【建设图书成本精细化管理体系的模式与经验】 精细化管理的基本内容
时间：2019-05-14 03:28:42 来源：柠檬阅读网 本文已影响 人 
摘要：精细化管理的重要组成部分是对每个图书品种的成本进行精细化的管理。通过将业务流程纳入成本管理体系、对成本进行标准化管理等手段，才能建立以财务为核心，以信息化为主要手段的单品种图书成本管理体系。
关键词：成本管理；精细化；业务流程；管控体系
随着转企改制不断深化，各个出版企业不断加强精细化管理，而精细化管理的一个重要组成部分就是对每个图书品种的成本进行精细化的管理，最核心变化体现在会计处理上：一方面对成本类的科目采用了精细的辅助核算功能，另一方面启用了应计生产成本等科目确保了图书成本在时间上与收入能够对应。
但是，会计技术上的提升并不代表成本管理水平一定得到了提高。提高单品种图书成本的精细化管理水平，还要建设以财务流程为核心，涵盖成本控制流程、成本确认流程、成本报告机制、成本监督机制完整的成本管控体系，由此才能以会计记账方法的变更带动整个出版企业单品种图书成本管理水平的提升。
本文主要结合北京师范大学出版社在实施单品种图书成本核算过程中关于成本管理的实践经验，探讨以财务为核心，以信息化为主要手段的单品种图书成本管理体系的建立。
一、图书成本管理的基本模式
对图书成本实施精细化管理，首先要对图书成本的发生、确认和处理流程的模式进行归纳，笔者认为图书成本管理流程的通用模式可用图1表示。
1、将业务流程纳入成本管理体系
传统的财务管理模式中，财务部门只有到业务进行完毕，需要做会计处理的时候，才能对业务进行审查。对于业务的确认主要通过查询相关的单据以及部门负责人的签字。
在出版企业完整的成本管理体系当中，财务部门还应该通过规范与成本相关的业务流程来保证成本的管控得力。任何成本的发生，都对应着一定的工作内容，而这个工作内容在企业内一定有相应的业务流程。因此，应对业务流程的管理纳入到成本管理的体系当中。
例如，编辑加工费是由选题发稿的流程产生的，就要把选题发稿流程纳入编辑加工费的管理体系，确保每本书都规范地进行发稿流程，然后根据发稿流程的信息产生编辑加工费信息；编辑加工费的产生是有着完整的流程信息作保证的，不会凭空产生，不会重复，不会遗漏。
2、对成本进行标准化管理
将业务流程纳入到成本管理体系一方面可以确保业务的实际发生，另一方面能够明确业务过程中的一些数量信息。对成本进行标准化管理，一方面是连接业务流程与成本信息之间的桥梁，另一方面，财务部门可以通过对成本标准进行管控，从而管控成本。
成本的标准化管理主要有两种形式。第一种是“工价字典”，可用于对所有图书都适用的成本标准，如印刷费、出片打样费等。这种形式的“工价字典”可以由财务部直接制定，并通过信息化的手段使之在信息系统中形成刚性的制度。
第二种形式是由之前的其他业务流程决定的成本标准。这种成本标准一般随着时间的变化或者项目的不同而有差异，例如纸张成本由纸张价格决定，纸张价格由纸张的入库价格决定，稿费的成本由合同中签署的稿酬标准、字数、定价、印数、销量等因素决定。对于此类成本，不但要管理产生成本的业务流程，还要管理产生成本标准的业务流程，例如版税的管理，不但要管理稿费流程，还要管理出版合同、定价审批、图书销售等流程。
3、对业务单据进行确认与计量
业务流程结束后，应在适当的时间对业务单据进行确认与计量，将业务单据转换为成本信息。一般来说，由于采用了标准工价并在图书生产过程中确定了图书的各项成本标准，在图书入库的当月内，除了按销售数量计算的版税之外，都可以进行确认与计量。按销售数量计算的版税可以在入库当月按照假定销售出一定比例的图书计提，也可以根据固定时间间隔图书实际销量计算。
出版企业可以制定相关的规章制度，在月末或规定时间按照一定程序处理业务单据。如果有条件利用信息技术进行处理的话，将会极大地增加该工作的有效性和减轻工作量。
4、以成本明细信息为标准进行账务处理
经过了成本的确认与计量，财务部可以根据这些信息进行账务处理。由于产生这些信息的流程都经过了财务部门的规范与控制，成本信息是可信的。在实际业务中，为了严格控制成本的入账，可以规定财务部门不得通过任何手工的方式录入成本凭证，即使发现数据有问题需要进行修改，也要先修改已确认过的成本信息，再使用信息系统自动生成新的成本凭证。
