展的或技术己转让的。一般档案资料，我校教职工可凭工作证在档案馆查阅。

5、外单位借阅档案，应持单位介绍信，并经馆长同意方可借阅。

6、本校在校生查阅档案，须持本人学生证和所在学院开具的介绍信。

7、档案管理人员，对归还的档案应认真检查，查对无误后，方可办理归还手续，如发现问题要及时处理。

8、档案管理人员在办理借阅手续时，要严格统登项目。

档案管理制度篇2

一、目的

为了规范公司人事档案管理，加强档案管理的完整性、真实性、及时性和保密性。同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法。

二、适用范围

适用于公司员工纸质档案和电子档案的管理工作。

三、职责

公司行政人事部门为本公司员工人事档案的归口管理部门。

四、原则

分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。

五、档案管理内容

1、员工入职档案：个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身

份证复印件、学历学位证复印件、转正及晋级表、离职证明、各类合同及协议。

2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表（证书原件）、员工培训统计表。

3、绩效管理档案：将员工绩效考核相关资料按月归类整理。

4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除（终止）劳动关系，死亡等情形。

六、程序

1、新员工报到后，收齐新入职员工的所有手续、证件、资料后，统一装入新建的档案袋内，并在档案袋封面左上方书写上档案袋编号、员工姓名、性别。将档案资料以纸质档案和电子档案两种载体保存，纸质档案统一归入每位员工的个人档案袋，电子档案以hr管理信息系统为平台进行统一管理。员工人事档案管理人员须忠于职守，严格遵守公司《员工保密管理制度》。

2、档案建立：新员工经考核合格，入职之日始，即建立个人人事档案，起始档案材料包括：一寸近期免冠照片、身份证和学历职称证件的复印件、个人简历、应聘挡案表、录用审批表、员工个人档案表、体检报告、离职（失业）证明等。

七、 为保证员工档案信息的及时性和准确性，以体现系统时效性强的优点，及时更新、变化的资料进行系统录入，

具体时限要求如下：

1、 新员工入职、员工调动、任命、借用、离职信息自生成之日起二个工作日内录入电子档案，并进行纸质档案归档；

2、组织机构变动、培训管理、考核管理、奖惩管理信息自生成之日起七个个工作日内录入，并进行纸质档案归档；

3、 社会保险、合同签订等信息自生成之日起七个工作日内录入，并进行纸质档案归档。

八、 人事档案借/调阅

1、调阅员工的人事档案需填写《档案借/查阅申请表》并经有效批准。

2、本部门员工的人事档案调阅需经部门主管批准。

3、 部门主管有权调阅其他部门员工的人事档案，但需行政人事部门主管审核，并报总经理批准。

4、部门主管级别的人事档案，总经理有权调阅。

5、调阅档案原则上在行政人事部门内部并在指定人员陪同下调阅。如需借出行政人事部门，需行政人事部门主管

批准。借阅档案的人员，对档案应妥善保管，不得遗失、泄密和污损，不准抽换、折卷和转换，不得复印，

借出的档案必须在2天内归还。

6、所有调阅档案，均需登记备案。

九、 人事档案归属

1、继续受聘的员工档案，作为其今后聘任聘用的依据；档案分类编号存放，一个员工一个编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子目录，以便查阅。

2、离职员工的人事档案每月清查，另外存档，应在妥善保管一年以后销毁。部门主管以上人员、关键岗位人员档案应妥善保管三年以后销毁。

十、本制度最终解释权归行政人事部，本制度从下发之起实施。

发出部门：行政人事部

借用、查阅人事档案审批表

公司员工档案管理制度(二)：公司人事档案管理办法

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx公司

人事档案管理办法

20xx年9月

档案管理制度篇3

1.目的

为进一步规范公司安全文件、档案管理工作，有效地保障安全生产管理工作的顺利进行。根据《中华人民共和国安全生产法》、《中华人民共和国档案法》及有关规定，结合公司实际，制定本制度。

2.适用范围

适用于本公司安全文件、档案管理

本制度所称安全文件、档案是指在安全生产管理活动中直接形成的，对国家、社会及企业安全生产具有保存和利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

