协同作业系统：实现ROI的新增长

(中山大学资讯管理系，广东 广州 510275)
摘 要：本文 针对信息沟通障碍所引起的成本增加和企业竞争力下降问题，从信息传递的角度对 大型企业和组织的现状进行了分析，并且在此基础上提出以协同作业系统(Collaborative W orking System，CWS)改造企业信息协作，从而实现投资回报率（ROI）新增长、提升企业竞 争“软实力”的方法；
最后通过协同作业系统与传统信息交流模式的比较，进一步阐明实现 协同作业的意义和必要性。
关键词：协同作业系统；
信息协作；
投资；
回报
中图分类号：TP399:F716  文献标识码：A  文章编 号：1007—6921(2008)18—0049—05
1 大型企业ROI的增长现状

随着现代企业管理理论的不断成熟和企业实践的发展，大型企业的增长也步入了快车道。在 新兴的互联网时代，新的交流环境引发了CRM，MIS，E-business的出现，在这些工具和途径 的帮助下，企业在战略规划、供应链管理、营销传播、市场开发和服务战略等诸多方面进行 了富有成效的创新和改革，从而在相当长的时期内拉动了企业ROI的持续快速增长。
ROI计算公式为：
ROI＝（成本降低＋收入增长）/总成本

由上式可以看出，企业ROI的增长有赖于收入的增长和成本的降低。但是随着知识传播的不 断深入，企业在管理理念和运行方式方面的差异正在急剧而且明显的消失。各个行业的快速 发展导致竞争的日益白热化，企业收入增长的压力持续增加。于是为了增加投资利润率，越 来越多的企业开始转向内部成本的削减，但是由于新理论和新工作途径的采用，企业运行的 成本在过去相当长的时间内总体上处于下降的趋势，成本压缩的空间已经很少。这直接引起 了企业投资回报率ROI的低增长。随着市场开放程度的不断增加，企业对于资本增殖的要求 会进一步提升，而ROI的这一潜在增长瓶颈会显著影响企业的长远发展。目前，影响ROI增长 的因素中，以下问题尤为突出：①企业由于业务的延伸，进行管理和调控的难度加大，用于 沟通和协调的成本居高不下，影响企业效益；
②市场投资和企业运行的不确定性由于外界因 素的持续变化而更加突出，企业对这种变化的反应速度滞后，修正能力差；
③项目可持续性 差，资源利用普遍缺乏统筹和规划，导致重复投入，多余资本未能最大程度地转化为产出， 资源缺乏可持续利用；
④产出结果控制困难，前期投入难以达到计划层面的预期。

经过分析不难发现，上面所有的方面，无不涉及到企业的信息活动。如果企业能够使信息的 沟通更加平滑和畅通，对信息的反馈和利用更加迅速，能够及时地做出资源的优化调度并且 实现对计划实施状况的全程跟踪，企业的成本状况将得到根本性的改变，阻碍ROI增长的问 题也会迎刃而解。

为了实现上面的目标，企业对IT的投资与日俱增，但是收效甚微。2003年5月《哈佛商业评 论》上刊载的尼古拉斯.卡尔（Nicholas G. Carr）题为《IT Doesn"t Matter》引发起巨大 反响，卡尔指出：实际决定公司资源是否真正具有战略价值的是稀缺性，而非普遍性。在今 天，当IT已不再是专有技术，而是基础性技术，正在日益成为同铁路、电力一样的无差异性 大众商品的情况下，企业通过对IT的常规投入获得优势的机会越来越小。

大量的实践和研究都证明，IT的存在价值将是能否将其转化为服务经济模式，IT的投资应通 过与战略的融合，致力于价值实现、风险控制和流程管理。本文也正是从这个角度提出了以 CWS的应用，全面改善信息作业过程，为ROI增长助力。
2 造成ROI增长乏力的信息因素

