档案局关于某地民营企业档案工作情况报告
时间：2020-10-27 08:12:34 来源：柠檬阅读网 本文已影响 人 
民营企业作为我国经济组织的一个重要组成部分，在国家的经济生活中发挥着越来越重要的作用。随着民营企业的发展，产生了大量的档案，做好民营企业档案工作不仅是档案部门为经济建设服务的具体体现，也是充实完善国家档案资源库的有效举措。近年来XX州档案部门本着“求真务实，大胆创新，积极引导，做好服务”的原则，在抓好机关、事业单位档案工作的同时，注意对民营等非公经济组织建立早、规模大、业绩突出，档案基础工作较好的如盘龙云海药业、白草岭药业、滇能集团等知名企业作为典型来抓，通过典型示范，影响和带动了一批企业开展了建档工作，积极推动了民营企业档案工作的开展，取得了一定的成绩。
一、XX州民营企业情况
截止2009年底，全州共有61422户个体工商户和私营企业，从业人员210824人，全州非公有制经济实现增加值152.93亿元，占州内生产总值342.35亿元的44.7%，其中销售收入千万元以上的非公有制经济128户，全州规模以上非公有制经济完成工业增加值30.12亿元，占全州工业增加值比重达33.18%，上缴税金12.02亿元，非公有制经济已经成为推动全州工业经济增长的重要力量。
二、深入调查、搞好试点
为做好XX州民营企业档案工作，2003年XX州档案局在全州范围内进行了一次针对非公经济组织的调查，掌握了全州非公有制经济组织的基本情况。2004年XX州档案局在民营企业最多的XX经济技术开发区进行了调查，基本掌握了民营企业的情况，通过调查我们认为非公有制经济已成为拉动我州国民经济增长的重要力量，随着非公经济组织的发展，产生了大量的档案，尽管这些非公经济组织的档案只有部份属于国家，更多的属于企业甚至于是个人的，但这些档案也是国家档案资源的一个组成部份，是国家档案资源库的有益补充。因此作为档案部门我们有责任、也有义务开展对非公经济组织档案工作的指导，确保这部分档案有人管、能使用、起作用。
根据调查情况，我们发现非公经济组织的档案工作呈现出鲜明的特点：
一是非公经济组织比较重视档案及其管理。在我们调查的企业中，不论是从国有企业改制而来的民营企业，还是本身就是私营企业或是个体工商户，虽然说不出准确的档案定义，但企业的负责人都对档案其管理十分重视。云南金碧制药有限公司是由股份合作制国有企业改制而成的民营企业，2002年9月改制结束，2003年4月他们就主动与大姚县档案局联系，要求派人指导，把原国有企业中未经过规范化整理的档案全部按规范化要求进行了整理，200多卷文书档案，100多卷技术档案焕然一新，同时还建立健全了档案管理的规章制度，明确并培训了档案管理人员，企业在生产和经营中也尝到了档案管理规范化的甜头，在实施GMP认证的过程中，档案立下了汗马功劳。一些私营企业更是把档案作为企业的一种资产来看待，从一成立就建立了档案管理的规范，有的高技术企业还充分利用电脑等现代办公设备来管理档案。
二是档案的门类更多、更完整。从调查的情况看，各个企业对档案的收集工作十分重视，基本上所有在生产、经营活动中形成的资料都能完整的保留下来，并根据自身的需要设立了更为细化的门类，档案体系更为严密。云南金碧制药有限公司除有文书档案、技术档案、会计档案外，还结合工作实际，建立了配方档案等。XX诚鑫工贸公司的客户档案、供应商档案只有公司高层少数人掌握，确保了公司的商业秘密。
