国外会议中心考察报告

　 国外会议中心考察报告文? |? 刘海莹（国家会议中心总经理）　应国际大会及会议协会（ICCA）和墨西哥国有银行会展中心（Centro Banamex）的邀请，我于2008年11月初赴加拿大参加了国际大会及会议协会2008年会，并参观、考察了加拿大和墨西哥的6个大型会议中心，期间与国际同行就会议中心的建设、投资、运营、政府支持、市场推广等具体问题进行了深入的探讨，分享了国际领先的会议中心运营理念，取得了预期的效果。

　一、考察目的　国家会议中心作为北辰实业股份有限公司的重要增量资产，是北辰实业股份有限公司会展板块的重点项目，建筑面积53万平方米，其中主体建筑面积27万平方米，是目前国内最大、最新、设施最先进的会议中心，另有2栋写字楼、豪华五星级的北辰洲际酒店和四星级的国家会议中心酒店，以及商业、餐饮等配套设施。奥运会期间，国家会议中心除了作为奥运会和残奥会的主新闻中心、国际广播中心，还是奥运会的击剑比赛以及现代五项的击剑和气手枪比赛的场馆，残奥会期间是硬地滚球和轮椅击剑比赛馆。残奥会结束后，国家会议中心承接了“第一届世界智力运动会”和“中关村20周年自主创新成就展”，12月开始进行内部改造，2010年正式开业。

　国家会议中心地理位置优越，交通方便，作为国内功能最为强大的会议场所，最大的会议厅可容纳6,000人，大宴会厅可容纳3,500人，展览面积4万平方米，另有将近100个各种面积的会议室，可满足各种大型国际会议、展览、奖励旅游和大型活动的需求。

　奥运会的成功举办已经为国家会议中心及其配套酒店带来了难能可贵的宣传效果，国家会议中心从2007年6月开始筹建以来，在国内和国际市场上的推广促销取得了一定的成效，但如何更好地吸引高端国际会议、精品展览和企业商务活动，如何在最短的时间内达到最大的经济效益和品牌效应，是业主公司关心最迫切的问题。因此有必要学习、借鉴国外发达国家和发展中国家大型会议中心的先进管理理念和运营经验。

　二、考察行程　11月1日，参加国际大会及会议协会(ICCA)年会并考察维多利亚会议中心　国际大会及会议协会是国际会议业界规模最大、影响最广的国际组织，成立于1963年，现有会员数目已经超过了800个，遍及近80个国家和地区。其发布的年度统计报告具有很高的权威性，每年一届的年会是业界同行、行业媒体交流信息、建立商机和人脉联系的盛会，2008年年会于11月1-4日在加拿大不列颠哥伦比亚省的省府维多利亚会议中心举行。

　国家会议中心于2007年10月加入了国际大会及会议协会，这次应该协会首席执行官Martin Sirk的邀请，我在11月1日考察了国际大会及会议协会2008年会的注册接待大厅、茶歇区、无线上网区、赞助商展示区、全体大会、分会及欢迎宴会使用的会议室，了解了当今国际会议对会议场馆的最新需求，同时会见了国际大会及会议协会亚太区经理Jane Vong Holmes和美国安博格会展管理软件公司（USI）的副总裁Steve Mackenzie。

　维多利亚会议中心已有20余年历史，规模不大，会议室仅有18个，几乎没有展览区域，设施稍显陈旧，比如小型会议室净高不到3米。该会议中心与皇后饭店（Empress Hotel）连成一体，均为维多利亚风格建筑。据项目经理 Leanna Hayes介绍，维多利亚会议中心由不列颠哥伦比亚省政府投资建设，省政府专门成立的运营公司负责管理运营，政府对会议中心实行免税政策。该会议中心除了市场销售由自己的团队负责外，其他业务如餐饮、安保、灯光音响、搭建布展、保洁等全部采用服务外包形式。

　11月2日，考察温哥华会展中心　温哥华是加拿大三大会议城市之一（另两个城市是多伦多和蒙特利尔），作为加拿大的西门户，每年吸引着大量的国际会议和展览。温哥华是2010年冬奥会的举办地，同国家会议中心承担奥运会的主新闻中心和国际广播中心的功能一样，温哥华会展中心也将作为2010年冬奥会的主新闻中心和国际广播中心，因此在7月6日奥运会开幕前温哥华会展中心派了3个主管来国家会议中心考察过。更有意思的是，1986年温哥华承办了世界博览会，当时的会展中心是加拿大馆（Canada Place），世界博览会结束后，会展中心花了一年时间的改造于1987年对外营业，这一点与国家会议中心十分相似。

