[新形式下电子档案的特性及管理探讨] 美的形式的特性是

时间：2019-05-25 03:31:53　来源：柠檬阅读网本文已影响人

　　摘要：当今世界是一个电子信息发达的时代，电子计算机已成为现代化办公的主要工具，无纸化的办公，产生了大量电子档案。电子档案的形成，给档案管理带来了一次革命性的挑战。档案工作者只有对此有深刻的认识并对做好电子档案管理工作进行分析、探讨，才能真正做好电子档案的管理工作。
　　关键词：信息时代；电子档案；面临问题；管理；措施
　　随着我国信息技术的迅猛发展，电子计算机越来越广泛地被应用于人类社会活动的方方面面，使得无纸化办公成为现实，电子文件被广泛地认识和应用，并产生了大量电子档案，这就给档案管理工作提出了一个新的课题。档案管理如何适应信息化时代的步伐，做到与时俱进不断创新发展，已成为当前档案工作者需要不断加以关注和研究解决的新问题。只有对此有深刻的认识并对做好电子档案管理工作进行分析、探讨，才能真正做好电子档案的管理工作
　　一、电子档案的特点
　　（一）方式多样化操作方便，简单易行
　　传统的档案管理工作一般由档案人员手工操作，工作人员非常辛苦且工作效率又低，因为受传统归档方法的限制，存档过程既麻烦又不便于整理，存储起来占有大量的储存空间。查阅检索难以充分将档案的作用发挥出来。但电子档案的出现改变了信息的承载介质，可将档案通过计算机方便快捷的方法，及时将有保存价值的电子文件信息下载或刻录到光盘等载体上记录下来，转化为电子档案操作上，保存电子文件既方便又省时省力。
　　（二）存储容量大，节省库房存储空间。
　　传统的纸质档案需庞大的库房和装具来进行存放和保管，而电子文件载体所容纳的信息量是纸质档案所无法比拟的。在保管上，它可以大大节省档案装具和库房空间，降低保管成本。
　　（三）检索快捷，提高档案利用率。
　　利用者要借阅纸质档案，必须到档案室或档案馆办理借阅手续，借阅后如需复制档案，还需办理审批手续。在现代化办公系统中，储存电子文件的信息数据库是档案部门与办公业务部门共享的，用户可通过办公室的电脑在档案部门的网络上直接查找并选择档案信息，并可方便地复制，存储也方便快捷。
　　二、电子档案的优越性
　　基于电子档案的特点，电子档案具有以下几方面的独特优越性：
　　（一）减轻档案管理工作人员的劳动强度，提高工作效率。
　　在信息化高速发展的今天，现代信息网络系统为归档提供了快捷的管理手段和信息利用的快速途径，由于实现随机管档，就可将过去的集中立卷，改为平时随时整理立卷，这就为工作人员免除了立卷归档、检索查找等困难，减轻了他们的劳动强度，提高了工作时效。也将文书档案管理人员从手工直接建档的枯燥乏味的工作中解脱出来。
　　（二）电子档案的微机管理有利于遗漏文件的补漏增缺。
　　传统的文书立卷方法遇到文件收集不齐或漏交归档时，补漏增缺，就得拆卷重做。改为微机网络管理后，文档用微机按“件”整理归档。可随时补漏增缺，使文档不形成存积，这时，只需按一下键盘，修改一下档案目录就万事大吉了。微机管理省时省力，可以给工作人员以充分的时间去提高业务水平。
　　（三）档案管理的电子化更利于文档的保密。
　　在传统的纸质档案时代，过去查阅档案时是整卷提供利用。尽管查阅者只是利用卷中的一份文件，却能够看到整卷档案内容。显然，这是不能较好地保证文档管理的保密性要求的。但电子档案的电子化管理则可以克服这一缺点能简单地将其改为单份文件提供利用，这样查阅者就无法接触其他无关的文件，从而在提高利用效率的同时也保证了文件的保密性。
　　（四）电子档案的微机管理有利于提高档案管理工作的质量。
　　档案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的档案，就必须有高质量高水平的文档卷宗。然而传统的文书立卷工作是由人来完成的，即由立卷人根据自己的理解来进行操作，显然立卷人对立卷标准掌握的尺度有很强的主观性，立卷标准很难做到完全统一，这必然影响到案卷质量水准，从而给日后的档案的查阅和使用带来诸多不便。但若文书档案管理进行微机管理，即成为电子化档案后，档案人员就可以从繁琐的整理工作中解脱出来，从而把时间和精力放在档案编研及二次信息开发利用上来，这就较好地提高了文书档案的管理工作质量和利用效率，从而保证了文书档案能够发挥出更好的利用价值。