3.管理体制与职责

3.1公司的安全生产直接责任人负责安全生产档案工作的领导，指定一位档案管理员，负责档案日常管理工作。

3.2安全生产档案管理员应具有安全生产及档案专业知识，集中统一管理本公司安全生产档案，对各部门、车间的安全生产档案工作进行监督与指导。

3.3安全生产管理档案员职责

（1）凡是企业生产及业务活动中形成的有保存价值的与安全关联性文件材料都应按规定收集齐全，整理归档。

（2）建立健全安全生产档案管理责任制和规章制度。

（3）安全生产档案管理员应忠于职守，认真执行有关法律、法规和相关标准，协助各职能部门、车间对收集的安全关联归档材料的完整程度、准确性以及保存价值进行审核。

（4）公司办公室负责收集公司领导在企业安全管理和参加重大安全生产活动中形成的材料。

4.档案的范围、收集与移交

4.1安全生产档案范围包括以下内容：

1)基础档案

（1）企业基本情况；

（2）厂区平面布置图；

（3）主要管理人员登记表；

（4）企业证照文书；

（5）危险化学品登记证；

（6）职业危害申报表及申报回执单；

（7）应急预案备案回执单；

（8）重点部位、关键装置和危险岗位一览表；

（10）特种设备登记表；

（11）特种作业人员登记表（附操作证复印件）。

2)组织机构

（1）安全生产组织架构图；

（2）关于成立安全生产领导小组的通知；

（3）关于任命安全生产管理人员的决定；

（4）关于印发安全生产职责和安全管理制度的通知。

（5）其他与安全组织有关的内容。

3)安全职责

各部门、各级人员安全生产职责

4)安全管理制度

安全标准化规定的安全管理制度。

5)安全操作规程

6)教育培训

（1）企业安全教育培训计划；

（2）企业主要负责人、管理人员的安全教育培训记录；

（3）员工三级教育培训卡；

（4）员工三级安全教育培训记录；

（5）特种作业人员安全教育培训记录；

（6）复转岗、“四新”安全教育培训记录；

（7）日常安全、宣传、教育培训记录及总结；

（8）应急救援预案演练记录及总结，

（9）其他安全培训记录。

7)安全检查

（1）各级政府及行业主管部门监督检查所发的安全检查指令书、整改通知书等各类执法文书；

（2）企业执行各类执法文书所采取的措施及上报主管部门的报告；

（3）安全监督执法方面的其他文件、文书和记录。

（4）安全检查及整改通知书（企业自检部分）。

（5）车间（部门）、班组例行安全检查记录；

（6）各专项安全检查的计划安排、检查记录；

（7）安全生产领导小组组织季度、年度安全检查记录；

（8）各项安全检查的处理情况及整改验收记录；

（9）各项安全检查的总结汇报材料；

8)安全投入

（1）全年安全投入的计划及专项安全投入计划；

（2）安全、宣传、教育培训投入的情况记录；

（3）安全隐患整改方面的投入记录；

（4）劳动防护用品方面的投入记录；

（5）安全防护设备、设施方面的投入记录；

（6）安全评价、职业安全健康管理体系、安全文化建设的投入；

（7）其他与安全有关的投入。

9)“三同时”

