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    浅谈高校后勤实体的内部控制

    时间：2020-11-14 08:05:02　来源：柠檬阅读网 本文已影响 人 柠檬阅读网手机站


        摘要：文章阐述了高校后勤实体内部控制的意义，讨论了高校后勤实体内部控制存在的不足与原因，提出了加强高校后勤实体内部控制建设的建议和对策。
     
        关键词：高校后勤实体；
    内部控制；
    不足与原因；
    建议和对策
     
        随着高等教育的迅猛发展和后勤社会化改革的不断深入，高校后勤实体的经营及财务活动发生了巨大变化，后勤实体亟需建立和完善内部控制制度，加强内部控制管理。同时，高校后勤实体只有通过加强内部控制管理，才能切实保证实体的全面、协调和可持续发展。
     
        一、内部控制的涵义及控制要素
     
        借鉴著名的COSO报告并结合高校后勤自身的特点，笔者认为，高校后勤实体的内部控制就是指为了保证其各项管理服务工作的有效进行，保护资产的有效运用和安全完整，预防、发现和纠正错误舞弊行为，提高会计信息质量，避免或降低风险，确保有关法律法规的贯彻执行，推动实体实现管理目标而制定的一系列方法和措施。高校后勤实体要实现内部控制的有效性，就必须要有控制环境、风险评估、控制活动、信息与交流和监控等五大要素的支持。
     
        二、高校后勤实体内部控制的不足及原因
     
        （一）内部控制环境不佳
     
        影响后勤实体控制环境的因素包括：管理者的素质、品行和对内部控制的认识、管理者的管理哲学和理念、员工的诚实性和道德观、责任的分配与授权、人力资源政策及实务等。高校后勤实体内部控制环境不佳主要体现在以下方面：
     
        1、领导层内部控制意识淡薄。领导层态度对内控环境起决定性的作用，但是许多后勤实体的领导层并不知道内部控制实质，职工对其了解得就更少了。
     
        2、管理层缺乏系统的管理知识。高校后勤实体的管理层普遍缺乏系统的经营管理知识。因此，在内控制度建设中，后勤实体的管理层常常处于被动状态，内控制度无法根据管理需要及时完善。
     
        3、组织结构设置不合理。有的后勤实体会计兼出纳、采购兼验收等等，这种制度的缺位，导致一个人身兼数职，必然存在职责不清、权限不明的现象，最终导致控制不力或者失控。
     
        4、后勤实体的法人治理结构不完善。许多高校后勤实体仍采用传统的行政管理模式，形式上建立了董事会、监事会等，但实际工作中存在许多误区。有的实体董事长兼总经理；
    有的监事会成员的待遇由董事长或总经理决定，使监事会形同虚设，难以发挥其监督职能。
     
        （二）内控制度建设滞后
     
        内部控制制度是现代管理理论的重要组成部分，是一种以预防为主的制度。目前，许多后勤实体的内部控制制度建设滞后，具体表现为：
     
        1、没有建立内控制度或以内部财务制度代替内控制度。有的高校后勤实体的领导层认为建立内部控制后会影响后勤服务和工作的效率；
    还有的认为建立专职机构后会增加定员，浪费人力财力，只要有会计或办公室人员兼职就够了。
     
        2、内控制度内容不全面。有的高校后勤实体在一些重要的经营领域，缺少基本的控制制度，甚至连最基本的岗位职责都没有。
     
        3、内控制度缺乏系统性。有的后勤实体下属部门有内控制度和控制手段，但在整体互相牵制上缺乏相应的配套制度，使得部门之间各自为政，整体管理较乱。
     
        4、内控制度更新建设不力。目前，面对新科技层出不穷的经济新情况，原有的部分内控制度已经不能适应新形势的需要，这就要求后勤实体采取积极措施，加大对内控制度的更新建设。
     
