科技期刊定稿会的模式探索
时间：2023-04-09 20:30:05 来源：柠檬阅读网 本文已影响 人 
王旻玥
(湖北工业大学《中国机械工程》编辑部，湖北 武汉 430068)
“三审制”是控制科技期刊学术质量的基础。根据国家新闻出版署印发的《报纸期刊质量管理规定》：报纸、期刊出版单位应当落实“三审三校”等管理制度，加强业务培训，保证出版质量。科技期刊的“三审制”由各个编辑部根据自身情况设置，通常包含编辑部初审、同行评议、主编终审等环节，以此保证期刊稿件的学术质量[1]。在稿件录用前，编辑部会进行定稿，即我国科技期刊普遍采用的“三审一定”制[2]。
武小琳[3-4]指出，定稿是将审稿评价与刊物的发表要求对比，在综合专家评价的基础上，结合学科现状、办刊方针和报道范围对稿件进行选取。专家对文稿的评价标准具有随机性、局限性、相对性、主体性；
而定稿是对专家所作评价的再评价，它的评价标准具有稳定性、确定性、宏观性、模糊性、组织性。定稿还具有对审稿的纠偏功能。
定稿环节若由主编一人决策，则和审稿环节类似，容易带有主观性和局限性，召开定稿会是许多科技期刊采用的定稿方式。定稿会对审稿质量的提升效果和对作者投稿体验的影响受到多种因素作用。本文分析了定稿会的形式、参会人员、上会稿件范围、会议周期等因素对定稿会效果的影响，总结了定稿会的多种模式以及相应的优缺点，提出了通过改进定稿会模式，促使审稿过程提质增效的建议。
定稿是稿件录用前的一个必要环节，其中包括对审稿意见进行完善和纠偏、对比判断稿件是否和期刊录用标准相符这两个步骤。定稿会的召开有多种形式。
1.1 稿件终审前和终审后的定稿会
有的期刊在“三审”后利用定稿会纠正“三审”评价的偏差，尽量弥补审稿的主观性、随机性和局限性[4]。有的期刊将主编签发与定稿同步进行[5]，在定稿会上确定稿件去向是录用或退稿。这样能直接缩短稿件从收稿到录用的周期。这种定稿会实现了稿件筛选和签发。
另一种定稿会，安排在同行评议后、稿件返修前，定稿会实现了稿件筛选和分类，不直接录用签发。同行评议通过后的稿件上会，在会上将稿件分为优先发表、常规发表、改后复审、直接退稿几个类别。对于外审评价特别优秀且与刊物重点报道方向相符的稿件，考虑优先发表；
对于外审通过，评价较好且在刊物报道范围内的稿件，考虑常规发表，会后稿件只需小修(如文字性的修改)即可录用；
对于研究内容与刊物报道方向相符，外审肯定了稿件研究内容的创新性与实用性，但文章需做结构性调整(如需重新采集数据、补充实验等)，可能影响关键内容的稿件，会上确定对修改回来的稿件的预期目标，改后送专家复审，如果修改不达标仍不考虑录用；
与同期上会稿件相比，外审评价相对较差的稿件，作退稿处理。这类定稿会相当于选稿会，会后还有相当数量的稿件需要经过修改后再送复审，复审通过后再经主编签发。这类定稿会优势在于能给部分作者节省时间，对外审结果不佳、与同期稿件对比结果不理想的直接退稿，不耽误作者修改后另投他刊；
劣势在于定稿会没有和主编签发环节集成，每篇待录用的稿件需要主编处理两次，而且定稿会上的待评议稿件较多，主编的工作量大、耗时较多。
1.2 线上和线下的定稿会
一般定稿会由主编或副主编主持，召集学科编辑和各学科专家(如编委、审稿人)参加会议。编辑部在定稿会前整理参会稿件的相关信息形成稿件清单，提供给每一位参会专家，会上由相应的负责人介绍稿件的内容和审稿意见，其他人可以提出任何与稿件有关的疑问或建议[6]。
在疫情期间，许多期刊的定稿会由现场开会转为远程视频或语音会议(即线上会议)[5]。线上会议借助即时通信软件和共享文档，不受场所限制，可以应对疫情等突发情况，在特殊时期具有不可替代的优势。另外，参会人员可以省去路途往返耗时，有利于距离较远的专家参会；
会议如需邀请知名专家参会，线上会议更有可能利用专家的碎片化时间完成。线上会议的劣势是所有会议资料上网，保密性相对较差。解决保密性问题的方法是，会前准备的稿件清单只给出有限信息，如文题、摘要、审稿意见，略去作者信息和审稿人信息，会上再给出论文的全文信息，且与作者相关的人员执行回避制度，以免泄露信息使判断有失公允。
在个别人员不方便参会的情况下，也可以考虑线上+线下的会议形式，稿件清单准备纸质和在线文档两个版本，会议现场启用即时通信软件的一个客户端，远程参会人员分别使用各自的客户端，即可实现线上和线下同步参会。
许多定稿会强调学科专家的作用，邀请审稿人和编委参会，人数和地域分布根据刊物的不同而有所差异。参会人数多的定稿会召集难度较高，但定稿结果相对更准确；
人数较少则更容易组织会议和确定时间。定稿会有学科专家的参与，一是可以对稿件质量再次把关，相当于增强了同行评议的可靠性，能辅助编辑部作出更合理的决策；
二是加强专家和编辑之间的交流理解，使专家认可期刊的工作，增强专家对期刊的凝聚力，有利于组约稿工作的展开。对作者而言，更多合理的审稿意见有助于修改时提升文章质量，学术意见的交流也有利于个人学术水平的提高，即使稿件被退也愿意再次投稿。定稿会对学科专家的意义在于：(1)加强专家之间的交流学习，明确本人审稿和他人审稿的相似之处或差异所在，提高审稿专家的整体审稿能力，同时促进学术交流，共同进步；
