档案保管部门意见怎么写对会计档案保管的几点意见

时间：2019-05-16 03:18:15　来源：柠檬阅读网本文已影响人

　　摘要：会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算专业资料。它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。会计档案是国家档案的重要组成部分，也是各单位的重要档案，它是对一个单位经济活动的记录和反映。建议1、适当延长重要会计档案保管期限；2、充分重视磁性介质会计档案的保管；3、要特别重视操作日志。
　　关键词：适当延长会计档案保管年限;磁性介质保管会计档案；操作日志重要性
　　会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算专业资料。它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。会计档案是国家档案的重要组成部分，也是各单位的重要档案，它是对一个单位经济活动的记录和反映。通过会计档案，可以了解每项经济业务的来龙去脉；可以检查一个单位是否遵守财经纪律，在会计资料中有无弄虚作假、违法乱纪等行为；会计档案还可以为国家、单位提供详尽的经济资料，为国家制定宏观经济政策及单位制定经营决策提供参考。
　　按照1998年8月21日财会字（1998）32号文第四条之规定，各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。
　　在长期工作实践当中，本人积累了一些会计档案保管方面的经验与看法，与同行交流。
　　一、会计凭证、账簿的保管年限
　　按照财会字（1998）32文的规定，会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、会计账簿的保管期限均为15年，本人认为此期限应稍微延长。身边有一具体事例：十七年前，单位收取个人一笔款项，开具收据。后退回，由于涉及人员比较多，所以制成表格形式发放，由于会计人员疏忽，发放时只在表格中签名领款，未收取甲同志收据。多年以后，甲同志持收据索要当初交款，但是，当初领取款项的原始表格已随原始凭证销毁，引起经济纠纷。
　　二、磁性介质保存会计档案
　　一般单位除会计档案保管清册和会计档案销毁清册、行政事业单位决算要永久保存外，其余会计账簿，原始凭证等等，都有其保管年限，最长25年，最短3年。
　　财会字（1998）32号文第十二条，采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。
　　当今，随着计算机的普及，基本上所有单位都采取计算机作为账务核算的工具，所以保存纸质会计档案和磁性介质保存会计档案就显得尤为重要。纸质会计档案有两方面的缺点：第一，按照规定，纸质会计档案要用针式打印机打印，但现在针式打印机用户越来越少，针式打印机缺点是针头宜缺损，打印速度较慢，电子产品淘汰较快，有时配件都不容易买到。本人认为，针式打印机已不太适合大量打印会计账簿的需求。第二，如果采取激光打印机打印，则由于光照、日晒，年代久远等自然原因，很容易造成墨迹脱落等现象。所以，用磁性介质保存会计档案就显得尤为重要。磁性介质保存会计档案必须做到：第一、及时性。磁性介质保存会计档案同一般会计档案一样，平时每月会计结账日要及时备份，这次备份有两个功效，一是为了年底会计总备份（从微机中备份到磁性介质中），二是为了账目如有差错，以备备份恢复。年底账目要统一备份，例如刻录光碟长期保存。第二、安全性。账务备份不能只备份在本计算机当中，假设有病毒侵蚀导致计算机瘫痪无法工作，如果损坏特别严重，那么备份也将丢失，所以计算机备份后刻录光碟尤为重要。
　　三、关于操作日志
　　传统的会计档案指会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算专业资料。一般忽略了操作日志。本人认为，操作日志也应该作为重要的会计档案予以保管。
　　系统日志源自航海日志：当人们出海远行的时候，总是要做好航海日志，以便为以后的工作做出依据。操作日志是会计操作系统中的一个比较特殊的文件，在安全方面具有无可替代的价值。日志每天为我们忠实的记录着系统所发生一切，利用系统日志文件，可以使操作员快速对潜在的系统入侵作出记录和预测，但遗憾的是目前绝大多数的人都忽略了它的存在。
　　操作日志重要作用表现在：会计工作有着比较严格的保密制度，不管从工作角度还是从操作系统角度，都要求保密原则。对于财务使用的计算机，必须经会计主管授权，专人使用，专人设置密码，财务主管和操作人员对使用的计算机安全和操作承担责任。操作日志可以对进入会计软件中的所有操作进行跟踪记录，从而确保所有经授权或未经授权的接触和修改活动都留有痕迹，以提高计算机系统的安全性。其内容应包括操作日期、进入时间、退出时间、操作内容等。也为一旦黑客的光临提供证据。
　　以上只是本人在日常会计档案保管工作中的一点体会，如有不足，敬请同仁指正。

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