        （三）会计信息失真
     
        高校后勤实体产权关系不明晰是导致会计信息失真的根本原因，物质利益和权利意识的驱动是导致会计信息失真的直接原因。会计信息失真的突出表现：一是不认真执行“收支两条线”和“收缴分离，足额缴存专户”的规定；
    二是不认真执行会计制度，人为捏造会计事实，有意混淆会计科目，“真账假算”或“假账真算”；
    三是后勤工作点多、线长、面广，未能将全部收入纳入统一管理，下属部门有的“坐收坐支”；
    四是由于高校内部结账不及时，后勤实体的应收应付款项很难准确地反映出来；
    五是固定资产账物不符，流失严重。高校后勤实体的固定资产管理长期以来一直是薄弱环节，资产的采购、验收、登记、保管、出租、转让、报废等环节缺乏内部控制管理，不按规定程序办理，不及时盘点，随意性很大，造成资产闲置、流失、浪费等现象，甚至有的后勤实体校内吃高校的“大锅饭”，校外又单独注册法人企业，使用校内同班人马进入社会市场，资产添置、人员工资等从校内支出，收益却不入校内账，造成了国有资产的大量流失。
     
        （四）信息沟通不畅
     
        许多后勤实体存在对信息的沟通、控制的评价及结果的反馈不予重视的现象，在组织中常有一些“谁都可以管，谁又都可以不管”的区域，出了问题以后常常是互相推诿指责，最后不了了之，无法追究责任。有的实体中还常常在高层与中层、中层与员工等之间存在沟通障碍，导致内部“上情下达，下情上达”困难，极大地影响了内部控制的效率和效果，甚至造成重大损失的发生。
     
        三、加强后勤实体内部控制建设的建议和对策
     
        （一）营造良好的控制环境
     
        控制环境是整个内部控制的基础，加强和完善高校后勤实体的内部控制，首先应注意内部控制环境的建设。改善企业的内部控制环境，需做好以下方面：
     
        1、增强内部控制意识。首先，后勤实体领导要重视内部控制，建立健全内部控制制度，并带头遵守；
    其次，要加强管理人员的培训和教育，使他们严格按照内部控制的要求工作，并在控制链上发挥积极作用；
    再次，通过宣传、培训等提高基层员工的控制意识，让员工充分认识到人人都是内部控制的执行者和责任人。
     
        2、明确内部控制的主体和目标。后勤实体内部有3种控制主体，即经营者、管理者和普通员工，他们都有各自的控制目标。经营者的目标是实现既定的经营目标、不断增加经营效益；
    管理者的目标是完成责任目标、资产安全、获得业务运行的真实报告；
    普通员工的目标是完成管理者下达的任务指标，履行好岗位职责。因此，只有在控制主体及其控制目标明确时，才能实施有效控制。
     
        3、优化组织流程，合理使用人力资源。后勤实体应根据内部控制的整体性原则、牵制原则、权责对等原则和成本效益原则优化组织流程。后勤实体岗位类别较多，所以必须要有统一的岗位生产力标准，对每个岗位的作业流程、作业条件等加以规定，使之标准化。对于一些管理活动，如供应商评估与选取、材料出入库管理、绩效管理、员工招聘、培训规划等也需要有标准的工作流程、作业指导书。后勤实体还要按照“精干管理层、优化劳务层、减少管理跨度，降低管理控制成本”的原则合理使用人力资源，通过深化人事制度改革，建立能上能下的工作制度，形成富有活力和生机的用人机制。
     
        4、提高管理者和员工素质。高校后勤实体的管理者和员工要认真学习管理知识，更新管理观念。后勤实体要根据岗位、工种、技术标准的不同对员工进行有针对性的培训，使其技术水平和能力与所在岗位的要求相适应；
    对各级管理人员要加强组织能力、协调能力和处理问题能力的培训，提升他们管理能力和水平。企业要将培训结果同员工的职称评定和薪酬相结合，激励员工不断提高业务能力和技术水平。
     
        （二）进行全面的风险评估
     
        内部控制的研究不可能脱离企业的各种风险因素，后勤实体的风险评估要从以下方面入手：
     
        1、重视风险的确认和识别。高校后勤实体的外部风险有：政策法规的变化（如新劳动法实施后用工风险的增加等）、高校的政策、同行业间的竞争；
    内部风险有：经营环境的变化、人力资源的变化（如部分企事业编制人员年龄老化）、新技术或信息系统的使用等。
     
        2、加强风险分析和评估。高校后勤实体由于成立较晚，与社会企业相比还处于劣势，缺乏竞争力，所以进入社会市场前，一定要收集大量的数据化信息进行定量分析，广泛听取员工意见，慎重决策。
     