（1）有关安全设施和劳动防护职业卫生方面“三同时”项目的文件、资料；

（2）“三同时”项目的设计图纸及相关资料；

（3）“三同时”项目的竣工验收报告及相关资料；

（4）其他与“三同时”项目相关的文件、资料。

10)防护装置（含职业卫生设备、下同）

（1）各类安全防护设备的种类及型号等基本情况资料；

（2）各类安全防护设备运行维护保养情况记录；

（3）应急救援设备的种类、数量、型号及管理部门、状况记录；

（4）其他与安全防护设备相关的文件、资料和记录；

11)特种设备

（1）特种设备制造单位、合格证书、使用说明书、安装技术文件和资料；

（2）特种设备的定期检验记录；

（3）特种设备的日常使用及维护保养记录；

（4）特种设备安全附件、安全保护装置、测量调控装置及有关附属仪器仪表的日常维修保养记录；

（5）特种设备运行故障和事故记录。

12)安全用电

（1）变、配电室运行状况记录。

（2）临时用电申请及拆除记录；

（3)配电柜（箱）、控制柜(箱）等用电设施运行记录；

（4）变配电室平面图及供电系统图。

13)工伤保险

（1）参加工伤保险员工的名单；

（2）企业为员工缴纳保险费的凭证或单据；

（3）发生工伤的员工获得工伤保险理赔的凭证或单据；

（4）其他与工伤保险相关的文件、凭证或单据。

14)职业病防治

（1）本公司内产生职业病危害的岗位情况及可能产生的职业病种类；

（2）产生职业病危害的岗位的预防措施情况；

（3）产生职业病危害的岗位定期检测检验报告；

（4）接触产生职业病危害的岗位的员工及其身体检查情况；

（5）确诊为职业病的员工情况及其身体检查、治疗记录；

（6）其他与职业病防治相关的文件、材料。

15)劳动防护用品

（1）各类劳动防护用品发放记录；

（2）员工使用和佩戴劳动防护用品的记录；

（3）其他与劳动防护用品有关的文件、材料。

16)事故调查处理

（1）事故调查收集各类证据；

（2）事故调查的相关会议记录；

（3)工伤事故调查处理报告书(表）；

（4）按“四不放过”原则对事故进行处理的文件；

（5）其他与事故相关的文件、资料。

17)消防安全

（1）消防安全管理制度及落实情况记录；

（2）消防安全管理组织机构和各级消防安全责任人的岗位职责；

（3）消防设施、器材平面布置及应急疏散平面图；

（4）火险火灾应急处置预案框图及实施细则；

（5）义务消防队人员名单及其消防装备情况；

（6）建筑物或者场所施工、使用前的消防设计审核、验收以及消防安全检查的文件、资料；

（7）消防设施、器材及防火材料的合格证明材料；

（8）消防设施、器材定期检查、测试报告以及维修保养记录；

（9）有关电气设备检测（包括防雷、防静电）等记录资料；

（10）火灾隐患及其整改情况记录；

（11）其他与消防安全相关的文件、资料和记录。

18)其他与安全生产相关的内容。

4.2收集与移交

（1）归档材料应是企业开展安全生产标准化管理中形成的各种文件、记录、台帐、规章制度、原始资料、图片、图纸、技术资料等。

（2）归档材料应确保完整、准确、系统，反映企业安全生产标准化管理活动的真实内容和历史过程。

（3）用纸、用笔标准（不用铅笔、圆珠笔），字迹清晰。

（4）具有重要保存价值的电子文件，应与内容相同的纸质文件同时归档。

（5）本公司及各部门在安全生产管理过程中形成的材料应随时归档，对基础建设、物料购置与处理、产品生产等活动中形成的与安全相关材料，可在项目结束后整理归档。

（6）安全生产档案管理员负责有关归档材料的审核。

（7）安全生产档案管理员应对各部门送交的各类安全生产档案认真检查。检查合格后交接双方在移交清册（一式二份）上签字，正式履行交接手续。接受电子安全生产档案时，应在相应设备、环境上检查其真实有效性，并确定其与内容相同的纸质安全生产档案的一致性，然后办理交接手续。

（8）在资产与产权变动时，本公司安全生产领导小组应负责安全生产档案处置工作的组织协调，按国家有关法规做好善后工作。其安全生产档案由接受单位或原主办单位保存。

5.档案处理

1)根据公司安全标准化管理要求，安全管理档案建档，与危化品企业安全标准化《评审标准》一致，设立以下档案类别，并根据其归档内容分别编制档案目录。

（1）法律、法规和标准

（2）机构和职责

（3）风险管理；

（4）管理制度；

（5）培训教育；

（6）生产设施及工艺安全

（7）作业安全

（8）职业健康

（9）危险化学品管理

（10）事故与应急

（11）检查与自评

2)特殊载体安全生产档案（录像带、照片、磁盘）可按载体形式、所反映问题或形成时间进行分类编目，并分别保存，注明与相关纸质档案文件的编号。

3)档案保存，设专用柜屉，采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保安全生产档案安全。对破损或载体变质的安全生产档案要及时进行修补和复制。

4)安全生产档案保管期限分永久、长期（五年）、短期（一年）三种。

5)对保管到期的安全生产档案，由本公司安全生产领导小组及档案工作人员进行鉴定，对经过鉴定后已失去保存价值的安全生产档案，应写出鉴定报告并编制销毁清册，经鉴定人员签字后，报安全生产第一责任人审批。销毁安全生产档案时必须履行签字手续，由两人以上监销，销毁清册长期保存。

6)安全生产档案工作人员调动工作时，必须办理完安全生产档案移交手续后方可离岗。

6.档案利用

（1）安全生产档案的借阅、复制必须经本公司安全生产第一责任人或安全生产直接责任人的批准。

（2）在提供、利用、公布安全生产档案时，不得损害国家利益和他人的合法权益。

（3）应积极主动地接受安全生产监督管理部门对安全生产档案管理工作的监督指导。

档案管理制度篇4

1、公司档案工作实行二级管理。其中：一级管理是指公司综合处的统筹管理；二级管理是指各处及各部门的档案资料管理工作。

2、公司档案业务归属综合处，由综合处指定人员兼职负责。各处、各部门指定人员兼职档案资料管理工作。

3、公司档案管理员按照国家有关规定，以及公司档案工作制度、条例统一管理公司的档案；各处、各部门的`档案管理人员应参照公司的有关管理规定做好工作，负责收集、整理、保管本部门或本单位的档案资料。

