管好你的时间,让效率倍增:效率倍增小故事
时间：2019-04-29 03:16:26 来源：柠檬阅读网 本文已影响 人 
问题背景>>> “时间就是金钱，效率就是生命”。无论你做什么事情，即使不用脑子，也要花费时间。因此，在银行网点管理中，时间管理似乎成为了永恒的话题，因为时间管理水平的高低，直接关系到网点或员工竞争力或业绩的提升。
接下来，我们来看一组数据，虽然这些数据并不能说具有普遍代表意义，但对我们还是有一定参考价值的。根据对国内某银行理财经理和台湾理财经理每天工作时间分配调查所示（如表1），我们可以发现以下问题：
1.国内银行理财经理，每日营销时间占每日工作总时数的比例仅为29.96%，而台湾理财经理每日营销时间占比高达59%，国内银行理财经理每日营销工时仅为台湾理财经理的1/2，这说明理财经理在贡献度最高的营销业务的时间花费上不足，导致了营销产值低落。
2.一般性的业务维护与开会时间占比分居第二与第三，代表国内理财经理花太多时间在处理低贡献的一般性业务上，与工作目标相背离；另外每日开会时间过长，也反映了晨会、夕会与其他会议的效益较低。
3.了解市场咨询的时间占比为倒数第二，显示理财经理并没有花费足够的时间去充分了解市场资讯信息，影响了理财经理判断市场事件对股市的影响，专业成长受到限制，易给客户带来不专业的印象，造成营销成功率较低。
数字往往会揭示一些人们意想不到的真相，通过以上数据分析，我们发现时间分配的不合理严重影响了工作效率。经常让银行网点管理人员头痛的问题就是：银行网点员工时间管理混乱,效率低下，严重影响了网点达成业绩目标和市场竞争能力。
那么如何才能高效的管理我们的时间，让我们的工作更有效率呢？
高效的时间管理就是应用各种技巧、技术或辅助工具，通过事先的周密规划，做为一种提醒与指引，帮助我们更有效的合理利用时间，高效的完成工作，达成目标。
走出时间管理的四大误区>>>
人们往往用“事半功倍”和“事倍功半”来形容办事效率的高低。为什么有的人每天拼命学习，而有的人该学的时候学，该玩的时候照样玩，成绩依然优秀？为什么有的人总有干不完的活，加不完的班，却没什么进步？关键区别在于时间管理效率不同。
我们要想合理的、高效的利用自己的时间，提高工作效率，首先我们必须走出下面的几种常见的时间管理误区：
误区一:习惯拖延
拖延是偷窃时间的贼，是时间管理中最主要的罪恶。比方说上网看看新闻、查查邮件、回复邮件、聊聊天等等小事情，往往成为阻碍真正该做的事情顺利进行的最大杀手。
拖延必然要付出更大的代价。能拖就拖的人心情总不愉快，总觉疲乏，因为应做而未做的工作不断给他压迫感。“若无闲事挂心头，便是人间好时节”，拖延者心头不空，因而常感时间压力。拖延并不能省下时间和精力，刚好相反，它使你心力憔悴，疲于奔命。人们通常有三种类型的拖延习惯：拖延不愉快的事情、拖延困难的事情、拖延难做决定的事情。
解决办法：
1. 降低对工作的要求或者把工作切割分成更小的部分，可以减小我们的心理负担，容易接受使其更易完成，这样往往使我们的工作更快更有效率的完成。
2. 当不喜欢做的事情和喜欢做的事没有先后主次时，先做不喜欢做的事。当做完不喜欢的事后，就会对喜欢的工作更集中精力。否则，放在一边的工作一直挂在心上，使你分心，让你无法有效地做喜欢的工作。
3. 跟自己签订一个合同，按时完成任务就奖励。比方，可以在完成了不喜欢的工作后奖励自己多休息一会儿，或者给自己买个许久没有舍得买的东西鼓励一下自己。
误区二:做事缺乏计划
如果在做事之前不计划，那么你将需要花费更多的时间和精力来完成它。
比如：
1. 没有考虑事情的轻重缓急，结果将更多的时间花费在次要的事情上，而最重要最急需解决的事情没有完成；
2. 没有考虑工作的可并行性，结果使并行的工作以串行的形式进行；
3. 没有考虑工作的后续性，结果工作做了一半，就发现有外部因素限制只能搁置；
4. 没有通过Email、电话询问和确认你做的事情，出现返工浪费很多时间等等。
这就也是为什么你看起来很忙却没有效率的原因。
解决办法：
1. 把你的工作按照优先级和紧急程度规划好，将更多时间花费在紧急重要的事上，少量的时间和精力在并不重要的事情。
2. 认真考虑选择工作方法，尽量用高效率低耗时的方法工作，避免重工返工。可同时做多件能并行完成的事情，提高工作效率，这要因人而异，如果同时做多件事情却没有效率的话还是集中精力完成一件事情为好。
