国有企业办公室管理工作中存在的问题与策略分析
时间：2023-04-24 21:45:01 来源：柠檬阅读网 本文已影响 人 
黄妮
（广西五洲交通股份有限公司，广西南宁 530006）
办公室作为组织、协调、保障国有企业各项工作正常运转的中枢，承担着决策参谋、督办落实、组织协调、综合管理、服务保障等多项重要职能，任务繁重，职责重大，在国有企业工作中具有特殊的地位和作用。但是，很多国有企业由于本身的逐利性，更多关注的是经济效益，弱化了办公室的地位，使得办公室的职能没有得到有效的发挥，不能完全适应高质量发展的新常态。
1.1 对办公室管理工作的重视程度不足
国有企业作为企业主体，在发展中，对于技术工作者的重视程度较高。在企业进步发展中普遍认为，办公室主要是起到服务保障、上情下达等作用，并不会对企业的进步发展产生绝对的影响。所以，在很多国有企业内部，普遍存在对办公室管理工作重视程度不足的问题。例如，办公室不能参与决策性事项的讨论，在管理的过程中也不具有直接管理权，在考核过程中没有直接的考核权。导致办公室在管理中威信不足，工作流于文件上没有体现到落实中。正是对于办公室工作的重视程度不够，才出现办公室人员工作热情不高，管理效率较低的问题[1]。
1.2 办公室工作规律性不强
办公室业务本身十分复杂，包括企业所有对内、对外的生产经营事务，其中很多内容的重复性较高，这使得办公室工作管理存在一定难度。国有企业办公室工作人员除了要制定短期的管理目标之外，也要结合市场经济发展规律收集相关的行业信息，为企业决策者提供重要的数据支持。还要负责上级党委、政府决策部署的落实，以及协调各部门之间、以及下属单位之间的关系，同时，办公室临时突发的事件也较为频繁，这对于办公室管理工作的规律性会产生严重的影响。例如，国有企业办公室工作人员，除了要负责日常的公文处理、档案管理、综合事务管理等之外，还经常会面对各种各样的突发事件，有的国有企业办公室还负责信访维稳工作，这很容易扰乱原有办公室的工作流程。而且，办公室的工作更多是配合服务类型，工作内容性质就决定了办公室管理工作的规律性较为薄弱。
1.3 办公室人员配置不合理问题
在经济下行和疫情影响的大环境下，很多国有企业提倡节俭办企业，平衡利润以及成本之间的关系，采取精简人员等降本增效的手段。而且，由于办公室在国有企业中的地位问题，大部分国有企业的办公室配置属于“事多人少”状态。有的国有企业办公室人员是从其他岗位调配过来的，内心更向往业务部门，不甘心在办公室工作，导致办公室人少事多的矛盾日益凸显，有些工作不得不聘用临时工作人员完成。另外，在工作任务分配上，存在“以人定事”现象。不管职责分工，不管任务轻重缓急，配置不合理，严重地影响了办公室人员的工作积极性。
1.4 办公室人员薪资待遇偏低
办公室的工作内容与业务部门存在差别。但是，办公室工作人员的管理水平，直接影响企业的管理效率、进步发展速度等。在高质量为主题的发展环境下，想要积极高效地应对国有企业办公室管理工作，必须具备较高的学历，还要具有较强的公文写作能力、综合管理协调能力和执行能力。这类型的人才普遍对薪资要求较高，也是国有企业办公室紧缺的人才。在国有企业整体的薪资体系中，办公室工作人员的薪资待遇较低。但是，在招聘要求较高情况下，使得国有企业办公室工作人员的招聘难度较大。在国有企业行政事务以及管理工作开展中，办公室起着重要的作用。如果，办公室工作人员的薪资待遇较低，必然会造成人才的大量流失，这对于办公室工作效率以及工作人员的积极性都会产生严重影响。
1.5 国有企业办公室信息化建设不足