　温哥华会展中心外观漂亮，从远处看像五面船帆，迎风而上。旧馆(东楼)现有可租用会展设施的面积为15000平方米，其中展厅面积8000平方米，另有20个会议室，其中最大的宴会厅面积1500平方米。一楼主要是商业设施，如餐厅、咖啡厅和售卖部，并提供了较大面积的公共区供会展注册和小型的展架展板展示。旧馆三层以上是Pan Pacific泛太平洋酒店，240间客房，配楼是写字楼。

　正在建设中的新馆（西楼）将于2009年上半年营业，可使用的会展面积将是旧馆的3倍，即45000平方米，其中展厅20000平方米，会议室达到了52个，宴会厅也是最大的会议室，面积为5000平方米。

　陪同考察的高级技术总监John Dias介绍说，温哥华会展中心由加拿大联邦政府投资，交给不列颠哥伦比亚省政府管理。为促进温哥华的会展业，不列颠哥伦比亚省政府又投资建设新馆，目前正处于内部装修阶段，预计2009年下半年开业。同维多利亚会议中心一样，温哥华会展中心除了市场和销售队伍由自己的员工组成，其他服务项目全部外包。2007年接待350多个会议、展览和商务活动，吸引了745,000人/天，为不列颠哥伦比亚省带来了2.4亿加元（约合14亿元人民币）的经济收入。目前该会展中心的销售队伍仅仅13人，大部分的国际市场推广由温哥华会议观光局（CVB）来帮助执行。

　温哥华会展中心十分注重环保，在创建“绿色会议中心”方面处于世界领先地位，是国际会议中心协会（AIPC，国家会议中心于2008年4月加入该协会）评选的“世界最佳会议中心”唯一的两次获奖单位。

　11月3日，考察墨西哥国有银行会展中心　墨西哥国有银行会展中心靠近墨西哥城的商务中心区，交通方便，2002年2月投入使用，是拉美地区最大的会展中心之一。投资方是墨西哥国有银行和墨西哥城市政府，该会展中心除了承接大量的国际会议、展览、公司商务会议和文艺演出外，还有写字楼、购物中心和9个餐厅，甚至还有2个医务室，有点类似于北京的国贸中心，两年后还将建设1家酒店和2栋写字楼。展厅位于3楼，展览面积3.4万平方米，可分割成4个独立的面积分别为5000、7000、9000和13000平方米的展厅，配备了44个货车卸货点。25个会议室分布在2楼和3楼，其中最大的面积为3000平方米。主体建筑内部有3000个停车位，如果算上室外停车场（主要是赛马场），则总数可达1万个，完全可以同时满足会议和展览观众的需求。

　负责国际会议销售的Claudia女士形容该会展中心是“城中城”，我们所见景象也证明该会展中心生意不错，观众来来往往川流不息，正在举行的会议、展览井然有序。与温哥华、维多利亚会议中心的运营方式不同，该会展中心的工程、安保、保洁、餐饮、市场销售全部由自己的团队来完成，这大概与当地服务商的质量不高有关系。

　11月4日，考察坎昆会议中心　坎昆是墨西哥著名的旅游胜地，因举办2003年WTO世界贸易组织部长级会议而闻名。1994年，坎昆所在的Quintana Roo省投资建设了坎昆会议中心，因经营业绩不理想，省政府于5年前卖给了一家大型的地产商。坎昆会议中心变为私营企业后，经营逐步有了起色。鉴于当地旅游局的国际市场促销乏力，为推广坎昆这个会议目的地，坎昆会议中心主动联合了35家酒店、餐厅、主题公园成立了会议推广联盟，向国际协会和国际会议主办机构推介坎昆。同时，为坎昆会议局提供了优惠的房租，政府主管机构的入住为协调大型会展提供了一定的便利。