三是重科技、会计、经营档案，轻文书档案。在所有被调查的企业中，普遍存在这种现象。XX德胜钢铁公司是由原禄丰钢铁厂改制成的民营企业，在改制过程中，原禄丰钢铁厂留下的档案，新企业仅留下了部分科技、会计档案，文书档案交由当地社区工作站管理，州档案局和禄丰县档案局派出业务骨干，又聘请了部分退休人员苦战三个月才将这部分档案整理完毕。
四是从国有企业改制来的非公经济组织，档案工作欠帐过多，难以理顺。改制前的国有企业，大多经营困难，有的长年停产，无力再顾及档案工作，改制后有的企业因生产经营需要，投入一定资金将原来的档案进行整理，作为新企业档案的组成部分，如云南金碧制药有限公司；
有的企业只接收部分原有档案，如XX德胜钢铁公司；
有的则将原有档案全部交档案馆，如元谋糖厂。不论何种方式因这些档案大多都是多年积压而来的零散文件，整理起来十分困难，XX州档案部门投入了大量的人力、物力、财力。到2009年年底，XX州列入省上考核的311户国有改制企业已经完成历史档案整理工作的有305户，占改制数的97.75%，全州各级档案部门共接受国有企业改制档案75254卷。
五是在改制企业中人事档案管理得到空前重视。在改制企业中，由于涉及到人员安置等问题，查阅人事档案的人员剧增，因人事档案管理混乱造成工作被动的情况屡见不鲜，甚至因人事档案不全或遗失造成企业损失的情况也存在，因而所有改制企业均对人事档案管理给予了高度重视。
六是现行的档案工作规范不能适应非公经济组织的档案工作。目前在实施的各种档案工作业务规范大多是根据机关或国有企业的情况制定的，各类非公经济组织在开展工作时普遍觉得不能适应工作。
七是专业人才匮乏，管理手段落后。在所有被调查的企业中，只有云南万裕药业有限公司有1名专职档案员。全州的民营企业只有少数人人参加过档案部门组织的业务培训。在管理手段上只有少数电脑公司和房地产企业用计算机管理档案，其它的都是手工管理。
八是利用需求的重点主要集中在以下几个方面。政府的相关行业政策和税收政策；
市场动态和行业动态；
要求图书、档案、情报一体化。
针对以上的特点，我们经过认真分析，将全州的非公经济组织分为五类，第一类：由国有企业改制成的民营企业，以XX德胜钢铁公司为代表；
第二类：由国有企业改制成的股份制企业，以云南金碧制药有限公司为代表；
第三类是私营企业，以XX诚鑫工贸公司为代表；
第四类是跨国企业集团，以云南万裕药业有限公司为代表；
第五类是个体工商户。州档案局选取了万裕药业、汇通地产、滇能公司作为试点，各县也选取1至2个企业为试点，南华县为华泰龙宾馆、嘉鑫宾馆、红枫叶制衣有限责任公司，大姚县以云南金碧制药有限公司，禄丰县以XX德胜钢铁公司，元谋县以元谋糖厂为试点，通过试点掌握了民营企业档案工作的基本规律。从2004年起，州县两级档案部门积极引导民营企业开展了建档工作，目前上述这些民营企业均已建立起了规范的档案工作。
三、实事求是，分类指导
通过试点我们发现，民营企业的档案工作有其自身的特点，套用机关、科技事业单位的做法不能满足民营企业的实际，必须本着实事求是的原则，加强引导，分类指导，才能收到较好的效果。为此我们对第一、二类企业采取主动介入，及早准备的办法，与州县企业改革领导小组办公室密切配合，在开展企业改革、改制的同时将档案工作一并纳入，州档案局与州企改办联合下发了《关于在企业改革改制中做好档案工作的通知》等文件，对改革改制企业的档案工作进行了安排。同时我们加强了执法检查，于2003年专门组织了一次针对改革改制企业的执法检查，对检查中发现的问题及时向州政府进行了汇报，州政府极为重视，拔出了16万元专款专门用于改革改制企业的档案整理。州县档案局及时派出专人深入到各个企业进行指导，企业也安排了相应的人员和场地，经过几年的努力，大部分改革改制企业的档案已整理完毕，如原禄丰钢铁厂的档案经档案部门与经贸局的共同努力和艰辛劳动，共“抢救”整理档案4000余卷，并且这些档案在以后的工作中发挥了较好的作用。整理好的档案有的全部移交州县档案馆保存；