在对国有企业办公室日常工作内容进行分析中可以发现，虽然办公室只是进行常规的文件传递以及命令传达等相关内容。但是，国有企业的规模较大，随着国有企业的进步和发展，办公室也要对不同的业务部门、管理部门进行沟通和协调，还要针对国有企业的发展方向，对业务信息、流程信息等进行收集和整理，为企业的决策者提供重要的数据支持。这也就意味着，办公室在日常工作中所涉及的工作内容和工作流程也越来越多。但是，在很多国有企业办公室内却普遍存在信息化建设不足的问题，严重影响了国有企业办公室的工作效率。而且，21 世纪是信息化的时代，互联网技术、物联网技术以及数字化技术都得到了快速的进步和发展，对各个行业起到了巨大的推动作用。但是，在国有企业办公室日常工作中，却没有对这些先进的信息化技术以及信息化设备进行充分应用，导致了很多国有企业办公室在日常工作中，仍是以工作人员为基础进行工作内容的开展。
1.6 国有企业办公室精细化管理不足
在国有企业办公室日常工作中，单纯对业务流程和业务内容进行复制是无法实现能力提升的。国有企业办公室作为国有企业中一个重要的中枢部门，对于国有企业内外衔接和正常运转都有着至关重要的作用。所以，不断提高工作能力和业务水平也成为国有企业办公室进步和发展的核心要求之一。但是，在很多国有企业办公室内却普遍存在精细化管理水平不足的问题，这集中表现在办公效率低下，决策数据不足以及工作流程烦琐等方面。以决策数据不足为例，在国有企业进步发展中，需要由办公室对相关的业务数据、流程数据、管理数据等等进行收集和整理，并且以这些数据为基础，对国有企业的战略决策进行支持。但是，很多国有企业办公室在搜集相关决策数据中普遍存在数量、质量等方面的问题，甚至很多决策数据存在较大偏颇，对国有企业的决策产生了严重影响。
2.1 改进办公室管理理念，提高办公室管理地位
在1949 年第一届全国政协会议上就提出，国营经济为社会主义性质的经济。凡属国有的资源和企业均为全体人民的公共财产，为人民共和国发展生产、繁荣经济的主要物质基础和修正社会主义经济的领导力量。在这样的背景下，国有企业逐步建立。在国有企业建立初期，就是以繁荣经济为主题的，这也导致了国有企业在长期的发展中，将主要精力集中于生产、运营等相关活动中，对于内部管理工作的重视程度相对不足[2]。虽然随着时代的进步和发展，国有企业普遍实现了生产技术的革新以及管理理念的创新。但是，办公室管理工作仍旧存在很大的滞后性。所以，在新时代的背景下，想要提高国有企业办公室管理工作效率，就要改进办公室管理理念，提高办公室管理地位。在办公室管理工作开展中，不能一味等待主管领导的命令，要杜绝人情化、面子化思维的影响。在办公室管理工作中，绝对不能充当老好人，严厉杜绝形式化的管理内容。
2.2 强化流程管理，提高办公室管理工作效率
国有企业的规模较大，办公室管理工作内容较多，而且管理人员的数量有限。如果办公室管理工作的规律性不强，会严重影响办公室管理工作效率。所以，在国有企业内部，要强化办公室流程管理，提高办公室管理工作效率。首先，在对办公室工作内容进行规划中，要以以往办公室工作经验为基础，建立常规化的工作内容体系。每一个办公室的工作人员在日常工作中，都要以相应的岗位职责为基础，按照既定流程标准完成相关岗位工作内容。其次，在办公室日常工作中，不可避免地会涉及突发事件以及临时事件。办公室工作人员要制定详细的突发事件工作流程和工作标准。一旦有临时管理工作产生，也要按照既定的工作标准逐步开展。这样才能不断强化办公室管理工作的规律性，这对于提高国有企业办公室管理工作效率有着积极的影响。
2.3 明确岗位职责，建立办公室工作标准
在国有企业办公室内部，由于工作量较大，产生了工作积压严重的问题，这与办公室内部工作人员岗位职责划分不清有着直接的关系。所以，想要提高国有企业办公室管理工作效率，要明确办公室岗位职责，建立办公室工作标准。例如，要有专门的工作人员负责业务接待、会议管理，也要有专门的工作人员负责业务、考勤以及事务传达等相关工作内容。这样，无论是开展任何工作，都有相关的办公室工作人员直接对接。而且，在长期的工作中，工作人员已经形成了较强的工作意识和工作能力。在特定工作开展中，工作效率较高，工作能力也较强。除此之外，想要提高国有企业办公室管理工作效率，也要建立办公室工作标准，绝对不允许相关工作的长期大量积压，对不同工作人员的工作效率、工作能力进行定期定量考核[3]。
