企业信息管理一体化初探

时间：2021-01-20 08:06:25　来源：柠檬阅读网本文已影响人

    随着改革开放的深入，企业正朝着产权清晰、权责明确、管理科学的现代企业制度方向发展。如何适应新形势，让档案管理工作更好地服务于企业的发展，成为当前企业档案管理工作的一个重点。笔者根据档案、图书、情报资料管理的特点，就企业信息管理一体化作初步探讨。
    所谓“信息管理一体化”就是把企业内部档案、图书、情报资料纳入到企业信息管理机构中，以实现企业信息资源的统一管理。具体地说，就是把企业所有的档案、图书、情报资料作为一个有机整体集中到企业信息中心，由企业统一组织管理，并使三者有机地结合起来，以实现企业信息资源共享和综合利用。

    实现信息管理一体化的优越性
    1.有利于维护档案信息的完整。一个企业的全部档案是一个全宗，应实行集中统一管理，以保持档案之间的有机联系，发挥其整体优势，有利于改善、保证档案的质量，提高工作效率，更好地协调档案、图书和情报资料工作，加快实现档案信息管理的规范化和现代化。
    2.有利于企业进行科学决策。科学决策是现代企业管理的关键。企业要进行科学的决策，就必须掌握来自市场及企业内部科技、生产和经营管理过程中产生的各种信息。企业的各类档案，是反映企业全部活动的真实记录，是最可靠的信息资料。企业档案实行集中统一管理，能充分发挥企业档案信息的作用，以全面、系统、准确的信息为依据，为企业领导进行科学决策提供参考。
    3.有利于企业档案的有效利用。实现档案、图书、情报资料等信息的一体化管理，有利于信息资源的共享，全面系统地为需求者提供所需信息，而且还可以开展技术交流协作和发展对外横向联系，这样就可加快信息的传递速度，极大地提高利用率。
    4.有利于实现档案管理现代化。档案信息集中统一管理后，对企业全部档案、图书、情报资料各项工作按规范化、标准化的要求进行管理，实行统一分类、统一编号、统一著录、统一标引、统一编目，从而为电子计算机应用于信息管理工作打下基础。

   实现信息管理一体化的初步方案
    做好信息管理一体化应注重“四个统一”：
    1.统一领导。企业内部的档案工作管理体制，应坚持“集中统一”管理和分级负责的原则，建立信息管理一体化机构，即“科技信息中心”。把企业档案信息工作列入企业发展规划和计划，建立档案工作机制，完善档案管理网络，统筹规划档案、图书、情报工作，并要求在机构、体制、人员、经费、设备、制度、措施等方面都实行综合管理，使一个单位档案、图书和情报资料在结构和层次上统一、协调，实现整体功能的优化。
    2.统一制度。企业档案实行一体化管理必须建立健全统一的档案管理制度。具体地说，档案管理制度的制定要从档案的收集、整理、鉴定、保管、利用等环节上，根据有关规定统一制定各种门类和载体的档案管理制度，同时相应地采取一系列具体措施进行考核和奖惩，以保证各项规章制度的落实。
    3.统一标准。档案管理标准化是实现档案科学管理的重要基础和前提条件，是对档案管理业务、技术活动中重复出现的事物和概念，如案卷质量标准、分类标准等，制定科学的、统一的规则和技术规范，使其具有统一性、规范性、互换性。
    4.统一利用。保存档案的根本目的就是为了利用。科技信息中心要有目的、有组织地对整个企业的档案信息资源进行开发利用，开展技术咨询服务和技术交流、技术协作等，有针对性、有选择性地对档案和其他信息进行综合和分析。为领导决策和各部门开展工作服务，运用财务、人事档案为企业深化改革服务。企业档案、图书、情报资料一体化管理后，信息中心应密切关注并参与企业的各项重大活动，做好定向服务、搞好预测超前服务、记录备案自觉服务、开展咨询直观服务。
    企业向前发展，对信息的需求在不断扩大和变化，“信息管理一体化”作为档案管理前进的方向，也在不断的发展和完善中，这需要更多同仁来努力探索，为企业决策提供多层面的信息支持。

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