5、建立成本报表，将信息反馈到项目负责人
完成生产成本的确认、计量、财务处理之后，必须要建立关于图书成本的报告体系。除了建立出版企业层面的成本总体报表之外，还要为每本图书编制成本明细报表，反馈给相关项目的编辑部门负责人以及策划编辑，以便其在掌握成本情况的同时，对成本进行监督。
以上是单品种成本精细化管理的一般模式，在实际操作中，可以根据出版企业的实际情况将业务流程与业务处理模式中的各个环节相匹配，完成对成本的精细化管理。
二、建立精细化成本管理体系实践中要处理的几个问题
1、如何建立核算的单位
单品种图书成本核算，首先要解决发生成本的“载体”是什么。在实际操作中，笔者建议每种图书每出版一次(无论是新书、修订还是重印)，都建立单独的财务卡片，用来记录该图书每版印次发生的成本。这样进行核算的好处，一是每出版一次就建立新的财务卡片，原则清楚，不会产生歧义，可操作性强；二是绝大部分成本以及相关的业务流程在同一个财务卡片上只发生一次，易于管控；三是财务结转成本以及确认图书完工的操作较为明确。
2、何时建立财务卡片
对于一个具有一定规模的出版企业，一年要建立几百到几千个财务卡片，财务卡片的建立是一个很大的工作量。笔者认为，财务卡片的建立有三个原则，一是不能遗漏；二是不能随意建立，要有一定的审批流程作为保证；三是要在所有的成本发生前建立。
在笔者单位的实践中，我们要求无论图书需要再版、修订或重印，都要在任何发生成本的工作进行之前进行立项工作，由策划编辑发起，相关领导审批确认。有了这样的流程保证，我们可以以立项为依据，利用信息技术自动建立财务卡片，保证了财务卡片的全而、准确、及时。
3、建立成本核算体系的业务框架
在成本管理实施过程当中，应用本文提到的模式，还要依据出版企业的具体情况，建立自己的业务流程与成本的对应关系。在笔者单位的实践中，我们根据记账处理的方法不同，把成本初步分成稿费、社外劳务费、社内劳务费、材料费、工价(公司提供劳务的费用)，并把业务流程与各种类型的成本对应起来，如图2所示。
4、提高成本核算相关业务处理的效率
成本核算的精细化必然带来业务流程的复杂化与对原始数据要求的提高，从客观上降低了业务运转的效率。在处理效率问题时，应坚持单品种图书成本管理的目标，绝对不能降低信息录入的标准和跳过信息审查的必要环节。在实际处理中，可以从以下几个方面提高效率：
一是确保同样的数据只提供一次，凡是流程中要求提供的数据，在财务处理时应该从流程中取得，不再重复要求员工提供数据。
二是充分利用信息技术，将能够用计算机自动计算的数据都自动计算。在实践中，笔者单位几乎所有的成本都能够全部或部分通过计算机自动计算，不但大大减轻了工作量，提高了准确度，而且能够在员工心目中建立“系统先进”的思想认识，从而加大其对系统的信任程度和配合度。
三是对不能完全自动处理的信息，要尽量提供辅助决策信息。例如出版合同中的某些备注条款是不能利用信息技术自动计算的，应该在稿费流程中提示相关信息，使业务人员能够在进行流程时方便地获取所需信息。
四是对于已经确认的成本信息，要自动生成相关的财务凭证，提高财务部账务处理的效率。
5、建立成本报告体系
精细化的成本报告是精细化成本管理的标志性产物，成本报告体系建立直接关系到员工对成本精细化管理的评价。笔者单位在实践工作中，除了财务报表项目中各项成本的科目金额外，还编制了“年度成本报表”、“图书总成本报表”、“图书成本明细报表”，并发放到主管部门领导和项目负责人手中。
“年度成本报表”主要反映每个财务卡片在某个年度发生的各类成本金额。用来进行年度的评价与考核；“图书总成本报表”主要反映每个财务卡片在其生命周期内发生的各类成本金额，用来进行一次出版的整个生命周期的评价与考核；“图书成本明细报表”，用来查询财务卡片下所有发生成本的项目、数量、金额等明细信息，并可以关联到产生该成本的业务流程的流转单据上，用来详细分析和监督图书成本。
有了这样的报告体系，出版企业进行成本管理的价值能够体现在各个考评环节上，并且通过信息反馈，形成成本管理整个流程的闭环，使成本管理体系在多方面的监督下不断完善。