其实我们不难发现，在过去的几十年中，各个行业的进步主要得益于信息化的进程，计算机 和网络的应用为企业带来了巨大的收益和进步。但是时至今日，外部的环境和企业自身的发 展已经出现了新的变化，而大多数的企业仍然停留在上一个管理和作业层面上，即通过计算 机进行文件编辑、网上传递、保存、查阅、个人信息处理、电子邮件等功能，进行非结构化 信息的团队协作；
同时通过电话、会议、调查、会谈、通知等获取信息进行管理决策。这些 方式透明度低、精确度不高、不利于信息的系统分析查找，由此引发了一系列问题，导致企 业成本削减难度增大，影响了ROI的增长。
2.1 分裂的行业结构缺乏有效联系

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现代企业的发展已经越来越脱离家庭作坊式自给自足的模式，业务面的拓展将更多更专业的 经济实体包含在了企业的“经营链条”中，导致这个链条存在多方面的专业化参与者，有些 甚至没有纵向的集成。各方面由于专业的限制，产生了人为的割裂，组织的结构也变得松散 ，使得协同工作失去了可能性，各方面各行其是，缺乏即时的沟通和交流（如图1所示）。

由于信息传递延迟和不畅通导致了资源的浪费和成本的增加。同时作业流程不确定，造成跟 踪困难，在发生问题时容易出现推卸责任、相互指责和纠缠不清的现象。 2.2 沟通方式低效并且极其浪费

各企业与合作伙伴之间不断地进行信息交换、数据交流，整个过程具有重复性和反复性。在 交流的过程中，很多企业要求以纸质材料为准，这些纸质材料在合作方之间进行传递、修正 、沟通，繁琐和低效的流程（见图2），使得传递和运输的成本就非常巨大。

 
2.3 信息传递失真

目前普遍使用的信息创作工具缺乏必要的兼容性，无法直接共享给下游的合作企业，需要进 行大量的文档复制和传递，如果出错，将会造成巨大的损失。与此同时，有些信息可以从多 方面进行解释，在具体实施过程中存在较多的漏洞和误解，这样用于沟通的时间和资金就会 显著增加。
2.4 脆弱的资金链和不断变化中的政策

政府——企业、企业——投资方、企业——监管等等由于分属不同的领域，信息的沟通渠道 不健全，造成信息传递的延迟、资金流转的阻滞，资金链条容易出现断裂，造成运营计划的 延期甚至中途报废。另外，由于政府的相关政策会随着社会的发展不断变化，宏观调控政策 已经成为干预企业的重要因素，企业社会效益和经济效益的定位非常容易出现偏差，且纠正 的成本极高，从而造成经营成本不确定风险的增加。
3 协同作业系统
3.1 协同作业系统的内涵

协同作业系统，实际上就是利用多媒体计算机技术和通信技术建立起来的一个协同工作的环 境，在此环境下，群体中的人们可以相互合作，共同工作于一个产品、一个研究领域。协同 的理念在企业的运作中主要体现在三个方面：
3.1.1 对信息的高度共享。信息共享是为了最大限度的发挥其本身的价值，无论是企业管 理者、员工、还是外部的合作伙伴，都可以很方便的查找到相关的信息以支持事务的处理， 并利用信息创造新的价值。
3.1.2 对各个业务的整合。这些业务尽管更多的时候从属于企业的不同人员、不同部门， 但本质上来说它们都是紧密关联的，企业需要对各个业务进行充分的整合以使业务能够协调 和平滑运作。
3.1.3 对各种资源的调配和优化。这些资源包括企业的人、财、物、信息和流程，当企业 实现了信息共享和业务整合后，企业的“神经网络体系”才能够高效和通畅的运转，并使这 些资源能够突破各种壁垒和障碍，在企业统一管理和协调下为共同的目标实现而服务。

综合起来看，协同作业系统是企业项目各参与方信息交流、共同工作、共同使用和互动的管 理工具，是在对企业工作周期中，参与各方产生的信息和知识进行集中管理的基础上，为参 与各方在互联网平台上提供一个获取个性化信息的单一入口，从而为参与各方提供一个高效 率信息交流和共同工作的环境。协同作业系统的核心功能是在互动式的文档管理的基础上， 通过互联网促进项目参与各方之间的信息交流和促进项目参与各方的协同工作，从而达到为 企业增值的目的。