4、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

5、公司档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导。每年对二级档案管理进行一次检查验收。

档案管理制度篇5

(一)意义

(二)文件档案的类别与形式

公司文件档案包括以下各类别的书面文字形式、磁卡和电脑存藏(硬盘存藏、磁盘存藏)形式。

1.公司法律文件：公司章程、批准证书、营业执照、验资报告、审计报告、企业代码、银行税务登记等

2.公司董事会文件：董事会构成、股本构成、董事会决议、记要等

3.公司管理制度：公司运营、行政、财务、业务管理制度、文本、流程

4.公司财务资料：各类总、分帐册、报表、单据、凭账、报告等

5.公司人事薪资：人事结构、录用考核文件、薪资结构、薪资表、奖金计划及分配记录、奖惩记录、保险计划及记录《劳动合同》等

6.公司经营策略规划：客户需求分析、市场分析、各种调查分析、营销策略、公关网络、实施计划等

7.公司客户名册：客户名册、服务合同、协议、策略联盟协议、客户拓展、防谈名册及记录等

8.公司业务文件：公司各项对外服务的内部管理制度、流程、文本及有关方法培训资料、报价体系等

9.公司客户服务文件：服务过程中与客户沟通产生的往来传真、往来函、建议书、分析底稿、调查底稿、客户提供之资料等

10.公司客户档案：已结案客户的完整档案，包括客户服务资料及公司各种服务文本、方案、策划、设计成果等

11.公司专业资料：公司搜集的"各种业务文本、流程、制度、企划书、顾问服务理论、方法、同业服务成果、各类行业资料、公司由政府主管部门获取及购买的政策法规、公司各类剪报等

12.公司图书、杂志：公司由公开发行系统购买、订购的各种图书、杂志

13.公司日常行政文件：日常通知、备忘、报告、批复、外来文函

14.公司宣传资料：公司对外宣传广告用之公司介绍、业务介绍、互联网主页介绍等。

档案管理制度篇6

1、本局所有档案由档案室统一存档管理，各股室每年所形成的各种文件、资料，由各科室按照归档要求，在次年4月底前送档案室组卷保管。

2、档案室对各股、室移交的各种档案、资料，要办好移交、接收手续。

3、档案室对于集中保管的档案，要统一编制检索目录、案卷目录等，做到科学保管、存放有序、查找方便。

4、对存放的档案，要做到“六防三无”，确保档案的质量和绝对安全。

5、档案管理要严格遵守保密守则，无关人员不得随意进出档案室。查阅档案资料，需按有关查阅规定办理，并进行登记。在查阅时必须有档案管理人员在场，并在档案室内查阅，不得翻阅无关资料。如确需把档案带离档案室或复印的，应经局领导同意，并办理好借阅手续。

6、档案鉴定、销毁按有关规定执行。7.档案室管理人员因故变动或离职时，应在领导的监督下向新的档案室管理人员办理移交手续。

档案管理制度篇7

为了更进一步规范公司的文件资料管理，完善公司文件资料的归档，实现公司全方位规范化管理的需要，特制定本制度。

一、公司文件、资料应归档的范围和归档分类

本公司文件、资料应归档分类和归档范围如下:

1、行政类:本公司对内和对外已行文的规章制度、规定、决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要。公司各类证照。

2、经营业务类:公司规划、年度计划、经营情况、委托书、协议书、合同、项目方案等。

3、人事类:劳动人事档案、劳动工资档案等。

4、财务类:各种财务票证、票据，财务审计档案，会计档案，统计资料等。

5、音像类:公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音像等。

二、公司文件、资料归档的编制及编号

公司文件、资料的归档编制和编号应遵循和符合:统一归类、清晰明了、轻重有别、“一案一号”、便利查阅和保管的大原则。遇有一案归入多类者应先确定其主要类别进行编号。

1、本公司所有应归档的文件、资料，一律以韶关市新江控股资产营运管理有限公司中的“韶新控”汉语拼音第—个字母， SXK冠以编号之首。

2、公司文件、资料的归档分类按本制度第一条进行分类，代码为: 1行政类； 2经营业务类； 3人事关类； 4财务类； 5音像类。

3、公司文件、资料的归档编号按照入档时间的先后，以百位数进行归编。

4、公司文件、资料的归档，应根据文档性质的重要性和阅读级别区分文档的重要性和受保密度。分为“一般级”“重要级”“机密级”。以“A”代表一般级，“AA”代表重要级，“AAA”代表机密级。