有的部分移交档案馆保存，部分留在民营企业中，作为民营企业的资产；
有的则全部留在民营企业。到2009年年底，XX州列入省上考核的311户国有改制企业已经完成历史档案整理工作的有305户，占改制数的97.75%，全州各级档案部门共接收国有企业改制档案75254卷。
对第三、四、五类企业我们采取积极引导的方法，向这些企业宣传《档案法》、《云南省档案条例》的相关规定，宣传开展档案工作的好处，开展档案工作须要的条件，每年我们都抓住执法检查、社科知识宣传周等有利时机，印制宣传材料广泛宣传。对要求档案部门指导的企业我们做到积极、主动、热情，为企业着想。滇能公司、万裕药业等民营企业一提出要开展档案的想法，我们就派出了作风好、业务强的业务骨干到企业进行指导，有的企业对开展档案工作投入了大量的人力、物力、财力支持。据不完全统计，至2009年滇能公司共整理形成6个电站的科技档案3200卷，文书档案70多盒。百草岭药业共整理形成档案100多卷（盒），万裕药业的专职档案员还是州档案局培训好后推荐给该企业的。在指导中我们注重为企业着想，一切从企业的利用需求出发，不论是制定规章制度还是具体的整理工作，都按企业的要求，能简化的尽量简化，能节约的尽量节约，使企业能在最短的时间内就看到开展档案工作的好处，从而调动他们的积极性，自觉、主动地搞好档案工作。
为贯彻落实国家档案局、国家发改委、中华全国工商业联合会2006年2月13日下发的《关于促进民营企业档案工作发展意见的通知》的文件精神，以及《国务院关于鼓励支持和引导个体私营等非公有制经济发展的若干意见》（国发（2005）3号），进一步推动民营企业档案工作发展，鼓励和引导民营企业建立健全档案，XX州档案局、工商业联合会于2006年12月20日联合下发了《关于做好民营企业档案工作的意见》（州档联发〔2006〕2号），使我州的民营企业档案工作有了统一的思想、规范性的意见。
为了认真贯彻国务院《关于鼓励支持和引导个体私营等非公经济发展的若干意见》，帮助非公有制经济企业依法加强档案管理，提高档案管理人员的业务素质和管理能力，使档案和档案工作为我州非公经济的壮大和发展服务，州工商联、州档案局于2006年联合举办了州级非公经济企业专兼职档案管理人员业务培训班，通过这样一些措施，引导、指导一批档案基础好、意识强开展档案工作，进而影响和带动了另外一些民营企业开展建档工作，加强了档案部门对民营企业档案工作的力度。
通过几年的努力，目前我州的民营企业档案工作取得了一些成绩，一些民营企业主动到档案部门要求指导，应该接收进档案馆保存的档案已基本接收到档案馆，档案部门求真务实的工作作风也得到了各个企业的好评。
四、几点体会
非公经济组织的档案是国家档案资源的组成部分，其档案管理、利用的好坏从一个侧面反映了一个地区档案工作水平，引导民营企业开展好档案工作，是档案部门为经济建设服务的具体体现，经过这些年的工作，我们体会到，要做好民营企业档案工作，必须注意以下几方面的工作。
首先要在观念上创新，要树立民营企业档案也是国家档案资源的重要组成部分的观念，把引导企业开展档案工作作为我们义不容辞的责任，使民营企业档案工作与机关、国有企业档案工作同步发展。同时要树立市场观，在开展档案工作的同时要注重面向市场，为市场服务，企业才有动力开展档案工作。