        3、重视风险的控制和报告。风险也有一个积累和量变到质变的过程，高校后勤实体的实际经营项目大多是低风险的，只要及时发现和报告，一般可以采取措施降低或消除风险。
     
        （三）设立良好的控制活动
     
        1、建立科学完善的控制体系。构筑“防堵查”3层递进式的内部控制体系，对于及时发现问题、防范和化解后勤实体风险具有重要的作用。第1层次是在“供产销”过程中融入牵制制度，建立以防为主的监控防线；
    第2层次是在常规性会计核算的基础上，对各个岗位、各项业务进行日常性和周期性的核查，建立以堵为主的监控防线；
    第3层次是成立一个独立于被审计部门的审计小组。
     
        2、建立内部管理控制制度。后勤实体要根据组织的特点，进行优化组织框架和科学合理分工；
    然后根据不同的岗位，制定出岗位职责，明确员工工作范围，实现定岗、定编、定责，使员工各司其职，又互相协作，互相监督。同时，还需最大限度地使用经济目标责任制和量化考核指标，采用“管理与服务指标、经济效益与社会效益指标”双指标结合的管理办法，建立健全事前、事中和事后监督体系，并与员工的切身利益挂钩。
     
        3、建立健全内部会计控制制度。首先，要明确规定处理各种经济业务的职责分工和程序方法。其次，要明确资产记录与保管的分工，规定管钱、管物、管账人员的相互制约关系。再次，要明确规定部分要求。如对有关领导和经办人签章、明细数同合计数等方面的规定；
    对各种账簿记录，要求账证一致；
    还有会计核算中规定的余额明细核对、各种报表相关数字核对以及内部稽核制度等。最后，要建立财产清查盘点制度。为了保证财产物资的安全和完整，要实行永续盘存办法核对库存账实外，还要规定财产物资的局部清查和全面清查制度，以保证账卡物相符。
     
        （四）建立有效的信息沟通系统
     
        一个好的信息与交流系统可以使企业及时掌握其运营状况和组织中发生的事情，及时为企业员工提供履行职责所需的各种信息，使企业的经营管理流畅地进行。所以，要建立涵盖企业全部重要活动的可靠信息系统，以前后一致的形式规范地提供出实体所需要的及时、全面、准确的内部及外部信息；
    同时要建立畅通的沟通渠道，确保信息传达的有效性，使所有员工充分理解和执行实体的政策和目标。
     
        （五）切实加强内部监控
     
        对内部控制实施情况进行监控，及时发现缺陷加以改进，是客观评价内部控制有效性的重要保证。内部监控包括日常督查和专项督查。监控情况应当形成书面报告，并在报告中揭示内部控制的重要缺陷；
    形成的报告还应当有畅通的报告渠道，确保发现的重要问题能送达管理层。同时，应当建立内部控制的缺陷纠正和改进机制，充分发挥内部监督效力。监控可以是由职能部门实施的内部审计，也可以是由内部监控部门实施的内部监督。监控的措施还要科学合理，有一定的代表性和覆盖面，内控人员应由素质高、原则性强、有责任心、熟悉后勤业务的人员组成。内部控制制度能否发挥其效能，执行是关键，因此一定要做到令行禁止，要通过思想观念的转变，机构和人员的到位，将内部控制制度落到实处。
     
        “有控则强，失控则弱，无控则乱”，建立和完善内部控制制度，是解决后勤实体内部管理松弛、控制弱化、效率低下的重要举措。高校后勤实体的管理者应该制定、完善并及时修订适合于本企业的内部控制制度，并确保其有效运行，只有这样才能更好地提高企业的经济效益和社会效益，保证实体的可持续发展。
     
        参考文献：
     
        1、王立彦,张继东.企业内部控制[M].机械工业出版社,2007.
        2、刘博.试论企业内部控制存在的问题及其对策[J].湖北经济学院学报,2006(6).
        3、何利平.高校内部控制存在的问题及应对措施[J].产业与科技论坛,2008(7).
        4、郁君.高校内部控制存在的问题与对策[J].宿州学院学报,2008(6).
        （作者单位：淮阴师院后勤服务总公司。其中，陈启东为河海大学在读工商管理硕士）  
    相关热词搜索： 浅谈 内部控制 实体 高校后勤

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