3. 有时候不得不去做一些无聊、重复性的工作。例如，你可以整理一下办公桌，避免因为乱糟糟的环境响你的办事效率。同时，其他零碎的小事，可以集中起来，一起完成，为更重要的工作节省时间。
误区三:不知量力而行
虽然你对自己的效率和能力有信心，想承担更多的工作，但是不要做的太过头。你做的越多，压力会越大并且会降低你的工作效率。
当你觉得自己承担的事情过多的时候，你可以做下面的三件事情来帮你解决这个问题从而保持工作效率。
解决办法：
1. 学会说“不”
给自己设置底线和限定。如果你不这样做，那么其他人可能会觉得既然你还有时间和精力，那么就会继续把更多的活交给你干。
2. 寻找别人的帮助
就像学会去说“不”一样，寻求别人的帮助也是很难的。但是，如果你快要被繁重的工作埋住的时候，这还是有必要的。
3. 80/20原则
也许你并不需要所有的事情都全力去做。利用80/20原则找到你认为最重要的那些工作，在这些工作上花费相对多的时间。相反，在相对不是很重要的工作上尽量花费少的时间。
误区四:休息可有可无
机器用一段时间还需要休息，何况是人呢。如果你累了，就应该休息，否则你的工作效率肯定会降低。与其把时间浪费在低下的工作效率上，还不如抽几分钟时间休息。如何平衡工作和休息，需要我们在实际工作中去协调好。 解决办法：
1. 每隔一小时或无法集中精力时，不访走出办公室散散步、和朋友聊聊天、吃点东西，让自己稍微轻松一下。
2. 做事时可以最大限度集中精力一气呵成，然后给自己一个小假，休息放松五到十分钟，可以做点小运动，如：伸个懒腰、做做眼保健操、头部和肩部运动、体侧转和腿抬伸等运动，可使全身神经、血管、肌肉全都得到舒松，血液循环畅通无阻，新陈代谢旺盛，既可消除疲劳，又可防治多种疾病。
3. 午间休息时间一般为一到两小时，可以到健身房享受“健身午间道”的活动，当然也可走出办公环境享受一个轻松安静的漫步，既能为上午的工作减压，放松自我，又能为下午的工作带来出其不意的精神活力。
高效时间管理秘技>>>
时间管理的方法有很多，这里我们来分享目前正流行、讲求优先顺序的时间管理观念。也就是依据轻重缓急设定短、中、长期目标，再逐日订定实现目标的计划，将有限的时间、精力加以分配，争取最高的效率。
“帕累托原则”>>>
在有限的时间和资源下实现目标最大化，是高效管理者工作的重要原则。为了对高效管理者的时间进行更好地管理，我们引入帕累托原则。帕累托原则又称做重要的少数、微不足道的多数，或80对20定律，即认为生活中80%的结果几乎源于20%的活动。比如，世界上80%的财富是被20%的人掌握着，20%的客户给你带来了80%的业绩利润。因此，帕累托原则认为对于重要但只占少数的部分必须分配更多的资源，要更注重对它的管理。在时间管理中运用帕累托原则有助于应付一长列有待完成的工作。其方法是将一大堆需要完成的工作列出优先次序，把最应优先完成的作为工作中的重中之重， 管理者应把更多时间花在重要的、必须做的任务上，而不是那些并非必须要做的不重要的事情上。
根据帕累托原则，我们应当对要做的事情分清轻重缓急，进行如下的排序：
I.重要且紧急
比如救火、抢险等，必须立刻做的重要事情。
II.重要不紧急
比如学习、计划、与人谈心、体检等，虽然没有时间上的压力，但也应该当成紧急的事去做，而不是拖延。
III.紧急不重要
人们常犯的毛病是把“紧急”当成优先原则，其实，许多看似很紧急的事，拖一拖，甚至不办，也无关大局。
IV.不紧急不重要
比如娱乐、消遣等有闲工夫再说的事情。
如果以“轻—重”为纵坐标，“缓—急”为横坐标，大致可以将以上四个类别（重要且紧急、重要不紧急、紧急不重要、不重要不紧急）划归四个不同的区域。我们可以得到一个时间管理坐标体系（见图1），把各项事务分别放入对应的区域内，就可以确定事物完成的先后次顺序了。
特别注意，在最初，我们可能会重视事情的重要程度，做的是“重要且紧急”的事情，但应避免习惯于做“紧急”的事而忽略重要程度，否则，我们会优先去做那些“紧急不重要”的事情了。 这样一来，我们没有时间去做那些“重要不紧急”的事，而这些事往往有着更深远的影响。
“帕累托原则”在时间管理中的应用分享
在辅导过程中，我们发现理财人员具时间管理意识，然而在实际工作中，存在部分人员工作时间分配混乱的情况，尤其在突发情况下（如客户突然造访、计划外接到领导或同事安排的任务等），每日的工作计划易被打乱，日积月累下，计划目标直接因时间管理不到位而搁浅，导致很多很好的设想无法顺利实施。