其次、要加大宣传工作力度，使企业了解《档案法》、《云南省档案条例》的相关规定，让非公经济组织及其法人充分认识到民营企业的档案有可能有的是属于国家所有的，不完全是私人财产，必须按法律规定来对待档案工作，促使其走上依法治档轨道。
第三、在管理模式上要创新。民营企业的档案工作与国有企业的档案工作有很大的不同，要本着“一切从利用出发，量力而行，适当超前的”原则，充分调查他们的利用需求，从利用的角度来开展好收集、整理等项工作，按照非公经济组织的实际，不搞一刀切，有条件的设专门库房，专职人员，没有条件的有专门装具、有人负责即可，只要建立起相关的规章制度并按章办事即可，最好充分考虑工作发展的趋势，留有一定的发展空间，为将来的工作打下良好的基础。
第四、在管理制度上要创新。要针对非公经济组织中档案数量不断增多，门类细化，利用要求高等特点，制定专门针对非公经济组织的档案业务规章制度，使非公经济组织的档案工作能有一定的规范，按一定的标准开展工作。对于非公经济组织中属于国家所有的档案，各级档案部门要及时接收进馆，并积极开展面向非公经济组织的档案寄存、档案代理等工作，努力为非公经济组织提供服务。
第五，要在管理手段上创新。民营企业的档案管理因档案种类多、利用要求高等特点更迫切要求用现代化的办公设备来管理档案，因而在指导中可以适当超前，指导企业用计算机等现代化办公设备管理档案。
五、存在的困难和问题
第一，民营企业自身对档案工作的重视和认识还不够。许多民营企业，特别是规模不大的企业对档案工作的认识和关注尤为不够，认为自己企业里的档案工作可有可无，部分规模大的企业也或多或少存在此类问题，造成民营企业档案工作被动落后。认识不到企业自身的档案就是企业的重要资产和信息资源，对民营企业自身提升整体管理水平、规避市场风险、提高经济效益、调解商业纠纷、解决债权债务等矛盾，创造企业良好的信誉，促进企业发展具，为企业做强做大有着极其重要的作用。这种企业内在的、根本性的认识不到位是制约做好民营企业档案工作最主要的障碍。
第二，档案部门不能对民营企业的档案工作进行有效的监管。由于体制的原因，在社会主义市场经济条件下，档案行政管理部门对民营企业档案工作只能采取引导、服务的形式，不能进行行政干预，而绝大多数民营企业经营者往往只注重现实经济效益，而忽略档案管理，从而造成了民营企业档案工作与企业发展不同步的现状。
第三，州县档案部门人员少，制约着开展民营企业档案工作的力度。在州一级档案部门从事对外业务指导工作的人员就只有3-4人，要完成两三百家州级机关单位的业务指导工作、八项工程、八号令的审批，还有完成农业农村、集体林权制度改革改革档案、重大工程项目档、企业档案以及大量的日常事务工作。县一级档案部门，许多县市包括局长只有5-7人，却要完成档案查阅利用、接受、机关业务指导、集体林权制度改革档案、重大工程项目档案等工作量巨大各项业务工作，所以感觉人手特别紧张，对上级的业务工作几本处于疲于应付的情况。
总之，尽管民营企业的档案工作还存在一些问题，但总体发展情况良好。全州各级档案部门紧紧围绕各级委、政府积极鼓励，支持和引导民营企业、个体经济等非公有制经济发展的工作思路，加强开展对民营企业档案工作的引导、指导和服务工作。积极引导和激发民营企业等非公经济组织建档、用档、管档的需求，按照“依法治档、强化服务、发挥效益”档案工作的思路，加大对各级各类非公经济档案工作的管理、监督、指导、培训、服务的力度，以促使我州非公经济的档案工作更好地服务于非公经济，为我州非公经济的发展壮大服务好，为地方经济建设做出更大的贡献。
二○一○年五月十日
