浙江省档案服务业协会会员企业统计分析及管理对策
时间：2023-02-27 20:50:06 来源：柠檬阅读网 本文已影响 人 
彭移风 毛竹青/浙江省档案教育培训中心、浙江省档案服务业协会
浙江省档案服务业协会于2022年6月成立，并启动了会员单位的招募工作。截止到2022年9月底，共有入会单位110家，为加强对全省档案服务企业的了解，便于档案主管部门和相关单位掌握情况，本文对入会企业进行了统计和分析。
1.1 会员企业基本情况
从统计得知，110家会员企业在岗职工6214人，营业收入为192245.51万元。会员企业成立的平均年限为10.01年，平均在岗人数为56.49人，平均营业额为1747.69万元。
我们对会员企业的名称进行了分析，110家服务企业中，名称中带有档案的53家，名称中带有信息的30家，带有科技的27家，从档案服务企业的名称上，可以反映一定的企业行业特点。
1.2 会员企业的成立年限情况
从成立年限来看，最早成立的档案服务企业是在1993年，最新注册的档案服务企业是2022年。从档案服务企业成立的时间段来看，2000年前成立的企业10家，2001—2005年成立的7家，2006—2010年成立7家，2011—2015年成立39家，2016—2020年成立42家，2020年以后成立5家。从会员企业的成立年限来看，档案服务企业的发展与全省档案事业发展密切相关，2009年后全省档案登记备份工作、档案信息化建设、数字档案馆（室）建设等工作相继推进，为档案服务企业发展提供了业务成长的空间。
1.3 会员企业的人员规模情况
我们对110家会员企业的用工情况进行分析，在岗职工最多的企业有890人，职工最少的企业为3人。平均在岗人数为56.49人，在岗职工中位数为30人。职工人数在100人以上的企业18家，企业数量占比16.36%，职工人数3595人，占全体会员企业用工总数的57.85%；
职工人数在50—100人的企业16家，企业数量占比14.55%，职工人数1006人，占全体会员企业用工总数的16.18%；
职工人数在50人以下的企业76家，企业数量占比69.09%，职工人数1613人，占全体会员企业用工总数的25.96%。从会员企业的人员规模情况来看，近70%的企业职工人数不超过50人，普遍规模较小，用工较少。
图1：档案服务企业成立年限柱形图
1.4 会员企业地域特征
从统计结果可知，杭州会员企业达到44家，占比达到40%。各地单位会员企业有明显差异，我们对各地企业的情况进行了分析。
表1：分地区档案服务会员企业数量、营业额和成立年限一览表
从上表可知，杭州、宁波、温州的会员企业成立时间较早；
杭州、宁波、湖州的会员企业人员规模较大；
杭州、宁波的会员企业平均营业额较大；
丽水、绍兴、舟山等地区会员企业普遍规模较小，人员较少。
我们在剔除入会企业不足5家的嘉兴、衢州和舟山后，计算了各地档案服务企业的营业收入和该地区2021年人均GDP水平，发现相关系数达到0.823，在0.05水平上差异显著，说明档案服务企业的规模和当地经济发展存在着明显的正相关，即经济发展水平越高，档案服务企业的平均营业收入越大。
1.5 会员企业发展差异情况
我们以营业额为指标，对110家单位的营收情况进行了统计排名。发现企业发展情况差异较大，110家企业中，排名第一的营收达到25116万元，排名前三的单位营收占比超过28.81%；
排名前11家单位营收占比61.45%。虽然110家会员单位的平均营业额达到了1747.69万元，但是我们统计出企业的营业额中位数为425万元，在岗职工人数的中位数为30人，中位数更有代表性。只有24家企业的营业额超过了平均营业收入，86家企业的营业额在平均数以下，500万以下的企业58家，占比近52.73%。
表2：档案服务会员企业营收分布表