为此，吉博老师深入了解理财经理一天的具体工作时间安排，以事分轻重缓急的概念为大家做疏导，针对同仁日常工作安排上作业时间居多、缺乏主动营销、时间管理不当的情况，示范对比有效/无效时间管理范例。建议大家培养日常工作记录习惯，针对每天的有效工作时间提出结合具体事务的合理时间分配。一开始先记录实质工作，落实时间管理表格登记，再进行时间的调整与节省，做好目标管理和工作日志两个表格。协助架构了标准化的时间管理流程（见图2）。
下面我们以理财经理的日计划为例，来帮助说明如何运用“帕累托原则”作为高效的时间管理方法梳理时间管理混乱的困境，让你的工作更轻松、更有效。
理财经理运用“帕累托原则”制定每日计划步骤及注意事项：
第一步：将你每日一天从早到晚要做的事情进行罗列，列出一份清单，按照“帕累托原则”时间管理坐标体系排序原则排出优先次序。（如图3）
第二步：时间管理除了需要明确做事情的轻重缓急先后顺序外，还要预测可控和非可控事件要花费多少时间，做好临时事件或不可控事件发生后的处理时间安排等等。一般来说，理财经理可将时间的60%计划好，其余的40%应当属于灵活时间，用来应对各种打扰和无法预期的事情。（如图4）
第三步：决定你在什么时间该做些什么事情，确认处理各项事务的时间，谨记要根据事情价值大小，在处理重要的事情上要严格遵循20比80定律分配时间。生活中肯定会有一些突发困扰和迫不及待要解决的问题，如果你发现自己天天都在处理这些事情，那表示你的时间管理并不理想。成功者花最多时间在做最重要而不是最紧急的突发事情上，例如客户的到访、闲聊等。即尽量花费最少的时间去处理哪些紧急但不重要的事情上，对所有没有意义的事情采用有意忽略的技巧。
第四步：为了确保计划能一丝不苟地完成，务必将计划写下来，一份详细的书面每日计划是你必备的工具，有了它就可以帮助你控制你的时间，能使你有效拒绝干扰。
下表（见下页表2）为理财经理的时间管理日计划优化前后的对比举例，仅供参考。理财经理可根据自己所在银行实际工作情况，灵活调整分配各工作项目的时间。
由左表（见表3）理财经理时间管理优化前后对比可以看出， 一般性的业务维护与开会时间占比大大降低，了解市场咨询的时间增加，显示理财经理可以花费更多时间去充分了解市场资讯信息，从而提升理财经理判断市场事件对股市影响的专业能力，增强专业度，增强客户信赖感；理财经理在贡献度最高的营销业务的时间花费上显著增加，时间分配更加合理，可有效提升营销产值，显著提高营销效率。
一项国际调查表明：一个效率低的人与一个高效的人相差可达10倍以上。看来，人人都需要掌握时间管理的方法和理念。针对目前国内银行网点工作人员普遍存在的时间管理混乱，工作效率低的情况，各银行可通过以上时间管理方法或理论优化各营销人员的时间管理，来提升网点人员的工作效率，相信只要能够摒除时间管理误区、制定合理高效的时间管理计划并持之以恒执行下去，定会大大提升员工工作效率，创造佳绩！
【时间管理小测试】看看你的时间管理是否高效？
请问，如果每天都有86400元进入你的银行户头，而你必须当天用光，你会如何运用这笔钱呢？
天下真有这样的好事吗？
是的，你真的有这样一个账户，那就是“时间”。每天每一个人都会有新的86400秒进帐。那么面对这样一笔财富，你打算怎样利用它们呢？
针对下面的问题，请你根据自己的实际情况，如实地选择以下答案：
A：“从不” B：“有时” C：“经常” D：“总是”
1、我在每天工作之前，都能为当天计划中的工作做好准备。（ ）
2、凡是可交派下属去做的事情，我都会交给下属去做。（ ）
3、我利用书面的工作计划表来制定工作的任务与目标。（ ）
4、我尽量一次性处理完每一份文件。（ ）
5、我每天列出一个需要办理的项目清单，并按重要程度来排序，依次处理这些事情。（ ）
6、我尽量回避干扰电话、不速之客的到访，以及突然的约会。（ ）
7、我试着按照我的生理变化规律曲线来安排我的工作。（ ）
8、我的日程表总是留有一定时间回旋余地，以便应对突发事件。（ ）
9、当其他人想占用我的时间，而我又必须处理更重要的事情时，我会说“不”。（ ）
结论：
计分方式为：选择“A”为0分，选择“B”记1分，选择“C”记2分，选择“D”记3分。
0~12分：你自己没有时间规划，总是让别人牵着鼻子走。
13~17分：你试图掌握自己的时间，却不能持之以恒。
18~22分：你的时间管理状况良好。
23~27分：你是值得学习的时间管理典范。