　坎昆会议中心仅有13间会议室，最大的会议室位于3楼，可容纳3000人（剧院式）；一楼展厅面积5000平方米，2楼展厅面积2200平方米，仅能举办小型展览。但该会议中心的优势是周边有6家国际知名品牌的酒店，步行可达。目前清洁、会展搭建、演艺业务外包，正式员工不到150人。墨西哥政府对国际会议不征税，只要会议中心或会议局出具证明并填妥表格，会议主办方即可获得免税，但会议中心需要缴纳营业税。

　11月9日，考察蒙特利尔会议中心　蒙特利尔是加拿大魁北克省的省府，法语是该省通行的语言。魁北克省政府投资建设的蒙特利尔会议中心是加拿大三大会议中心之一，于1983年开始营业，2002年重新装修。该会议中心地处闹市区，一层建有地铁出入口，经地铁出入口可抵达市中心地下环城商业区，其便利程度确实超乎想象。一层大部分为对外出租的商业店铺，如餐厅、商店等，小部分区域作为楼上会议和展览的配套服务区域，如2个穿梭巴士站、衣帽间、注册区、库房等。会议室集中在3楼和4楼，展厅则位于2楼。共有22间会议室，部分大会议室分割后，则总数为64间；展厅面积18000平方米，可分割成15个大小不等的独立展厅。据销售总监Robert Cazelais介绍，虽然蒙特利尔会议中心已有25年历史，但设计即使在现在仍不落伍，尤其是在如下四个方面更显示了其设计建造的前瞻性：　1、为展厅一共配备了18个卸货平台，可以充分满足多个会议和展览同时搭建、布展或撤展，大大提高了效率，为客户赢得了宝贵的时间。

　2、展厅除了承接展览外，还承接会议和宴会，展厅之间的隔断不是常见的木质（或铝质）隔断移动墙，而是造价比较便宜、可上下伸缩的胶布隔断帘，隔音效果也不错，而木质（或铝质）隔断移动墙还会有易磨损、折旧快、易变形的弊病。

　3、3楼大会议室的厨房原设计在楼下，但考虑到大型宴会传菜的速度要求，便把厨房从楼下改到了会议室的旁边，使用极其方便。

　4、长5米、宽3米、高3米的大型货梯能装下重型卡车并直接运送到会议或展览楼层。

　蒙特利尔会议中心仅有员工140人，其中负责市场销售和媒体关系的仅有19人，但在业内口碑良好，业绩也不错，主要有以下几个特点。

　（1）大部分外包：餐饮、保洁、会展搭建和灯光音响业务全部外包，如餐饮部分的厨房设备、碟盘刀叉都是会议中心购买的，但其餐饮运营交给独立的服务商。

　（2）投资主体是魁北克省政府，最高主管是魁北克省旅游厅厅长，政府运营；不设定营业目标或利润要求，而是强调会展对当地经济的拉动作用。

　（3）会议中心享受免税待遇，但须交房地产税（是加拿大仅有的一例）。

　（4）对国际会议的主办机构实行免税（实现途径是退税）。

　（5）海关监管和报关公司在会议中心设有办公室，随时为会展涉及到的展品清关提供便利。

　（6）市场重点首先是国际市场，其次是全国性的会议展览，最后才是省内（本地）市场，价格方面也是对国际会议报价最低，对本地的会议展览采取高报价，目的就是为了吸引国际会议和展览。

　11月13日，考察多伦多会议中心　作为安大略省的省府，多伦多是加拿大最大的城市，也是加拿大的金融和商业中心。多伦多会议中心由安大略省政府投资建设，并由省政府下属的皇冠公司(Crown Corporation)运营。北楼建于1983年，共三层，其中会议室分布在一层和二层，共有32间会议室，三层展厅面积为1.8万平方米。南楼建于1995年，与北楼靠走廊相连，共6层，其中三层建于地下，考虑到地面承重，最底层为展厅，面积2.3万平方米；32间会议室分布在地下二层和地下三层。

　毫无疑问，多伦多会议中心是加拿大最大的会议中心，也是真正世界级的大型会议中心。坐落在市中心，步行可达的酒店可以提供近1万间客房，同时距离机场也不到30分钟的车程。据负责国际协会会议的Eric Chou介绍，多伦多会议中心一年接待700多个会议、展览和公司商务活动，但安大略省政府并不要求该中心盈利，而是要求该会议中心不可与市内酒店竞争，重点是把国际会议和展览吸引到多伦多市，给酒店提供充足的客源。

