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    由一起内部舞弊案件引发的思考

    时间：2020-11-09 08:09:00　来源：柠檬阅读网 本文已影响 人 柠檬阅读网手机站


     
        摘要：文章主要就万事利集团里发生的一起真实案例说起，以民营企业普遍存在的“内部人治管理”造成的内控失效方面的观点引伸开，分析了企业物料管理中存在的内部控制失效的原因，探讨了企业内部存在“集体舞弊”的深层次原因，阐述了“事后控制不如事中控制，事中控制不如事前控制”的观点。同时对集体经济管理中如何加强内部控制，防范舞弊行为提出了建议与看法。
     
        关键词：内部舞弊；
    思考
     
        一、舞弊案件的经过
     
        2009年5月份，万事利家具集团公司，内部审计在进行公司日常检查中发现这样一个怪现象：公司的废木屑销售，每天都是500袋，4000元。审计人员在门卫室发现，公司每天的物资出门联，显示的都是500袋的数量。但是，运货出去的车辆，车辆吨位大小也不一样，装载的高低也不相同。500袋好像不太准确，带着疑问，审计部对公司物料控制部的废旧物资的回收、销售、收款等情况进行了重点审计暗访。查出异常情况的背后是一起舞弊案件。
     
        经暗访，发现管物资的、装卸队、废旧回收公司三方为了回收公司的利益，每次都是报的少，装的多。经过取证，每次装货载800袋左右，实际只上报500袋，每天每车流失2400元。而且，其三方以“躲避高速公路检查”为由，每次出厂都在晚上10点以后，厂子无人的时候。初步测算，一年公司此项损失在80多万。其舞弊的手法如下：
     
        第一，回收公司每次来装货时，基本选择在下午快下班时。以时间比较急，财务快下班为由，先让厂方物资科长开出“500袋，4000元的”的收据。物资科长将4000元与收据同时交到财务后，财务再换出门条，并盖“物资放行章”。
     
        第二，装卸队带着出门条，开始在废旧物资堆放处，装废木屑。因为已经下班，无人去查看，所以，每次都装的很多，因为装卸队是计件工资，装一袋收1块钱，所以装的越多，他们的工资越高，有积极性。一直装到晚上9点-10点多。再凭出门条，出厂。这个时候，因为是晚上，光线也不好，门卫看到有“盖章”的出门联，即便怀疑，也只好放行。
     
        由于管理物资的是公司股东的亲戚，所以这几年也没人敢怀疑。审计部介入以后，为了避免引起不必要的怀疑。一直没有声张，现场暗访了5次，并用摄像机将现场装卸的情况暗地录像。在掌握了足够的证据以后，在一次物资出门时，在门卫室集中了公司几个主要部门，并要求保安配合，直接在出门口截住，并现场复核，在证据面前，物资回收公司的老板、以及装卸队人员都承认了错误，并现场开出罚单，根据先前的合同，对其预交的保证经进行了扣回。对方也只好签字确认。
     
        二、此事件暴露出内部控制的缺陷
     
        经审计调查，物资科废旧物资的回收、分类、登记、过磅、合同、出售、收款、门卫检查等业务流程环节均出现了失控或有章不循的情况：
     
        （一）违反职务分离原则授予或办理业务
     
        按照职务分离原则，某项经济业务的授权批准职务，应与执行该业务的职务分离，但在废旧物资出售业务处理中，出现了批准人（物资科长）亲自与客户处理交款等业务。又如物资计量应有现场过磅员专司其职，但都由物资科长直接认可对方上报的数据。
     
        （二）不遵守业务流程控制
     
        每一项经济业务的完成都需要经过一定的业务流程环节。废旧物资销售业务的环节包括：业务批准-物资过磅-填单（包括磅码单和结算单）-交款-办出门单-门卫验单放行（包括复验或抽检）。但是案件中废旧物资销售却违反了业务流程，物资科长基本上不去现场复核，因为几年下来，与回收公司很熟悉，被对方收买。可以直接在办公室开出500袋的单子，然后收工回家。
     
        （三）不遵守业务单据控制管理原则
     
        一是《磅码单》和《产品、材料转移结算单》由其一人管理；
    二是《产品、材料转移结算单》没有编号，无法知道使用了多少，什么时间使用，谁领用的。由于单据管理不当，审计无法核对销售业务的真实情况。
     
        （四）废旧物资业务管理混乱
     
        废旧物资的回收、登记、过磅、销售，没有做到点点相连，环环扣紧，有的无记录，无单据，没有形成连续性、完整性、有效性。回收和出售的数字统计与实际出入较大。由于物资处废旧物资销售业务记录不完整，财务数据与物资处废旧物资销售业务记录无法核对，物资处的废旧物资回收记录，与各生产单位也无法核对，因为各生产单位没有记录。
     
        （五）规章制度没有起到作用
     
        公司专门制定了《废旧物资回收利用管理办法》，同时涉及的相关制度还有《出入生产区管理制度》、《现金管理办法》等，但在这起舞弊案件中，相应的制度没有起到作用。这么长时间，从过磅、填单、合同、收款、门卫检查等要经过多个业务环节和多个部门，但这些违规的物资却都能顺利出门。
     