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与传统的MIS相比，CWS要实现三个发展：①从由项目局部信息处理向项目信息集成化处理发 展；
②由提供一般沟通信息向提供决策支持和控制指导的信息发展；
③由项目参与方的信息 交流、文档管理为主向各参与方的协同工作发展。
3.2 协同作业矩阵与CWS的基本模块

通过分析，可以将企业的参与要素提炼分解为七个方面，即人、财、物、流程、知识、客户 和项目。任何一个完整的工作体系都应该是这些方面的无缝整合，因此，协同作业系统如果 要实现企业信息传递的全覆盖，就要相应地形成“立体多线程”的矩阵结构，从而模拟企业 真实的运作，实现功能模块间的高度协同。

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为了实现上面的矩阵结构，需要将协同作业系统各个模块的基本功能进行分解和细化，使之 能够产生不同的组合，适应不同企业性质的特殊性。

企业内外多方可以在CWS内进行实时讨论、文件共享，并能及时更新进度、编写工作日志。

任何变更都可以通过CWS进行通知、交流。协同工具还提供在线讨论、即时消息以及在线提 醒功能，确保项目问题能够“随时发现、随时解决”。在线通知系统提供提示功能，可以让 团队成员发现自己需要沟通的人员是否在线， 一旦对方在线就可以得到提醒，然后可以进 行实时讨论。团队成员在协同平台中编制的各种类型的文档可以被其他参与方共享使用，利 用系统提供的登入、登出对话形式，以及文档层次的控制等功能，文档的版本可以得到有效 的管理和控制，协同记事本功能和索引标题的讨论区功能，为参与方提供了一个实时的交互 平台，可以创建新的文档并共享与项目有关的观点、笔记、评论及网页链接等。

企业高层通过CWS提供的汇总信息，从宏观层次对工作群进行跟踪和控制，发现可能存在的 问题，解决目标实现过程中存在的困难；
同时通过信息门户系统监控进度、分配任务、调度 资源、制定预算。参与方通过CWS可以了解到所参与的项目进展情况，明确存在的问题，针 对问题采取相应的处理措施。

总而言之，各个基本模块的组合最终是要实现四个层次上的协同，在此基础上实现企业信息 的网状交流与管理：①人员协同：以即时通信、邮件等方式，提供沟通工具，作为工作人员 之间协同的保障；
②业务协同：通过工作流定制，对业务流程进行明晰和改造，并在各个层 次的数据共享基础上，实现业务协同；
③数据协同：以数据中心为依托，统一管理各类业务 数据，作为应用协同的基础；
④内外协同：根据数据传达的标准，为外部应用提供接口以及 应用程序，并从外部获取必要的数据。
3.3 协同作业系统应用的意义

CWS的实施可以改变企业信息传递的方式，利用数字化手段达到降低运营成本、缩短沟通时 间、降低计划实施风险、提高顾客满意程度的目的，从而为各方创造更大的价值，具体体现 在：

3.3.1 CWS使各企业从传统的低效率、点对点的沟通方式转向集中共享的沟通方式（见图5 ）。这种集中化的作业方式使得CWS成为企业资料完整信息的存储中心、成员协同作业的统 一平台，信息传递模式的改革将会引发企业效率的几何增长。
3.3.2 信息处理和变换的程序化、标准化，有利于提高数据处理的准确性，并可提高数据 处理的效率。更重要的是，由于采用了统一的数据标准、统一的运算逻辑、统一的数据来源 、统一的文件版本以及统一的接口，有效地为不同企业之间割裂的行业结构建立起内在的联 系。在大型的复杂项目合作中，这一点的优势将会非常明显。
3.3.3 信息传输的数字化和电子化可以提高数据传输的抗干扰能力，使数据的传输不受距 离的限制，并且可以提高数据传输的保密性和保真度。这为企业的开放式发展提供了必要的 技术环境，节省了信息传递的成本。
3.3.4 CWS将企业的内外资源都包含在了其中，通过作业流程的无缝覆盖，将物质流通过信 息流的方式嵌入到虚拟的运行环境中（如图6），可以在同一时间内监控各种资源的动态， 根据企业的战略需要，即时调整各种资源的分配，从而实现企业运作的最优化。
3.3.5 信息获取便捷，信息透明度高和信息流扁平化有利于企业各方之间信任机制的建立 。也为政府对企业的监管、审计、审批提供了途径，有利于企业的健康和稳定的运行。

