高职院校突发事件档案管理工作初探
时间：2023-01-19 21:30:14 来源：柠檬阅读网 本文已影响 人 
刘艳春
（泰州职业技术学院，江苏 泰州 225300）
高职院校突发事件是指在高职院校的教育教学管理中突然发生的自然灾害、事故灾难、公共卫生、学校安全等事件，此类事件无法预测，造成或可能造成社会危害和重大影响，需要采取应急处置措施予以应对。有些事件虽未发生在高职院校内，却与高职院校中的人或事有密切联系，影响着高职院校正常教学生活秩序。在突发事件的形成和应对过程中，直接形成一些对学校、社会具有保存和借鉴价值的实物、图文、影像等，这些不同形式的记录是高职院校突发事件档案资源体系的重要组成部分，对于总结高职院校突发事件的规律和经验，实现存史、资政、育人价值具有重要意义。
2008年，国家档案局出台了《档案工作突发事件应急处置管理办法》，明确要求：“国家档案主管部门应当建立健全突发事件应对活动相关档案收集、整理、保护、利用工作机构”，这表明推动建立健全突发事件档案的管理工作机制已经成为一项法定要求。在该办法的指导下，档案部门制订了一系列的突发事件应急预案，对于应对各类重大突发事件起到了积极的作用。多年来，档案学界的学者们也肯定了突发事件在档案馆藏资源建设中的重要价值和特殊意义。
2020年12 月，国家档案局第16号令公布了《重大活动和突发事件档案管理办法》，自2021年6月1日起施行。突发事件档案在我国档案管理规章中首次以专项形式出现，这是继2008年汶川大地震后档案业界由实践到理论的提炼，更是一次专业的业务指引。而高职院校突发事件档案管理研究也是高校档案人面临的新课题，具有至关重要的现实意义。
高职院校重大突发事件发生的主要原因：一是外部原因。无法抗拒的自然灾害导致高职院校发生重大突发事件、传染性极高的病毒引起的群体性感染等。二是内部原因。因分配制度或人事改革导致的矛盾冲突引发的重大突发事件；
由于管理疏漏引起的食品安全和实验室安全事故等。三是个体原因。师生中由于家庭、特殊经历等原因引发的性格缺陷或心理疾病并由此引发对其他个体的伤害、因为意外而发生的重大伤害、因为网络诈骗受骗而引发的人为伤害。
近年来，高职院校突发事件频频发生，一旦发生传播迅速而广泛，引起的社会关注度极高。突发事件发生时，学校往往是疲于解决事件善后和网络舆情管理，希望尽快消除重大突发事件的负面影响，而忽略了对相关事件的记录。多年后，由于没有详实记录，史实被冲淡，只能通过碎片化的信息和记忆进行收集与整理，无法精准记录事件的全貌，人们无法很好地从已经发生的事故中汲取经验教训，非常容易重蹈覆辙。因此，细化并完善档案编研工作，对高职院校应对和处理突发事件能力具有较强的借鉴意义。
一是研究特点，科学分类。通过深入钻研高职院校突发事件档案的特点，为不同类型的突发事件档案进行编研，形成一套科学分类体系。正如《鼠疫》作者加缪所说：“人类能在这场病毒和生活的赌博中赢得的全部东西就是知识和记忆”。档案编研的内容主要包括高职院校突发公共安全事件发生经过、发展过程中形成的各类文件、图片、视频、数据、实物等档案材料，将它们分门别类进行编研、挖掘有价值的档案信息。因此《办法》中强调突发事件档案应设立专题管理、建立专题目录、设立专题数据库。
二是建立规范，系统化指导。与一般档案不同的是，发挥警示作用是高职院校突发事件档案的突出意义。由于突发事件有较强的综合性，且形成领域多元化、涵盖内容广阔，亟需制定一系列的编研规范来指导编研工作，对材料内容、档案类型、编研角度、观点立场等都必须建立明晰的工作规范，以帮助师生全面了解突发事件的全貌。
三是深层次开发，强化宣传应用。档案编研是在收集、整理、汇编的基础上，通过分析、研究，提炼符合某一专题要求的编研产品。档案工作人员在实际操作过程中难免会因为缺乏突发事件深层次分析的专业知识而在深度编研过程中遭遇专业瓶颈，阻碍工作推进下去。面对繁多而琐碎的档案素材，很难精准捕捉到高价值的选题。这时，就需要引入多方协作、各方合作机制，积极与各领域的专家学者进行沟通交流，寻求指导，对相应的档案材料进行概括总结，并且利用微信公众号、抖音等现代化的媒体向公众宣传，提醒大家引以为戒。
一是全面汇总信息，提高防范意识。档案部门要在日常工作中加强对典型突发事件档案材料的搜集和研究，及时编研汇总。通过档案案例分析，深入挖掘每个突发事件的特殊性和普遍性，抓住主要矛盾，制定相应措施，并且及时通过校报、校园网、微信公众号等媒介告知教职工和学生，提高大家的防范意识和突发事件的应对能力，尽可能减少损失。