　　三、电子档案管理和利用的主要措施
　　由于电子档案提供利用方式的多样化与所依赖技术的多样化，导致利用工作的复杂性。因此，加强电子档案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并从多个角度展开工作。
　　（一）规范档案利用方式，避免不可挽回损失
　　电子档案的利用不能够无原则，应该根据利用者的情况而定，并且依据电子档案内容的密级层次进行有效管理。一般情况下，对内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供使用，对这类文件浏览的过程必须在有效的监控下进行。采用网络方式提供利用时，有密级的信息内容应进行加密处理，并对所使用的“密钥”进行定期或不定期的更改，避免由于误操作所带来的不可挽回的损失。
　　（二）加强工作人员管理，提高档案保护意识
　　电子档案由于提供利用方式的多样化与所依赖技术的多重化，导致了利用工作的复杂化。因此，必须加强对档案管理工作人员的管理，从思想上认识到档案管理工作的重要性，从技术上确保档案管理工作的安全性，达到既能使电子档案信息最大限度的被利用，又能使这些资源得到可靠、安全、有效的保护。总之，必须提高电子文件的制作者和管理人员的责任心，使他们养成忠于职守、认真负责、精益求精的工作态度，这是保证电子文件原始性、真实性的根本措施。、
　　（三）建立“双套制”模式，确保重要信息完整
　　所谓“双套制”，指的就是电子档案和纸质档案同时提交保存归档。“双套制”管理模式对档案工作者提出了新的挑战，要求档案人员要紧跟时代步伐，掌握现代信息技术，熟练运用电脑及现代通讯技术，否则就无法介入文档的形成和保管。另外，“双套制”所面临的问题，主要是哪些档案应该实行“双套制”，哪些不应该实行“双套制”。只有根据各个档案的内容特点采取相适宜的管理方法，有选择性地实行“双套制”管理，才不会造成人、财、物力的浪费，并且实现对重要信息的完整保存。
　　（四）应做好电子档案使用中的控制与管理。
　　首先要进行使用权限的审核。应根据各种人员设置利用级别，进行利用权限的认定，并依此向利用系统注册登录。其次，要做好拷贝的提供与回收管理。应依据使用者的需求，对其利用权限进行确认后，再进行拷贝制作。并应尽量避免把载体上存储的信息全部拷贝，应采取技术手段防止所提供拷贝的资料再复制。第三，要加强电子档案使用中的安全措施。对电子档案的信息内容，应根据密级层次进行有效管理。系统要对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动生成相关记录，以作为日后查证的依据。
　　（五）要推动档案信息化建设，把收集的档案数字化。
　　在当代信息化迅速发展的今天，在加强电子档案管理工作时，要根据电子档案自身的特点，不仅要注重硬件建设，充分利用计算机技术和网络技术，更要注重软件建设，建立健全电子文件及电子资料管理制度，提高电子文件制作及电子档案管理人员的素质，不断加强各个环节的沟通、管理。只有这样，才能顺应时代的发展，准确、快速地向社会提供有利的信息资源，最终做到既能节约开发资源，又能提升信息时代电子档案管理的层次和工作效率。
　　随着信息化和网络化的发展，电子档案已经成为信息社会发展的产物，成为档案必不可少的重要组成部分。档案管理者应该顺应时代发展的潮流，与时俱进，肩负起时代赋予的使命感和责任感，加强对电子档案管理的研究，更好地推进档案管理的电子化进程。

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