        三、由舞弊案件引发的思考
     
        第一，集体舞弊很容易被发现吗？对于舞弊行为，在理论界有这样的观点很流行：在舞弊审计中，两个人以上的集体合谋舞弊行为难度要高于一个人的个体舞弊行为，容易因信息源的扩大而暴露，因此，集体舞弊很容易被发现。此观点的前半部分应该没有异议，即集体舞弊行为的难度高于个体的舞弊行为，但因此说集体合谋舞弊行为参加的人数多就容易发现，则值得讨论。在此案例中，主要起因是物资科科长的一个错误决定，参与的另外部门没有按岗位职责和规章制度予以抵制，同时由于舞弊者在装卸等重要部门、岗位给予好处，致使舞弊行为畅通无阻。如果不是审计部在日常检查时发现疑点，则短时间内难以发现。损失将继续扩大。而集体合谋舞弊行为难以发现的案例则很多。如上市公司银广厦、东方电子、东方锅炉等，这些管理舞弊案例，涉案金额大、作案时间跨度长、参与的都是高层管理人员，且手段高深。如银广厦，为了使造假的财务报表能够互相吻合，通过倒推的方法，根据“成本”计算出“销售量”和“销售价格”，并依据这些销售量和销售价格的结果，安排每个月的进料和出货单，以及每个月、每季的财务数据。由于是集体合谋，加之在整个业务循环流程上弄虚作假，所提供的整套信息全是虚假的。上述公司舞弊案的暴露，均不是审计人员发现的。应该说查找舞弊，特别是集体舞弊行为，还是审计界的难题。
     
        第二，每个舞弊者的舞弊行为都有压力、机会和借口三要素吗？应该说都有。舞弊的三角理论认为舞弊产生三个因素是：动机、机会和忠诚（借口），当三个因素可能性都增加时，舞弊的发生将确信无疑。此起案件的当事人物资科长解释他这样做的原因，因为时间长了，和对方已经很熟悉了。七年多合作下来，所以就放心了；
    在机会方面他正好管理物资，有条件；
    忠诚（借口）方面，之所以心安理得，他认为，卖的东西大都是边角料等废旧物资，不值钱，而且很脏，自己也不愿意认真管，能卖点钱就已经很好了。每起舞弊行为面前，舞弊者都采取自欺欺人的说法，使自身行为合理化。
     
        第三，业务管理存在一些缺陷不要紧吗？内部控制制度如果存在“蚁穴”，不及时修补完善，很容易酿成大错。此起舞弊案件，手段并不高明，其之所以得逞，一个重要原因是票据管理有漏洞。作为销售业务结算用的《产品、材料转移结算单》等重要单据，竟然没有编号、领用也没有专人管理，完全违背内部控制制度要求的凭证和记录预先编号保持记录的链条性、完整性原则。管理制度有瑕疵，违规虽然不一定每一次都造成损失，但制度上的“空档”，很容易被心存私念的人利用，如果让其钻空子得逞一次，则一发不可收拾，将带来更大的损失。
     
        第四，有了内部控制制度就能抑制舞弊的发生吗?不一定。企业的一切管理工作都是从建立和健全内部控制制度开始的，企业的一切决策都应统驭在完善的内部控制体系之下。但是有了内部控制制度，必须严格遵守并严格检查执行情况，才能保证制度的有效运行。如果缺乏有效的执行，则形同虚设。此起舞弊案件，废旧物资业务处理涉及的回收、分类、登记、过磅、合同、出售、收款、门卫检查等流程环节均出现了失控。内部控制之所以失控，不是没有规章制度，而是有章不循、违章不究。
     
        第五，是“制度比人重要”还是“人比制度重要”？在内部控制方面，对人的要求，只注重业务素质，不注重道德素养行不行？这是企业管理理论和实践争论不休的话题。一个企业缺乏制度约束，把企业的各种潜在风险的控制完全寄托于人的道德品质，肯定是不行的。因为制度再完善，如果没有合格的人来执行或者执行不到位，早晚是要出问题的。此起案件，在一个制度较为完善的大型跨国企业里，正是由于物资科长是老板的亲戚，所以别人一般也不怀疑。人的道德即忠诚出现了问题，企业的内部控制制度的“防火墙”被内部人员合谋推倒了。我们目睹了太多这样的案例，典型的如巴林银行事件，仅仅一名员工的职业道德操守出现了问题并违规操作，就断送了一个历史悠久、信誉卓著的企业。
     
        事后控制不如事中控制，事中控制不如事前控制。如果规范管理、违章必究、控制到位，舞弊案件是可以避免或及早发现的，可惜的是有些经营者没有认识到这一点，总是等到舞弊案件发生并造成损失后才寻找补救措施。
     
        所以必须制定相应的组织和管理控制制度，明确职责分工，加强组织控制。机构调整必须同组织控制相结合，以实现职权分离，有效地限制和及时发现错误或违法行为。
     
        参考文献：
     
        1、朱荣恩.内部控制评价[M].中国时代出版社,2002.
        2、袁淳.内部会计控制规范[M].中国市场出版社,2004.
        （作者单位：万事利集团审计税务部）
       
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