2.4 优化薪资结构，提高工作人员薪资待遇
国有企业大部分都是负责国家的支柱型产业，这也使得国有企业的经济利润较高。所以，在国有企业办公室管理工作开展中，要优先考量工作人员薪资待遇偏低的问题。不断优化薪资结构，提高办公室工作人员的薪资待遇。只有这样，才能充分激发办公室现有工作人员的工作热情。而且，在对专业管理人才进行引进中，也可以通过较高的薪资待遇，吸引更加优秀的管理人才。例如，在办公室管理工作中，可以制定基本工资加绩效工资组合的方式，由工作人员的工作能力和工作效率直接决定最终的收入水平。除此之外，在保险、福利等方面也要不断提高，与业务部门建立较为平衡的薪资标准。
2.5 引进信息化管理系统，提高国有企业办公室信息化水平
在新时代的背景下，信息化、数字化已经成为最主要的发展方向。在国有企业办公室进步发展中，要积极引进信息化管理系统，逐步提高办公室的信息化水平。例如，在互联网技术快速进步发展的时代背景之下，OA管理系统、CRM 管理系统以及HR 管理系统都得到了广泛的应用。办公室可以根据实际需求，对不同的管理系统进行引进。以OA 管理系统为例，在常规办公室工作中，对不同的业务流程进行协同和管理是最主要的工作内容之一。通过OA 管理系统的应用，所有的业务部门以及管理部门都可以通过该系统进行流程的申请。而且，不同的管理人员根据职权的不同以及业务流程的区别，直接在线上对相关的业务申请进行协同处理，快速提高了业务处理效率。
2.6 建立精细化管理体系，开展国有企业办公室的精细化管理
在国有企业办公室管理中，想要提高精细化水平，就要在工作流程、工作效率等方面逐步提高[4]。首先，办公室要根据实际情况细化岗位职责，对不同的岗位权限以及工作内容进行明确的划分。要求所有工作人员在日常工作中，必须对工作内容和工作标准进行明确认知，这对于国有企业办公室开展精细化管理有着积极的促进作用。其次，在国有企业办公室也要建立健全的管理制度，针对不同的工作流程和工作内容制定严格的工作标准，只有这样才能对国有企业办公室的各个环节进行严格约束。而且，在国有企业办公室中，想要开展精细化管理，管理制度的完整性以及可行性是重要的前提条件。这就要求，办公室在制定管理制度的过程中，要以工作流程的完整性和绩效考核的标准性为前提条件。
2.7 加强信息化培训，建立办公室信息化发展体系
国有企业办公室是国有企业中的重要部门，对于国有企业的进步和发展也有着重要的作用，甚至可以说，国有企业办公室和国有企业的进步是一个双向促进的关系。在国有企业不断发展的背景下，国有企业办公室也要实现管理水平的提高。21 世纪是信息化的时代，国有企业在进步发展中与信息化有着密不可分的关系。这就要求，国有企业办公室要加强信息化培训，在办公室内部建立信息化的发展体系，从人员、设备到流程等诸多方面实现良性的信息化循环[5]。例如，在人员架构方面，国有企业办公室除了要有基础性的管理人员之外，也要重点关注工作人员的信息化水平以及对信息化的接受程度。而且，在整个人员晋升机制中，也要考量工作人员的信息化水平。可以通过内部培训等方式，在国有企业办公室内部建立一个信息化的发展梯队。这样，在国有企业进步发展中，即使出现了管理人员的流失，也不会影响国有企业办公室的信息化建设。
综上所述，在国有企业高质量发展的大环境下，办公室的重要性日益凸显。因此，要持续改进办公室管理理念，强化流程管理，明确岗位职责，引进信息化管理系统，加强精细化管理等方式，提高办公室工作水平和工作效率，从而更好服务企业高质量发展。
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