从上表可知，110家企业会员中，营收超过8000万元的企业9家，超过1000万元的企业33家，超过500万的企业52家，58家企业的营业收入不足500万元。我们通过工商查询系统，对110家企业的类型进行了查询，110家企业中，小微企业102家，占比92.73%；
高新技术企业和科技型中小企业40家，占比36.36%；
专精特新企业7家，占比6.36%。高新技术企业和科技型中小企业的平均营业额达到3552.69万元，占110家企业总营收的73.92%；
7家专精特新企业的平均营业额达到了10410万元，占110家企业总营收的37.91%
图2：档案服务会员企业人员和营业额散点图
1.6 会员企业业务结构分布特点
我们在会员单位调查表中，对会员企业的主营业务进行了调查，我们将主营业务分为档案整理、数字化扫描、软件开发、档案开发利用、档案修复、档案寄存、档案用品经营七个门类，会员企业限选三项。统计结果如下：
表4：不同主营业务会员企业平均从业人数与营收
从上表得知，会员企业的主营业务以档案整理、档案数字化扫描和档案软件开发为主。以档案整理为主营业务的企业93家，数字化扫描为主营业务的会员企业98家，软件开发为主营业务的企业40家，档案开发利用，档案修复和档案寄存为主营业务的企业数量较少。因为每个单位的主营业务结构不一样，我们在统计时选择了企业可以选填三项的方式，从上表可知，软件开发和档案寄存的企业，一般具有较大的规模，档案整理、数字化扫描和档案修复为主营业务的企业，一般规模较小。
档案服务企业的法律地位已经得到保障。档案服务企业不仅是档案部门大量业务的承担者，是档案工作的实际参与者，而且还以大量的新技术、新管理方法，成为档案事业的促进者。浙江省档案事业处于全国前列，加快推动档案服务企业的培育发展，引导鼓励档案服务企业快速发展，提高发展的竞争力势在必行。
2.1 做好顶层设计
档案服务企业的健康发展，离不开良好的顶层设计。根据浙江省档案事业发展形势及档案服务业的实际情况，要重点健全两项制度。一是优化档案服务机构信用评价制度。我省于2016年出台了《浙江省档案服务机构信用评价办法（试行）》，对档案服务企业进行信用评价，档案服务机构信用评级信息全面纳入浙江省信用体系目录，评级信息定期更新，并在浙江政务服务网、信用浙江上公示。信用评价对促进档案服务企业健康发展起到了积极的作用。经过6年的运营，档案服务市场供需双方形势均发生了较大的变化，信用评价的指标体系、评价的方法和过程、评价结果的公开与使用等方面需要进一步优化。二是探索建立档案服务外包负面清单制度，进一步明确档案服务外包单位、档案服务企业、档案主管部门三方的责任。档案服务外包单位是第一责任主体，主要是要切实履行档案安全领导责任、管理责任、检查责任，建立健全并严格落实档案安全和质量管理制度措施，及时消除安全隐患。档案服务是直接责任主体，主要要健全规章制度，规范服务流程、严格管理措施、落实岗位职责、明确人员责任、强化绩效考核，确保档案安全和服务质量。档案主管部门负行业监管责任，主要要督促档案服务外包单位落实管理责任，检查档案服务外包中的档案安全、服务质量、管理措施和条件保障等情况，依法查处违法违纪行为。
2.2 创新培育方法
档案服务企业不仅是档案事业的重要组成部分，也是社会经济发展的有生力量。当前，档案服务企业普遍存在规模不大、实力不强、规范化程度不高的现象，档案服务市场和档案服务企业都急需培育。为支持我省档案服务企业做大做强。当前，结合我省档案工作的实际情况，要加大三大平台建设。一是档案创业创新平台。档案主管部门、档案服务业协会要发挥好联络职能，积极对接高校开设档案领域创新创业教育课程，鼓励高职院校、技工学校开展订单式培养档案从业人员，鼓励支持档案服务企业人员申报档案中、高级职称等。档案教育培训机构、档案服务业协会要创造条件，为初创档案服务机构提供创业咨询和技术服务，扶植、培育档案服务企业。二是搭建“产学研”一体化平台，要鼓励档案服务企业对标全省档案工作数字化改革要求，围绕与档案事业、档案产业相关的大数据、物联网、区块链、云计算等新兴领域，提供技术服务。支持档案服务企业和数据治理、数据保全、智能制造、文化休闲体验等新业态企业展开合作。三是建设档案服务电子商务示范平台，档案主管部门和协会要充分发挥浙江电子商务地域优势，鼓励发展基于互联网的档案创新服务，鼓励档案服务企业对接政务服务网，开发相关组件，同时为档案服务企业参与政府采购创造条件。