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4 CWS推动企业ROI增长的报告

美国著名的研究机构Hurwitz Group对使用全球最著名的协同作业系统Autodesk Buzzsaw的5 0多家用户，作了详尽地调研，从投资收益的角度对CWS的实施带来的回报作了深入地分析。

结果表明，协同作业系统的实施的确可以非常显著地改善企业的运营，带来ROI的快速增长 。

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4.1 为企业带来全面的节省

CWS的应用可以将企业用于沟通的成本开支减到最小，特别是在纸张的使用、文档的打印、 传递和人员差旅费用等方面，特别出色（如图7）。在调查中规模越大的公司企业，应用CWS 所产生的ROI收益越高，而中型和小型的企业则表现出了快速的增长（如图8）。

由图9可以看到，采用了CWS之后，企业用于单个基本活动的时间消耗有了显著的减少，沟通 的效率有了较大幅度的提升。这为增加员工的产出，拉动ROI增长提供了可能。
4.3 为企业带来“软收益”

CWS对业务流程的全面覆盖增加了项目过程的可控制性和可追溯性，减少由于各类错误带来 的成本增加；
时间和预算的准确控制和调整带来企业的收益改善。所有参与者实时同步获取 项目最新信息，改善了各方的互动过程，减少了各方的纠纷，为企业的增长创造了良好的外 部环境（如图10所示）。

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5 CWS与FTP服务器、电子邮件协作、网络主机模式比较 

企业内部的FTP服务器、电子邮件系统和网络 主机模式是目前企业在信息化过程中经常使用 的方式，也是第三代OA的核心所在。很多企业目前都是借助这些传统的方式进行项目信息的 沟通，并且认为已经足够。在这里，我们列举CWS与传统的其他几种模式（模式的描述见下 页表1）的运行特点，之后从企业需求最迫切的几个方面进行横向比对。以发现其优劣：
5.1 协同作业系统

自动的系统版本控制；
多用户和基于角色的访问控制；
单工程项目审查跟踪；
集成的内容属性搜索；
简单的用户管理。
5.2 内部FTP服务器系统

快速的初始化安装；
低软件成本；
单用户访问控制；
简易的文件和目录系统。
5.3 电子邮件协作系统

简单和随时随地的访问渠道；
软件低成本或无成本；
个人－个人，个人－组的沟通方式；
产生记录，可回溯。
5.4 万维网服务器系统

可访问电子邮件账户；
可访问FTP账户；
专业的站点主机和维护；
可通过自定义域建立站点 。

从以上的比较可以看到，CWS整体解决方案引进了嵌入式系统的“工作流”概念。与传统的 沟通方式相比，CWS通过工作组、审计监控和基于角色的工作流方式，可以有效提升项目管 理过程中的信息透明程度，增加团队相互的交流和信任，引导企业有更加出色的ROI增长。

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6 结束语

资源的有效利用是协同作业的核心，这些资源不仅指人、财、物，还指项目中产生的知识。

知识不同于其他资源的利用，它的共享能产生数倍的效益。协同作业将会从知识交流的层面 上实现对ROI增长瓶颈的突破。

CWS通过改进项目协同作业，改进各方面的沟通、可靠度等等，确切地实现计划，并提高效 益。通过信息创建、共享、管理的一体化，提供准确而实时项目信息，有效统筹运用内部资 源，同时进一步提高企业的项目业务执掌与管理能力。这些都为信息传递障碍的解决提供了 途径，从而使得企业真正找到价值实现、风险控制和流程管理的综合工具，使IT投资最大可 能转化为ROI增长。

虽然目前我国CWS还很少有企业实现，但是越来越多的企业已经认识到协同作业是提高企业 竞争力的关键因素，也是实现企业现代化的必由之路。相信在不远的将来，CWS的应用定会 不断地得到完善，成为支持企业ROI新一轮增长的有力工具。
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