天津干线保定1段如何做好工程档案管理工作:档案管理公司

时间：2019-05-26 03:30:42　来源：柠檬阅读网本文已影响人

　　摘要：南水北调工程是国家重点建设工程，工程档案记录着建设工程活动的全过程，作为工程建设中的专项，应该重视工程档案。现结合这几年的工程档案管理工作，浅谈保定市1段工程档案管理工作的一些做法。
　　关键词：保定1段工程档案管理工作
　　Abstract: The south-to-north water transfer project is the national key construction project, whose whole course of the activities of the construction project is recorded in project files. As a special project, it should pay attention to build project file. Now, combined with experience in engineering file management in recent years, this paper simply discusses some practices of the No.1 section in Baoding city.
　　Keywords: the No.1 section in Baoding city; project file; management
　　中图分类号：G271 文献标识码：A文章编号：2095-2104（2012）
　　
　　南水北调中线一期工程天津干线保定市1段工程位于河北省保定市徐水县、容城县、白沟白洋淀温泉城开发区和雄县境内，东西走向，渠线全长45.68公里。工程主要以3孔4.4×4.4米现浇钢筋混凝土输水箱涵为主，共包含81座建筑物。
　　工程建设线路长、周期长、专业性强、作业点分散，针对其工程特点，我们始终围绕着确保档案“完整、准确、系统、安全”这一管理目标来开展工作，工程档案与工程建设同步进行。
　　即：在工程开始阶段，就成立了综合档案室，建档工作与工程建设同步；在工程建设过程中，工程技术人员检查工程质量的同时，档案人员也随同检查施工资料的形成、整理、保管情况，并提出指导整改意见；在每一项工程(包括单位、分部工程)质量验收时，档案人员同时验收竣工档案。如果竣工档案不完整，与客观实际情况不符，手续不完备，则竣工档案不予验收，且工程不能组织验收。在实行“三同步”管理的过程中，我们主要有以下几点做法：
　　 1、设立综合档案室，建立专职档案员、资料员相结合的档案管理网络
　　保定市1段工程在组建管理机构时，就成立了综合档案室，配备了专职档案员，各部门指定了兼职资料员。保定市1段工程档案管理按照统一领导、分级管理的原则，建立、健全工程档案管理体系，成立了以建管单位副主任为组长、各监理总监和施工单位技术负责人为成员的工程档案管理工作暨档案专项验收领导小组，领导小组下设办公室，办公室成员由各参建单位档案专、兼职档案管理人员组成。
　　 2、制定完善的档案管理规章制度
　　根据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案工作法规和标准，按照中线建管局相关文件要求，并结合保定市1段工程建设情况，制定了完善的档案管理制度和《保定市1段工程档案实施细则》，对收集范围、组卷方法、归档要求、档号结构、图纸折叠方法、规格、档案制成材料、著录等做了具体规定，使档案资料的形成、归档有章可循。明确了专兼职档案员的工作职责，要求专兼职档案员对资料管理工作一定要认真负责、一丝不苟。
　　 3、把施工资料管理和竣工档案编制工作纳入合同文件中
　　要使施工单位在工程验收后三个月内提供四套竣工资料，就必须有一个强有力的制约措施。在工程前期工作中编制招标文件和签订合同协议时，就把编制竣工文件的有关要求列为专门条款，并且将竣工图纸、施工日记、大事记、施工照片的记录、录像等也列为竣工文件的内容。如果工程结束后竣工文件没有及时完成或编制不合要求，则要扣除工程抵押金。合同，是法定代表人之间相互明确权利和义务的协议。我们将工程档案管理纳入工程合同进行合同化管理，实践证明是行之有效的办法。
　　 4、综合档案室对资料的管理实行集中统一的全方位、全过程管理
　　竣工档案质量高低的评判标准之一，就是看档案是否完整齐全。因此，档案室对工程文件、图纸的进出要严格把关，做好收发文登记工作。我们规定，凡是设计院提交的设计文件、施工图纸，不管是寄来的还是托人带来的，一律要先交档案室登记，然后再根据审批和借阅手续，由档案室负责复印、分发。平时的文件收发、保管工作均由档案员负责，这样有利于档案员对全部文件，资料的了解，有利于保证档案的完整性。档案员要制定文件平时分类目录，将这些文件资料按目录分别存放在卷盒内，便于平时查找，到最后编制竣工文件时就方便得多。 档案室的监督指导职能发挥得如何，直接关系到全宗档案的完整、准确和安全。在发挥档案室的监督指导职能方面，我们主要从宣传《档案法》、提高认识、统一思想、制定规章制度和执行标准，加大平时检查力度和进行具体的业务指导等方面入手。特别是不能忽视具体业务指导，因为监理部和施工单位的大部分资料员都是兼职的，对档案工作的业务规范不熟悉，虽然有档案归档制度的约束，但面对数量、内容繁多的资料有时感觉无从下手。对此，档案室人员经常下工地，手把手地教他们如何分类、整理。我们制定了文件平时分类目录，指导他们将工程资料按条目分别存放在卷盒内，便于平时查找，也便于最后编制竣工文件。在编制竣工文件前，明确了文件材料的归档范围、分类编号、卷内文件的排列顺序、装订等要求，让大家按操作步骤有条不紊地进行归档立卷，做好平时收集、预分类、整理工作和竣工后突击整理立卷相结合，以保证全部竣工文件完成的及时性。
　　 5、重视工程档案信息化建设
　　随着信息技术水平的提高，档案信息化建设赋予新时期档案工作崭新的内容，为档案工作带来了前所未有的发展机遇和挑战。档案著录是做好档案信息数据库的第一步，通过著录将文件的内容和形式特征记录下来，形成数据条目录入计算机，形成档案信息数据库。保定市1段对各施工、监理单位进行培训，要求对著录必须统一规范。并对建设过程中产生的大量电子文件和声像资料进行收集、分类、存储和备份，保护了电子文件的原始信息。
　　 6、重视音像资料的拍摄积累工作
　　现代科学技术的发展给档案工作提出了更高的要求，音像档案可以提供直观、生动、形象的原始记录，在水利建设上将发挥越来越重要的凭据作用，而且是有力的宣传工具。在施工过程中及时进行拍摄，并具体分工，办公室负责拍摄领导和专家视察工地情况，工程部拍摄施工中的重大事件，重要会议情况，质量检查、验收情况，工程原貌，征地拆迁情况等，监理组和施工单位负责拍摄每道工序的施工情况，质量自检、工程进展，质量缺陷和事故等的拍摄。档案部门会同办公室和工程部的同志经常下工地进行现场拍摄，做好音像资料的积累工作，为竣工后录制专题片提供素材做好准备。对工程照片的管理也按照规定，编好目录并及时装入相册。
　　今年是天津干线保定市1段工程收官之年，将面临着大量档案资料整理工作，我们将加强管理并借鉴南水北调京石段和石家庄以南段的经验和教训，为下一步专项验收和最终竣工验收奠定基础。
　　

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