“A”一般级文档包含:公开发布的公司经营发展大纲、经营战略和经营方针、各类通知和通告、任命、年度总结和领导讲话、一般性会议纪录等。

“AA”重要级文档包含:公司重要会议纪要、重要经营项目及决策、经营合同、公司经营情况、重要项目资料、项目合同协议等，人事档案薪资性档案、劳动合同，技术资料，财务资料等。

“AAA”机密级文档:内控的公司经营发展大纲、经营战略和经营规划、经营项目及决策、战略性的合作协议及其合同等。

5、综上公司文件、资料归档的编制及编号为: SXJKG-类别-发布年号-归档序号-受密级。

例如:将20xx年第—份归档的公开发布的行政类文件“公司某规章制度”归档，编制及编号为: SXK-1-20xx-001-A

三、公司文件、资料档案的的保管、调阅与移交

1、巳归档的公司文件、资料，由总经理办公室统一编号后形成《文件档案》，并根据《文档》的重要性和相关性交相应部门的专管员保管。其中:股东会、董事会、监事会专项《文档》由董事会秘书负责保管；人事专项《文档》由人力资源部负责保管；财务专项《文档》由财务会计部负责保管；其它《文档》均由总经办指定专人负责保管。

2、巳归档的公司文件、资料，由专管员负责填写《文档管理登记册》，并按指定专柜分类进行存放和保管。并注意防霉、防湿、防火、防虫蛀、防丢失。

3、公司文件、资料档案必须依照职务级别进行调阅。调阅时须填写《文档调阅申请单》。一般级公司文档，须经主管领导批准方可调阅。重要级以上文档，须经各分公司总经理批准后方可调阅。机密级公司文档，须经控股公司总经理批准后方可调阅。

4、公司文件、资料档案跨公司调阅，须经控股公司总经理批准后方可调阅，并仅限于文档的查阅。

5、公司文件、资料档案移交时必须填写《文档移交清册》，《文档移交清册》一式三份，供移交双方、总经办留存。

四、公司文件、资料的归档保存期限

1、永久保存:本公司章程、股东名簿、股东会、董事会、监事会会议记要、公司各类证照、各级批文、印鉴、规章制度、不动产所有凭证、债权债务凭证。公司规划、年度计划、年度经营总结、技术资料、长期项目合同、年度财务会计报表、年度统计报表。劳动人事档案及资料、其它核定须永久保存的文档。

2、十五年保存:根据需要须保存的文档。财务审计档案，会计档案，统计资料各种财务票证、票据等按国家相关规定执行。

3、五年保存:期满或巳解除的合同协议、完结后的项目方案、其它经核定须五年保存的文档。

4、一年保存:部门工作计划及其工作总结、完结后的部门请示报告、经核定己完结且无必要保存的文档。

五、公司文件、资料档案的销毁

1、原则上，应每年定期将超过保存期且无保保存价值的文档进行清理并销毁。

2、待销毁的文档由专管员填报《文档销毁申请单》，并经相应批准人批准后，方可进行销毁。重要级以上文档，须经各分公司总经理批准后方可销毁。

机密级公司文档，须经控股公司总经理批准后方可销毁。

3、销毁文档须由两人以上共同完成，并填写《文档销毁登记表》。

4、《文档销毁申请单》和《文档销毁登记表》各—式三份供申请部门、分公司、控股公司留存。

六、其它

本制度未提及部份或不够完善的条款将在实践中不断完善，过去凡与本制度不符合的相关制度和办法以本制度为准。本公司以及属下营运公司和涉及文档管理的工作人员必须严格遵照执行。各关联公司可参照执行。

本制度自签发人签字日起生效执行。

档案管理制度篇8

档案工作人员要有高度责任心。在档案管理工作中，严格遵守以下制度：

为了将本单位档案完整齐全地收集、保管起来，建立起内容丰富、结构合理的馆、室藏结构，更好地为单位业务工作和其他工作服务，制定本制度。

（一）归档范围

凡是反映本单位工作或业务活动以及其他具有查考利用价值的各种门类、各种载体的文件材料，均属归档之范围。

1、上级机关制发的属于本单位主管业务并需执行的文件，普发的非主管业务但需执行的法规性文件，上级召开的需贯彻执行的会议主要文件以及上级领导针对本单位的重要讲话、指示等。

