简析中等职业学校中学生档案电子信息化的管理 2018 中等职业学校德育信息化

时间：2019-05-23 03:26:43　来源：柠檬阅读网本文已影响人

　　【摘要】近年来，教育改革逐渐深入，教育事业发展迅速，中等职业教育学校也在朝着更高层次的发展，作为学生在校期间活动的详细记录，学生档案的管理对于开展学生工作的意义重大，也是学生就业的重要凭据之一。本文就对中等职业学校中学生档案的电子信息化管理问题进行探讨。
　　【关键词】中等职业学校；学生档案；电子信息化
　　
　　前言：学生档案对于学生的发展及就业具有不可替代的重要作用，但是很多学生对其不够重视，往往忽略其重要意义，对此，必须引起足够的重视，从多个角度来提高学生档案的管理水平，随着现代化电子信息技术的发展，档案管理电子信息化势在必行。
　　1.对实现学生档案电子信息化有正确的认识
　　当前的发展形势下，大多数中职院校的学生档案管理仍然采用传统的手工操作管理模式，尽管部分工作采用了电子计算机，但是操作方式单一，其功能大多数没有被利用，这样的管理模式无法满足发展的需求，与时代发展脱节，导致学生档案管理工作效率差。
　　学生档案电子信息化的管理从小的范围来看，是建立完整的学生信息档案的数据库；从大的角度来看，是完善学生学籍与信息之间的关系，使学生档案完整性增强，在需要使用档案的时候检索就可以完成。实现学生档案的电子信息化便于学生个人信息的管理，唯有如此，才能快速的应用档案中的信息，可见实现学生档案电子信息化是必须的，是网络时代的必然要求。
　　2.学生档案电子信息化建设的必要性分析
　　实现中职院校学生档案电子信息化的建设最重要的意义主要可以表现在环节档案保存与使用之间的矛盾。近年来，学生档案的利用率不断提高，非常容易导致档案破损，导致保存与利用矛盾升级。实现学生档案电子化后这一矛盾得到很大程度的环节，利用档案并不会损毁档案，不会影响到保存。
　　同时，实现电子信息化也为学生的信息上网奠定了基础，传统的学生档案以纸质的为主，造成上网困难，将其转化为电子文件后，便于上网，，成为电子信息。
　　另外，提高了学生档案的管理效率。以前的学生档案都是装订入册的，可以根据专业，可以根据班级，也可以根据年纪，检索难度大，学生的动态信息无法直观的反应，导致档案的查准率降低。
　　3.掌握学生档案电子信息化的内容与措施
　　过去的中职学校学生档案以纸质和照片为主，这些档案在收集的时候是以班级为小集体，以纸质的形式呈现；同时也准备一些存储工具，随时收集。同样以纸质的形式呈现，要想实现其电子信息化，可以采用人工录入或者是扫描转换完成；也可以将其以照片的形式上传，保留档案的原貌，可以使其看到其内容的原始特征。相比较之下，中职学校的学生档案文字材料多，在扫描中要保证质量与效率，同时要尽量节省空间。
　　而学生档案的另一项主要内容就是个人照片，相较于传统的纸质档案，电子信息化的档案对照片的精度提出了新的要求，必须采用专业的设备，或者是保留图像信息的可以直接导入。
　　要想实现中职院校学生档案的电子信息化可以利用校园网这个平台，学生档案管理部门要争取学校的支持，利用校园网构建信息平台，其主要由两大模块组成，一个是管理人员系统与用户系统模块，管理人员系统主要包括档案的各项管理工作，用户则是可以利用远程教育平台进行信息的完善，同时也可以开通查询服务，提升工作效率与及时性。
　　4.中职院校学生档案电子信息化建设的原则
　　4.1 可行性原则是前提
　　要想掌握其电子信息化建设的原则，首先要对其建设的关键有一定的了解，在实现电子信息化管理之前要对其是否可行进行研究，对其实际环境有一个全面的了解与把握，不论是制度还是人力、财力与硬件设施上都需要有充分的准备。
　　4.2 合法性原则是基础
　　同时要在合法的原则下进行，遵守国家对档案管理的相关规定，同时也要对相关的法律有一定的了解，在法律允许的范围内进行知识产权的保护，推动档案工作的开展。
　　4.3 规范性原则是条件
　　所谓规范性原则，就是指根据实际工作的需要制定一系列的规范与法规，在工作中要执行统一标准，使电子文件的管理在标准化、规范化、有序化的环境中进行，严格禁止各自为政的现象，同时要避免重复建设造成资源浪费。
　　4.4 效益性原则是根本
　　中职院校学生档案电子信息化建设中需要投入大量的人力、财力、物力，所以，效益性原则十分重要，具体来说，首先应当提高对信息化建设的领导与管理；其次是根据本校的实际状况进行设置；最后是提高学生档案的利用率，发挥学生档案的作用；最后是满足用户的不同需求。
　　4.5 安全性原则是基础
　　在实现学生档案电子信息化的过程中，要通过一些手段使其实现电子信息化的过程，在这一过程中要以档案的安全为前提，要保证信息原件看的安全性。同时，在进行当前信息的处理与存储的过程中，要保证其与原件相符；另外，一般的档案都属于机密性文件，要保证其信息内容的保密性，提高保密管理；最后是增强其逻辑性，一旦发生损毁要追究一定的责任。
　　结束语：综上所述，中职学生档案管理工作是学校管理的重要组成部分，档案的各个工作环节直接影响到学生管理工作的质量，对此必须不断地提高其管理水平，实现电子信息化是时代发展的必然要求，也是社会进步的必然结果。
　　
　　
　　参考文献
　　[1]《档案管理现代化中应注意的问题》张爱阳《兰台世界》2005年08期
　　[2]《做好学校档案管理工作初探》周枫、辛梅菊《山东档案》2005（5）
　　[3]《浅谈中职学校学生档案的管理和利用》姜珊《商业经济》2008.16期.
　　
　　（作者单位：哈尔滨市医药工程学校）

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