企业档案管理中条形码技术的应用探讨:档案管理制度
时间：2019-05-30 03:26:17 来源：柠檬阅读网 本文已影响 人 
1条形码(barcode)技术 条形码(barcode)是将宽度不等的多个黑条和空白,按照一定的编码规则排列,用以表达一组信息的图形标识符。条形码技术是随着计算机与信息技术的发展和应用而诞生的,它是集编码、印刷、识别、数据采集和处理于一身的新型技术。
1.1 条形码(barcode)技术原理
要将按照一定规则编译出来的条形码转换成有意义的信息,需要经历扫描和译码两个过程。物体的颜色是由其反射光的类型决定的,白色物体能反射各种波长的可见光,黑色物体则吸收各种波长的可见光,所以当条形码扫描器光源发出的光在条形码上反射后,反射光照射到内部的条形码扫描器光电转换器上,光电转换器根据强弱不同的反射光信号,转换成相应的电信号。根据原理的差异,扫描器可以分为光笔、CCD、激光三种。电信号输出到条码扫描器的放大电路增强信号之后,再送到整形电路将模拟信号转换成数字信号。白条、黑条的宽度不同,相应的电信号持续时间长短也不同。然后译码器通过测量脉冲数字电信号0,1的数目来判别条和空的数目。通过测量0,1信号持续的时间来判别条和空的宽度。此时所得到的数据仍然是杂乱无章的,要知道条形码所包含的信息,则需根据对应的编码规则(例如:EAN-8码),将条形符号换成相应的数字、字符信息。最后,有计算机系统进行数据处理与管理,物品的详细信息便被识别了。
1.2 条形码(barcode)技术在其他领域的应用
科技的发展带我们走入自动识别时代,条形码技术属于自动识别范畴。它是随着电子技术的进步,尤其是计算机技术在现代化生产和管理领域中的广泛应用而发展起来的一门实用的数据输入技术。它研究如何把计算机所需要的数据用一种条形码来表示,以及如何将条形码表示的数据转变为计算机可以自动采集的数据。条形码功能强大,输入方式具有速度快、准确率高、可靠性强等特点,在商品流通、工业生产、仓贮标证管理、信息服务等领域获得了广泛的应用。
2条形码(barcode)技术在企业档案管理中的应用
应用条码技术进行档案管理,取消传统的键盘输入,减少输入的误差,快速进行档案的借还交接、简化手续,极大提高工作效率。对存放位置的直接管理,可减少取档、放档的错误发生,对档案管理工作进行系统的规划和建设,运用现代信息技术真正实现管理水平上的飞跃。同时应用条形码技术也可以在企业档案管理中起到保密工作,避免保密项目标题项目名称过多的外露。
2.1 可靠性高
条形码的读取准确率远远超过人工记录,平均每15000个字符才会出现一个错误。 在企业档案管理中可以应用。
2.2 效率高
条形码的读取速度很快,相当于每秒40个字符。这可以方便档案管理者快速识别和查询档案的基本信息。
2.3 成本低
与其它自动化识别技术相比较,条形码技术仅仅需要一小张贴纸和相对构造简单的光学扫描仪,成本相当低廉。这也是企业选择它的一个重要前提,控制成本,利用有限的资源来实现最大的利益。
2.4 易于制作
普通打印设备均可打印,传真件也能阅读,可用多种阅读设备阅读。一般的档案管理者经过几天的培训就可以制作和应用条形码了。
2.5 灵活实用
条形码符号可以手工键盘输入,也可以和有关设备组成识别系统实现自动化识别,还可和其他控制设备联系起来实现整个系统的自动化管理。
2.6 保密性好
在企业中有好多档案,具有保密性,我们通常的做法是把它们锁进密集架子的箱子里,但在日常利用过程中不排除被非涉密人员无意中见到保密档案的卷名,甚至详细的档案名称,这样就不排除会泄露档案机密。而当我们使用条形码标签时,就可以避免非档案管理者见到涉密文件,只有档案管理者才能应用条形码阅读器对相应档案进行信息提取和查询。
2.7 档案管理中的实际应用
条形码(barcode)优良的技术特性为其在企业档案管理的舞台中提供了广阔的舞台。大体上条形码可以在档案编研过程中的应用,在档案中的定位和管理,档案的安全保密存放。
(1)条形码(barcode)在档案查询过程中的应用。
由于条形码可以自行链接数据库,而本身也可存储大量数据。这样在档案管理中就可以注释大量的信息,如项目日期,名称,参与人员,甚至是获奖情况等。这样档案利用者在实物档案查询中,就可以通过手持条形码阅读器,就可以在不打开档案袋的情况下了解实物档案基本信息,提高档案的利用效率。
(2)条形码(barcode)在档案中的定位和管理。
条形码具有唯一标识特性,每个条形码都不同,依据条形码阅读器,可以对标有条形码的档案进行分类管理,也可以对档案的出库、借阅、归还进行实时监控。这样不仅提高档案的信息化程度,而且可以降低差错率,降低纸质书写的应用,实现档案的精确盘点和统计。
(3)条形码(barcode)在档案中的安全保密存放。
由于条形码的特殊显示方式,一般的人不通过条形码阅读器是无法解读出条形码所代表的信息,这就避免了无关人员,偶然间看到涉密档案的可能性,实现对保密档案的安全操作,不必担心档案的丝毫泄密,只有相关人员通过阅读器才能读取。
条形码技术走到今天已应用到我们生活的方方面面,它自身也在不断地更新壮大,从初期简单一维条码到现在的二维条码,不断更新的排列方式,让它的信息存储量不断提高。而它在档案管理中也已起步很久,不断的完善它,最大化的应用它,方便我们的生活和工作才是我们以后要走的道路,在企业档案管理中我们应用条形码(barcode)技术还有很长的路要走。