2、本单位党、政、工、团、人事、财会、保卫、基建和业务（经济）、科技等工作以及各内部机构形成的有查考、利用价值的文件材料。

3、同级单位和非隶属单位制发需要执行，业务或工作联系密切以及检查本单位工作制发或形成的主要文件。

4、直属下级单位报送的重要的工作计划、总结、请示、干部任免、典型材料、统计报表和法规性备案文件材料。

5、本单位重要活动，重大事件以及专门业务形成的文字材料、照片、音像等。

6、单位和个人其他有重要保存价值的文件、资料、图书、实物等。

（二）归档时间

需要归档的文件材料，一般按年度进行整理、归档。即须在当年上半年内，将上一年度本单位形成的以及其他属于归档范围的各种载体的文件、材料，按照规定，收集齐全，整理立卷，再由档案人员进行规范整理和实行集中保管。

对于专业方面的专门文件、特殊载体的文件如基建档案等，可以适当延长收集归档时间，但也要在办理完毕后及时收集、整理、归档。

（三）档的基本要求

1、归档进室的文件材料须齐全、完整、准确，即每年需归档的文件材料种类、份数以及每份文件页数等，不得残缺不齐。

2、归档进室的文件材料应系统、条理、规范，即符合文件的自然形成规律，保管期限区分准确、分类科学、组卷合理，卷内文件排列有序、条理清楚。

3、归档进室的案卷技术加工符合要求，即案卷封面填写内容齐全准确，格式规范，统一打印；案卷装订整齐美观，案卷排列及编号符合规定。

4、机关单位发文应普遍建立“两套制”；机关、团体、企事业单位及撤销单位的档案都要按照国家规定，定期向区档案馆移交。

档案管理制度篇9

（一）总则

一、本管理制度旨在确保公司文件收发的完整、及时、准确，促进部门内部及部门和上级部门的信息沟通，提高各部门组织管理工作的效率。

二、本制度涉及的文件是指以部门名义发布的各类公文包括请示、报告、决定、通知、意见及规定等等，上级主管部门下达的各类公文，以及各部门上报的各类文件资料。

三、文件收发要做到仔细、认真、及时、完整。

（二）收文制度：

1、接收文件应在文件登记表上的作好登记，填写应仔细、如实、及时，并由办公室人员签字确认。登记表须保持清洁、保存完整以备归档之用。

2、联络员在校团委领取的文件应根据校团委的指示及文件内容的缓急，及时将文件送达部门领导或有关部门轮阅，并做好文件传阅记录以备查。

3、传阅文件应保持文件完整无缺，并在相应的时间内归还办公室。

4、分团委各部门每月月初和月末应按时上交当月的工作计划及总结。如要举办活动，应上交相应的计划和总结，未在规定时间内上交将按考核制度上的有关规定扣分。

5、各部门上交的计划和总结包含打印稿和电子稿，打印稿应存放在各部门文件夹中，电子稿应存放在办公室电脑各部门的文件夹下。

6、上交上来的。打印搞应及时、认真、如实的做好各项登记，查看是否有图片并做好备注，上交电子稿时办公室接收人应确保其能打开并含有相关内容，做好相应的登记。

7、分团委所属各部门可根据需要在办公室查阅文件，但不得善自改动文件内容，查阅时应经过办公室有关人员的批准。

（三）发文制度：

1、部门各类文件指在公司内部统一意见、发布通知、决定和沟通信息；向上级部门请示、报告重要事项等。

2、欲发放文件应先起草文件草稿，起草完毕后交有关人员审定，审定合格后方可发放。

3、根据文件内容填制统一格式的文件签发单，并将文件按部门统一规定编号在发文登记表上分门别类地做好文件的具体信息的登记，部门任何发送文件都得做好登记，该登记表作为归档资料应妥善保存，不得遗失。

4、文件发送之前应加盖部门相应的公章。

5、对每一号文件办公室都须将文件原稿及文件发放记录按照文件编号顺序完整保存并存放在办公室文件夹下。

档案管理制度篇10

一、目的

为加强与安全生产有关的文件、记录和档案管理，规范并确保各相关场所使用文件为有效版本，加强安全记录控制和档案管理，特制定此制度。

二、适用范围

本制度适用于公司安全生产相关的文件、档案资料的管理。

三、工作职责

1、企业主要负责人负责批准、发布安全、环保、职业健康等有关管理体系文件。

2、综合管理部负责体系文件的审核、发放、更改、归档、保管和作废文件的回收、销毁，负责组织体系文件的编制、评审、修订；负责档案的收集、整理、立卷、保管、统计和利用等工作；负责有关上级来文的转发。