二是建立沟通渠道，稳定师生情绪。突发事件发生后，师生处于焦虑、恐慌中，档案工作人员要及时把突发事件发生的过程和走向、应对措施的资料、数据、图片等进行汇总，通过校园网络、办公系统、宣传册等载体，把校方应对突发事件的决策和建议第一时间传递给师生，努力消除师生对突发事件的恐惧感，并且创建应急沟通平台、安排专业心理医生，及时解答师生疑问、进行心理疏导，有利于加强师生对方案和措施的认同感和归属感，从而积极配合学校所采取的方案和措施。与此同时，档案部门应结合突发事件，及时对档案信息进行解读和认识，进一步提炼、升华，分析灾难中的人性表现和道德伦理表现，引发沉思和共鸣。关于灾难的记忆虽然不能立竿见影地帮助师生解决实际生活中的痛苦，但正是因为我们思考灾难，剖析灾难，采取不回避的态度，就一定能够获得勇气和力量，使心灵得到慰藉，在今后面对突发事件时更加笃定。
三是系统化支撑，保障突发事件灾后教学和生活秩序。突发事件发生后，高职院校档案部门要根据突发事件的特点，确定种类和性质，及时调取相关专题资料，借鉴有用的措施，为高效、科学解决突发事件做好信息支撑，稳定局面、减少损失，尽快恢复正常教学运行。
一是建立突发事件档案收集制度，变常态为应急。首先，突发事件档案管理领导机构应及时与相关突发事件工作机构建立联系，保证全面及时地收集相关档案资料。由于突发事件的突然性和涉及部门的广泛性，需将突发事件档案收集管理纳入本单位和各部门的工作职责中，根据党和国家的管理规定，运用专门的征集办法和接收制度，将突发事件档案的收集纳入到各部门和各部门兼职档案员的工作范围和工作职责中，从而保护学校和相关利益者的合法权益。
二是注重突发事件档案归档的时效性，变静态为动态。突发事件具有不确定性，当事件发生时，高职院校档案部门应迅速响应，第一时间制定突发事件档案收集通知，明确收集范围及标准，在时间紧、任务重的形势下，可以成立党员攻坚小组，充分发挥党员先锋模范带头作用。档案材料的归档贯彻突发事件的事前、事中、事后的全过程，意义重大，事前材料包含：此类事件国家层面、行业层面的法律法规和行业标准，本学校的内部规定与文件。事中材料包含：突发事件发生的具体过程、造成的人员伤亡、财产损失相关数据、图表、图片；
事件处理时相关专题会议记录等。事后材料包含：采取的应急措施、救助过程、赔偿过程、事件总结和人员定责等相关材料。
三是要重视预防，提高档案应急管理的社会影响力，变被动为主动。首先，要加强突发事件档案宣传教育，增强和提高师生员工档案的危机认识。充分利用互联网，加强对《中华人民共和国突发公共事件应急法》、《国家突发公共事件应急总体规划》、《办法》等有关法律法规的宣传，提高公众突发事件档案意识，充分调动社会各方面力量，重视高职院校突发事件档案管理，形成良好的社会合力。同时，鼓励公众积极参与档案应急管理，在档案门户网站、地方公众号、各大报刊上提供应急指导信息和具体措施，引导师生知悉，提高和增强全社会对档案的认识。另外，加强全员培训，提高突发事件档案意识。档案部门要结合各岗位实际情况，制定多样化的突发事件档案宣传教育方案，充分发挥主观能动性，通过法律法规宣讲、会议精神传播、讲座、警示教育录像、实地考察等多种形式，寓教于乐。
四是注重加强突发事件专业性研究，变单一为全面。首先，加强突发事件应急预案的专业准备，提高突发事件档案专题专项的针对性。在编制突发事件档案收集范围时，要根据事件特点，进行广泛的调查研究，从实际出发，因地制宜，加强专业化、严密性的准备。突发事件档案编制人员还应具备相当的专业素质，严格人才选拔标准，建强档案管理人才队伍，提高档案工作者的专业素质，引入专家学者协作机制，共同做好突发事件档案的收集、整理、编研。
五是加大对突发事件档案收集责任和义务的宣传力度，变幕后为台前。要提升分管领导和专兼职档案员队伍对突发事件特殊性和矛盾性的认识，避免发生人为因素导致的档案缺失和损坏，及时对照各类法律法规对事件的全过程进行档案跟踪管理，并且及时录入电子系统，防备个别人员害怕因事件影响自身利益而人为破坏材料信息情况，确保查阅资料不受时间和空间的限制。与此同时，要充分利用校报、校园网、微信公众号等媒介宣传突发事件的警醒意义，营造良好氛围。
六是加强突发事件的档案资源开发力度，变管理为服务。通过档案整理编研、制作专题视频、组织陈列展览等形式，定期组织师生观摩学习，形成常态化警示教育，充分发挥突发事件档案价值，于潜移默化中提升师生应对突发事件的能力，从而提升高职院校档案部门的大局意识、服务意识、合作意识和创新意识，能够在突发事件中找规律、补短板、强能力，有效减少或避免突发事件的发生，或让已发生的事件降低伤害和损失。
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