(2)使专家更理解期刊的录用标准，有利于专家投稿、约稿等工作的展开；
(3)越是参会人员多、范围广的定稿会，越能显示会议的公开透明，有效避免滋生人情稿，增强杂志公信力[5]。
值得注意的是，学科编辑也是定稿会中的重要角色。学科编辑参与了稿件的初审和同行评议环节，根据对稿件内容和审稿人偏好的了解，在定稿会中应尽可能客观、全面地介绍稿件情况，帮助参会人员作出决策。学科编辑的存在有利于统一不同学科方向之间的录用标准，明确期刊定位，强化期刊特色。学科编辑参与定稿会有利于编辑个人能力的提升：通过与专家交流，追踪学术前沿；
不同学科的编辑之间交流，有助于交叉学科的稿件的处理。与此同时，参与定稿会也增强了编辑的“互换性”，例如当学科编辑与稿件作者关系密切需要回避时，替补编辑也可以选取合适的审稿人，推进同行评议环节。另外，编辑之间的信息交流还有助于刊物专家库的更新与维护，例如审稿人的研究方向是否有变化、当前状态是否适合审稿等都可以在会上得到一次梳理。
笔者认为，有条件执行大范围的定稿会(邀请学科专家参会)固然是好，小范围的定稿会(不提前邀请学科专家)更易实施，同时也可以完成定稿会的基本功能，即稿件分类和筛选。对外审专家意见存疑(如多位外审意见差异过大)或无效审稿(如复述文章摘要、模式化夸奖、无建设性意见)的稿件，在定稿会前即可对单篇稿件追加审稿人，给出补充意见，相比于在定稿会时广邀专家讨论，显然追加审稿人的操作更有针对性且效率更高。关于不同审稿人对刊物录用标准的把握，也可以由编辑在会后提醒相关专家修正评审尺度。
定稿会的稿件范围关系到参会人员的工作量和会议时长。如果集中所有稿件于定稿会上讨论，优点是相对公平，不容易出现因个人主观的评价标准不同而导致误判；
缺点是稿件量大，会上稿件过多，会议时间过长，容易模糊焦点，使得有争议确需讨论的稿件得不到足够重视，导致定稿会失去最重要的功能而流于形式。
定稿会的稿件不宜过多，更合适的做法是“去头掐尾”，同行评议后的稿件由学科编辑提交主编提前分类，对外审评价优异的稿件直接返修，评价明显偏低的稿件直接退稿，不耽误作者时间，提升作者的投稿体验。这个环节增加了学科编辑和主编的工作量，但是定稿会上仅讨论剩余稿件，会议时长缩短，总体效率更高。
刊物根据刊期和投稿量按照固定周期召开定稿会，便于把握用稿量，控制稿件刊发周期。
不固定周期的定稿会时间灵活，有的期刊定稿会将通过编辑初审和同行评议的论文累积到一定数量后进行筛选[7]，有的期刊按照约稿主题召开定稿会[8]。
无论是固定周期还是不固定周期的定稿会都存在一定程度的稿件积压的情况。
为尽可能不积压稿件，加快稿件流转，根据上文分析，可在定稿会形式、参会人员、稿件范围、会议周期等影响因素中均选取更高效的选项，在稿件返修前、结合线上工具、以学科编辑为主体、部分稿件参会、不固定会议周期，形成“流动定稿会”。《中国机械工程》编辑部就此展开了实验并多番改进，以下给出一种较为高效的定稿会执行流程。
(1)准备工作：建立定稿会群，新建腾讯文档，每篇通过同行评议(含加审)的稿件由所属学科编辑在腾讯文档登记稿件相关信息，定稿会群内成员皆可查看修改，即时更新，如图1所示。最近通过同行评议的稿件置顶，依次向下排列，主编不定期登录稿件系统查看相关稿件详细信息，筛选出直接返修和直接退稿的稿件，在表格中下沉，不上定稿会讨论。主编每次处理后登陆并更新处理日期。表格可以清晰地反映需要上会的稿件情况，到定稿会前即可形成稿件清单。
图1 定稿会的稿件清单
(2)会上讨论：按照稿件清单顺序展开讨论，根据审稿意见等详细信息并对比期刊要求，确定稿件分类；
审稿专家信息更新与维护等。
(3)会后统计：编务登记稿件分类结果，统计各类稿件数量；
编辑按需联系审稿人。
这种定稿会不仅时间和形式灵活，便于参会人员利用碎片时间操作，互相督促完成，而且利用共享文档生成的稿件清单的信息透明，去向明确，可防范人情稿；
也便于编务统计阶段性的数据，安排后续操作。最关键的是，作者的等待时间减少，提升了作者的投稿体验。本刊编辑部的实践经验表明，相同时间间隔下，改进前的定稿会每次约耗时3h，而改进后会议耗时约为1h，会议时长明显缩短。这种定稿会集成了上文分析的许多优点，但是缺点在于动态、离散地多人多次填表，造成遗漏、重复填写等问题的可能性更大，因此建议每一次定稿会前由编务督促编辑登记信息和主编及时给出意见，核对稿件齐全无误，会后跟踪稿件去向。
本文讨论了科技期刊定稿会形式、参会人员、上会稿件范围、会议周期对定稿会效果的影响以及各种定稿会模式的优缺点。根据本刊编辑部的定稿会实践经验，总结出了一种高效的流动定稿会的模式，在编者和审稿人能承受的精力投入条件下，保证审稿质量并且较好地控制审稿周期，以期作者得到更好的投稿体验。
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