2.3 加强行业自律
行业自律是档案服务行业协会发挥市场监管和参与档案治理的主要形式之一。档案服务行业协会基于行业共同的利益，通过行业自律机制，规范会员行为，维护市场秩序，契合了档案主管部门推动档案服务行业健康发展和保障档案信息安全的目标，而且能发挥专业、技术和服务优势，能有限弥补政府行政管理的局限性，是保障档案服务质量监管体系的重要组成部分，是保障档案信息安全的社会性治理主体之一。档案服务行业协会尚且是新生事物，从其他行业的实践来看，行业协会的自律监管，属于第三方监管，它减少了政府对企业的直接干预，又能发挥行业协会在信息传递、专业技术方面的优势，有效降低监管成本，有效弥补政府与市场的双重失灵现象。一是发挥协会的导向功能。档案服务业协会是行业整体利益的代表和代言人，其职责就是实现和维护行业的利益。行业协会基于全体会员单位的共同利益，制定章程、标准、自律公约、价值和行为规范等，能对协会企业和从业人员的价值观经营管理行为发挥积极的引导作用。二是发挥协会的约束功能。行业自律规范对企业行为具有约束、规范和惩戒作用。档案服务行业协会可以通过会员企业在平等、自愿基础上签订的行业规章和诚信自律公约，实现行业的自主管理和自我发展。不同于政府行政监管，行业自律是行业组织对本行业企业施加的一种内部的自我规范、自我监督和自 我约束。行业协会自律不是依靠法律强制来实现的 “硬”约 束，而是一种基于行业共同认知制定的行规行约的“软”约束。三是激励功能。通过有效的行业自律监管，规范无序竞争，引导企业行为，可以防止市场主体的恶性竞争，避免“劣币驱逐良币”现象的产生。对模范遵守行业协会章程和自律公约，自律信用突出的行业成员，行业协会通过信用评级、业内通报表彰、多渠道宣传，以及建议有关行政主管机构、银行、资产担保公司等对相关行业自律“模范”企业 在贷款、税费缴纳、年检、资质升级等方面给予政策优惠和政策倾斜等举措，一定程度上可以实现对行业会员的奖优惩劣，对会员企业的经营和管理具有积极的激励效应。
2.4 加强档案服务企业的安全治理
档案安全是档案工作的生命线，也是档案工作的底线。档案服务外包中，最令人担忧的就是档案的实体安全和信息安全。档案服务企业的发展，离不开档案安全这个前提。因此，必须加强对档案服务企业的安全治理。要加强档案外包服务规范和管理的业务培训，特别是档案服务企业负责人、档案服务项目经理和业务骨干，为档案外包服务企业及其从业人员提高执业能力和业务水平提供学习交流机会；
通过档案科技项目计划，支持鼓励档案中介机构优先运用档案管理新技术、新方法、新经验。同时，将档案服务外包列为档案行政执法检查范围和重要内容，重点检查涉及外包项目安全管理情况，检查档案服务外包业主单位档案管理主体责任落实情况，检查档案中介服务质量、设施设备和管理措施保障情况。
要针对档案服务企业的业务特点，采取不同的安全管理措施，在档案数字化外包服务方面，聚焦数据存储安全和现场管理，杜绝档案信息外流和失泄密等各类安全隐患的发生；
在档案整理外包服务方面，聚焦档案整理质量，以贯彻国家和行业标准为抓手，着力提高档案整理的规范化、标准化水平；
在档案信息系统建设外包服务方面，聚焦档案核心数据库保护和系统运行安全维护，强化定岗定员、身份识别、权限管理等措施，确保系统开发、集成和运维中的档案信息安全。