3、安全环保部负责组织编制、修订、评审与安全生产有关的各类文件，如安全管理制度、安全操作规程、作业指导书、事故应急救援预案、记录汇编及其他支持性文件；负责安全生产相关法律、法规、标准、规范、规章等的收集、整理、汇总及发放。

4、职能部门负责职责范围内文件的编制、审核，对职责范围内记录的格式及使用负责，对记录填写的规范性进行指导及监督，负责保管职责范围内档案的收集、保管和统计工作。

四、管理要求

1、安全生产相关文件的分类

（1）安全生产目标；

（2）机构和职责；

（3）安全投入；

（4）法律法规和管理制度；

（5）培训教育；

（6）设备设施、工艺信息；

（7）作业安全；

（8）隐患排查；

（9）重大危险源监控；

（10）职业健康；

（11）应急救援；

（12）事故调查、报告和处理；

（13）绩效评定和持续改进。

2、安全生产相关文件的编号和标识

安全标准化管理手册、管理制度、操作规程、作业指导书、记录等文件的编号由安全保卫科负责，按管理体系要求统一进行编号控制。

安全生产相关文件分为“受控”和“非受控”，并以印章标识。受控文件在更改时接受更改服务。持有文件人员因工作变动，应将“受控”文件交回文件发放部门。文件持有人不得私自复制文件，不得私自向外部人员借用、赠送、转让。

国家标准、行业标准、各级政府主管部门及上级单位下发的文件、规定等采用原名称及原编号。

3、安全生产相关文件的编制、审核和批准

安全相关管理体系文件由安全保卫科组织编制、审核，职能部门负责编制、审核职责范围内的文件。记录表格的制定由职能部门同时进行，企业已有的表格，可在文件中直接引用。

受控文件经审核并确定发放范围后，由企业主要负责人批准发布。

4、安全生产相关文件的发放

行政办公室负责安全生产相关文件的相关登记、发放工作，并填写文件清单以便于核对文件版本和检索。应确保文件使用的各场所都得到相关文件的最新版本。

安全生产相关文件的发放范围由行政办公室提出，企业主管领导或主要负责人批准后，由xx发放。

安全生产相关文件的发放、回收均要填制文件发放、回收记录。企业建立局域网并实行无纸化办公的，按照文件网上流转程序实施文件的收发。

政策性方面主要的法律、法规、标准、规范、规章等由职能部门负责收集、整理、识别、登记，填制法律、法规与其他要求清单。

5、安全生产相关文件的评审、修订

企业安全管理规章制度、安全操作规程、应急预案等应每年由原组织编制单位组织评审，对安全管理规章制度、安全操作规程、应急预案等的适用性、可操作性、合规性等进行评估。经评估需修订的，或者由建议修订的部门提出修订意见和建议，由编制单位进行修订、完善后按原审批程序进行发布。文件评审组织部门应保存文件评审和修订的记录。

对少量的变动可由更改人采用“划线更正法”进行更改，当一页有三处以上（含三处）的更改时，采取换页的方式进行并标注修改次数。安全生产相关文件的版次号从1开始顺序标注。当文件出现重大或多次修订、机构发生重大调整等情况时，对体系文件作整体换版处置，并做出相应的换版标注。

所有安全生产相关文件的修订方式由安全保卫科在文件修订记录注明“更改方式”和“负责更改的人员”。

6、安全生产相关文件的领用、借阅和复制

安全生产相关文件领用人应在发放记录中签字。因破损需重新领用文件的，由文件使用部门向文件发放部门提出申请后，以旧换新。若发生文件遗失，由遗失单位提出申请，经行政办公室负责人审批同意后方可补发。

内外部人员借阅与安全管理体系有关的文件时，应填写文件借阅复制记录，由行政办公室负责人批准；内外部人员需复制安全管理体系文件时，由分管领导批准。

7、安全生产相关记录的格式设计和填写

各部门专用的记录格式，由各部门组织设计编制并经部门负责人审批后交安全保卫部备案。

记录表格样式的设计应能充分反映规定的活动，满足支持性文件的有关要求。一般应包括：名称、编号、日期、项目、数据、描述必要的结果、填写部门、填写人员、说明等。

安全生产相关记录填写要及时、准确、真实、内容完整、字迹清晰、不得随意涂改。不得用铅笔和圆珠笔填写；如因某种原因不能填写的项目，将该项用斜杠（／）划去；各相关栏目责任人签名不允许空白。如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用单杠划去原数据，在其附近用黑色钢笔或碳素笔填入更改后的数据，签署更改人的姓名（或加盖印章）、日期。