　多伦多会议中心经营良好，每年给安大略省政府上缴利润1000万加币（越6000万人民币），政府再拨款用于会议中心的市场推广和维护。现有员工300多人，销售队伍庞大，包括市场、销售、预定和媒体关系以及政府关系在内的员工接近60人，灯光音响、演艺服务、保洁、报关服务也是外包。

　三、考察体会　参观、考察了六个会议中心，有大型的会议中心，如多伦多会议中心，也有小型的，如坎昆会议中心；加拿大属于发达国家，墨西哥则属于发展中国家；有经营得很好的，如蒙特利尔和温哥华的会议中心，也有经营业绩一般的坎昆会议中心。应该说，这六个会议中心有一定的代表性，虽然国与国之间因为国情不同很难做细致的比较，但又可以总结出一些共性。

　（一）会议中心全部都由当地的政府投资，企业（私营公司）不是投资主体（坎昆会议中心一开始也是政府投资的，只是五年前才出售给私营公司）。

　会议中心投资巨大，回收期长，市场促销费钱费时费力，如果由企业来投资，还本付息的压力显而易见，而市场促销争取到的国际会议展览在会议中心的真正消费只是总消费的一小部分，会议中心仅能在场馆租金和餐饮上获得极其有限的收入，但酒店住宿、交通通讯、会议中心外的餐饮消费、旅游、购物、娱乐等大部分消费却由其他相关行业获取，企业建会议中心可以说有点得不偿失，有点为他人做嫁衣的活雷锋的感觉。

　国内会展业通行的说法是会展业对当地经济的拉动作用是1:9，即在会展业的消费是1元的话，能为当地经济带来另外9元的其他消费。国外虽然没有类似具体的统计数据，但显然，我们考察的会议中心所在的城市都深谙会展业对当地经济的驱动作用，也了解到企业投资会议中心的困难——即企业投资一定会着眼于盈利，但投资会议中心却又几乎无利可图，因此这些会议中心都由省或市政府投资建设，管理运营也是由政府的派出机构来执行。这些政府经营会议中心，就像经营当地的水、电和公共交通，这种政府公营事业的属性是国内不可比的。

　（二）政府的支持力度和倾斜政策。

　首先，这些会议中心都不是以盈利为目的，不但如此，政府明确反对会议中心与当地的酒店争夺会议客源，要求会议中心去国际上“抢”生意，反过来支持本地酒店，以创造会议中心与酒店和谐共荣的环境。

　为支持会议中心开拓国际市场，一般政府会设立专门的会展推广机构---会议观光局（CVB）来协助、配合会议中心向国际会议和展览的主办机构以及行业媒体进行推介。因此，我们考察的大部分会议中心的市场销售队伍都很精干，原因之一就是国际市场促销是由同为政府派出机构的会议观光局来执行的。

　对会议中心实行免税政策是国际上通行的做法。我们考察的加拿大和墨西哥不但不向会议中心征税，还向国际会议的主办机构免税，这些措施都有助于国际会议主办方将会议转移到该城市举行。其实，这些政府都很精明，不对会议中心征税，但会展总消费增加了，政府从酒店、餐饮、娱乐、购物等环节征收的税金更多，还促进了就业——政府运营一个城市的目的实际上就是围绕就业和税收而展开的。

　政府的支持还表现在“迫使”会议中心采取价格歧视，即对国际会议展览价格优惠，对本地的会展价格偏高，结果是国际会议展览蜂拥而入，同时自动调节、平衡淡旺季的生意，比如，我们一般认为冬季是淡季，但对于加拿大的会议中心来说，因为旺季（5-10月）为黄金季节，大多留给国际会议和展览，因此本地的会议展览只能在冬季举办，因此他们的淡季生意也非常不错—这是政府“无形的手”通过价格手段调节的结果。

　（三）会议中心的运营大多采取外包形式，市场推广则借助于会议观光局。

　如上所述，会议中心的市场推广除了自己的市场人员向外促销外，政府设立专门的会展推广机构——会议观光局通常会协助、配合会议中心进行推介，因此会议中心的市场推广队伍都很精简。与此同时，加拿大的会议中心流行把保洁、餐饮、会展搭建、灯光音响等业务外包出去，而墨西哥城的墨西哥国有银行会展中心则没有一个项目是外包的，原因可能是两方面，一，发达国家与发展中国家的经营理念不同，在发达国家，为了降低运营成本，能外包的则外包，而发展中国家通常情况下能自己做的则全部由自己做；二，在发达国家，外包的基础比较好，即服务商（供应商）的服务质量有保障，而在发展中国家，却很难找到可靠的第三方独立服务商（供应商），如餐饮服务商，企业诚信和服务质量都有待提高。

　四、几点建议　细致考察了这六个会议中心后，对比北京市的会展业现状，可以发现中国会展业虽然取得了长足的进步，但与国外发达的会展业相比较，仍有不少差距。谨提出如下建议：　（一）政府对会展场馆和国际会展主办方应实行免税政策 会展场馆投入巨大，回收期长，企业负担重，无论是新国展还是国家会议中心还本付息的压力都相当大。业主作为投资主体，还有盈利要求，而目前5.5%的营业税对于会展中心来说是一笔巨大的开支，归根结底，参会者、参展商即最终客户必须承受很高的成本，这必将阻碍更多的会议和展览落户北京。事实上，很多国际协会和组展公司都抱怨北京的会展中心的租金偏高，远的不说，跟新加坡和香港的会展中心相比，我们的租金报价比新加坡和香港的会展中心至少要高出30%。

　无论是欧洲、北美，还是会展业发达的亚太区的部分国家和地区，如澳大利亚、新加坡、韩国和香港，会展中心绝大部分都由地方政府投资，不以盈利为目的，不设定具体的营业额和盈利指标，因此这些场馆都依靠低租金来争夺客源和生意。我们无法改变北京市的会展中心的投资主体，但对会展中心免征营业税则势在必行，否则根本无法与其他国家的会展中心竞争。

　（二）政府应立即成立专门的会展推广机构，向全世界推介北京，招徕更多的会展业务　世界上几乎所有发达城市为了推介自己的城市，吸引更多的会议和展览落户，都成立了专门的会展推广机构—会议促进局（CVB）或会议观光局，进行整体的城市形象推广和市场促销，游说会议和展览主办方，联络行业媒体，组织相关企业如会议中心、酒店、航空公司参加国际性的展览会，负责协调所有与会展相关的事宜，其工作范围主要包括向国际会展业界介绍目的地整体形象、优势和配套资源，建议并帮助会展组织者，保证向他们提供足够的设施，按照会展所需进行协调及组织计划实施，协助申办大型展会。国内，只有上海市旅游事业管理委员会成立了面向国际市场的会展促进中心，其他二线城市杭州、南京、昆明等成立的会展办公室更多的职能是协调当地政府部门如公安、消防、卫生检疫，还不是真正意义上的会展推广机构。

　北京市还没有专门的会展促进机构来帮助会展中心和酒店向国际做推广，这与北京市的国际大都市地位不相符。

　（三）大型会展中心的运营应充分学习国外成熟的经验，科学创新，争取最优品牌和最佳业绩　国家会议中心作为特大型的会议中心，其运营、市场销售、品牌建设都需要新理念和新手段，开拓创新，这样才能在开业后把爬坡期压缩到最短，在较短的时间内实现良好的业绩。

　现在企业用工的成本越来越高，除了勤俭节约办企业外，还应想方设法在某些环节把成本降下来，如可以考虑把一些非关键的业务外包。我们考察的加拿大四个会议中心，他们都将保洁、餐饮、灯光音响、搭建布展等业务外包给独立的第三方供应商，第一，可以直接将固定成本降下来，比如不用购买灯光音响设备，不用雇佣很多固定员工；第二，第三方供应商的服务更好，技术力量更强。

　国家会议中心作为中国会议中心的航母，将同坐落在首都国际机场附近的新国展一起，成为推动北京乃至中国的会议展览业快速发展的两大引擎。国家会议中心的目标是国内第一、亚洲一流、世界领先，除了急需政府在税收、市场推广等方面的大力支持外，在运营尤其是部分项目的外包和国际市场开拓方面有很多东西需要向多伦多会议中心等世界领先的会议中心学习。■