8、安全生产相关文件保管、作废与销毁

安全生产相关文件由编制部门或使用部门分类进行保管。需归档保存的安全生产相关文件，每年或项目完成时向档案管理部门及时归档。

受控的安全生产相关文件失效或因其它原因需要作废时，由原发放部门提出申请经领导批准后方可作废，作废的文件应及时从使用场所撤出，需保存的加盖“作废留存”印章，确保防止作废文件的非预期使用。

对要销毁的作废文件，由原发放部门填写文件记录销毁清单，经分管领导批准后方可销毁。方式有：撕毁、烧毁、磁盘格式化，损坏光盘等。

9、安全生产档案的分类

归档材料应是在生产过程中形成的与安全生产有关的各种文件、规章制度、技术资料、原始记录、图片、图纸等资料。

应对下列主要安全生产资料实行档案管理：

（1）安全生产目标；

（2）机构和职责；

（3）安全投入；

（4）法律法规和管理制度；

（5）培训教育；

（6）设备设施、工艺信息；

（7）作业安全；

（8）隐患排查；

（9）重大危险源监控；

（10）职业健康；

（11）应急救援；

（12）事故调查、报告和处理；

（13）绩效评定和持续改进。

10、安全生产档案收集与移交的基本要求

归档材料应确保完整、准确真实、系统规范，反映企业安全生产各项活动的真实内容和历史过程。

归档材料应按照国家有关档案管理的规定、标准和要求，进行整理、编目造册。

具有重要保存价值的电子文件，应与内容相同的纸质文件同时归档。

11、安全生产归档时间

各部门在安全生产活动过程中形成的材料可以按年归档，也可按项目活动内容归档。

12、安全生产档案保存期限

安全生产档案保管期限分为永久、长期（1—5）年、短期（1年以下）三种。

档案管理人员调动工作时，必须办理完安全生产档案移交手续后方可离岗。

13、安全生产档案的利用

借阅、复制有密级的安全生产档案，必须按照国家有关保密的法律和法规办理。

安全生产档案利用中，要处理好安全生产档案保密和利用的关系，既要保护企业的知识产权和商业秘密，保障企业的合法权益不受损害，又要充分发挥档案的指导、借鉴等积极作用。在提供、利用、公布档案时，不得损害国家利益和他人的合法权益。

14、相关记录

文件清单

文件发放记录

文件回收记录

文件销毁记录

文件评审记录

文件修订记录

文件借阅、复制记录

档案管理制度篇11

1、档案库房管理应坚持“以防为主、防治结合”的方针和“坚固实用、安全防范、科学管理、利用方便”的原则，档案库房应具有防火、防盗、防光、防尘、防有害生物、防高温、防潮湿、防污染等安全防护措施，确保档案的安全保管。

2、档案库房应配备温湿度控制和调节设备（如空调、去湿机），其温度应控制在14℃－24℃，相对湿度应控制在45％－60％。温湿度记录要有专人负责，每天记录一次，要积累保存好测试的数据、用以掌握库内温湿度变化规律，控制和调节库房湿温度，并做好采取的措施及其变化情况记录工作。

3、严格执行档案进出库登记制度，建立健全登记手续。

4、每年定期对室藏档案进行一次检查，清点档案数量，及时发现需修整的档案，填写检查记录，确保档案的完整与安全。

5、在档案库房入口处统一设置档案存放位置索引（平面示意图），档案柜架应有统一的反映档案存放内容的标牌。

6、档案排架应按照从左到右、自上而下的方法，系统反映档案类目设置的具体顺序。

7、档案柜架排列应避免阳光直射，库房窗户应加窗帘；柜架与墙壁应保持一定距离；为减少紫外线对档案的影响，库房内应采用白炽灯照明。

8、库房内禁止吸烟，不得堆放杂物或与档案无关的物品。

9、档案管理人员应定期对库房进行打扫，保持库房的清洁卫生；离开库房要及时关门上锁，每日下班前要进行安全检查，切断电源，关好门窗。

10、非档案工作人员不得随意进入档案库房。