[OA网络智能办公系统开启无纸化办公新时代]什么是oa办公系统
时间：2020-02-06 08:24:05 来源：柠檬阅读网 本文已影响 人 
OA网络智能办公系统
开启无纸化办公新时代
l 课题提出
企业管理的瓶颈
1、随着企业的不断壮大，部门设置越来越细致完善， 随之带来的问题是由于部门多，部室与车间、部室之间各种数据、文件传递不及时、不方便，缺乏一个高效的传递手段。
2、一些重要决策、流程审批经常因为管理人员游动而延滞无法处理，极大延缓企业的高效率发展。
3．部门多，人员分散，统一管理比较困难。各分支机构、人员业务、管理开展、执行情况如何，企业领导难以有效监控，有被 “置于高处不胜寒”感觉，同时对于扁平化管理要求的也是头疼的问题。
4．工作中项目层层审批，受时间、人员等众多特定因素限制。
5．虽然大多数公司有企业邮箱，但大多数员工多使用免费邮箱，不便于管理和使用。无论是企业邮箱还是免费邮箱不稳定经常丢信息，容量有限大小不一，尤其是带附件的能力不同，缺乏安全性，给工作造成损失，同时很难区分责任。
6．使用电话沟通有时间、人数、表达等局限，同时很难将任务分解，无法区分责任。
7．随着网络发展更多人在工作中使用QQ,但是QQ毕竟不是专业的办公软件，存在着人员在线、文件难查等众多局限。
l 革新思路
在经济危机的大背景下，企业都在积极寻求降低成本实现利益最大化，加之网络应用日益普及的今天，无纸化网络办公已经走进了大部分大中型企业。采用无纸化网络办公不仅节减了许多不必要的开支还可以实现资源共享，提高办公效率，而且也可以使工作人员的办公更加轻松自如。
把先进的网络版智能办公系统技术整合到我们的实际工作当中，利用计算机把需要的电子表单设计添加到软件内、打印规范化的表单来替代手工填制办公方面的各种表单，实现所有表单数据电子存档，便于查询，避免重复的工作，降低工作人员的劳动强度，提高工作效率，保证数据的准确无误，改变我们以往落后的工作方法与工作模式。
l 具体实现的功能
1、信息发布:内部短信、通知、新闻、内部论坛
员工之间可以通过内部短信功能实现实时信息交流。通知发布采用office在线编辑器，公司下发打红头文件也在系统中实现，实现了人力和财力的全面节省，现在公司实现了矿下发的纸制文件扫描成图片、矿下发的电子文件直接转发到我们的OA内部网上，立即发布即刻显示在系统首页。发布后，可自由管理，修改与删除，实时开通与关闭。支持大附件上传、精确用户点击与人次、阅读记录、查询；
已更新通知，系统以红色注明。为了实现以人为本，公司搭建企业文化建设与知识管理平台。企业内部设置论坛版块，员工对企业的意见和建议都可以畅通无阻的在论坛上发表，便于及时发现问题、改进过程和发现人才。
2、文件管理：文件传输、共享下载、电子邮件
实现了点对点、点对多集群批量高速传输大小文件，提供直接传输自己方式。提供企业内部信息共享上传下载通道，用户可对需要共享的文件、图片、动画、视频、音乐等按照类别进行快速上传，管理员可在后台进行类别管理，建立一套单位内部共享体系。这样可以使公司文件和信息不易丢失和泄露。同时还实现了内外网邮件同时接收，内网邮件与短信系统集成；
外网邮件支持internet邮件发送、接收、回复。
3、公文：收发文、在线审批
上级下发的重要文件需要领导审批办理的我们在系统中进行逐级在线审批实现了收文、分文、批阅、阅读、执行、存档一气合成。发文过程中实现了起草人、审核人、批准人、存档信息化管理。
4、电子签名与手写批注
可对Word、Excel与Wps文档进行手写签名、电子盖章，防止对机密文件进行修改。系统嵌入OFFICE文档控件，支持文档模板套红、文档数据智能填充,在线编辑与保存、强制痕迹保留。
5、视频会议
视频会议允许用户在可视的情况下交换信息，因而它几乎能够应用于任何情况下，提高通信的质量和效率。可全面实现远程会议、远程培训、异地协作、异地招聘、异地贸易合作等综合视讯应用，解决跨地域实时沟通和管理的需求，迅速降低会议及差旅成本。
6、综合行政：人事档案、会议管理、办公用品管理、车辆管理
通过人事档案管理实现了对企业员工的档案查询、简历合同附件上传、照片管理、权限分配、数据导出、打印等功能。同时实现了对用户简历、合同、电子照片进行实时更新、下载、转发收藏，支持多幅照片上传与存储应用。
各部门撰写的会议记录。可以实时存储与显示，可对会议记录进行分类与查询服务。
对办公用品实现了信息化管理，使公司的办公用品的管理透明化，真正实现了零库存。
我们实现了，对公司车辆进行合理化的分配，对车辆的使用情况进行了信息化管理。
l 应用效果
OA办公自动化系统是把双刃剑即：对管理层而言降低管理成本，提高管理力度；
对员工而言，降低工作内耗，提高工作效率。将人从繁琐、无序、低端的工作中解放出来处理更有价值、更重要的事务，整体提高了企业办事效率和对信息的可控性，使企业管理趋于完善，提高执行力，最终实现单位市场竞争力全面提升的目标。
应用OA办公自动化系统，使单位管理达到一种状态：整合企业资源，加快信息流通，规范办公流程，提高办事效率，降低经济成本。
1、 整合企业资源
Ø 通过网络技术将企业的人力资源、客户资源、知识资源、经验资源、硬件资源、制度资源、文化资源等集成在一个平台上进行管理使用。
Ø 资源整合，实现各种资源的互相促进和增值，创造企业发展的最优环境，促进企业发展。
Ø 对人力资源、客户资源实现更加有效地控制和管理，保持稳定的工作团队和客户关系。
Ø 有效积累公司优秀员工的知识、技能、经验、心得并向所有员工开放，使员工互相学习，快速提高业务水平，达到事半功倍的效果。
Ø 将企业的产品、各种办公用品等硬件资源进行分类管理，更加方便、可靠、透明，发挥他们最大的功效。
Ø 建立正规、科学、开放的企业的制度和文化，保持企业旺盛的生命力，保证企业健康持续发展。
2、 加快信息流通
Ø 下达的文件、通知、任务可以在几秒钟内同时传达到相关人员，无任何中间环节。
Ø 员工的意见和建议都可以畅通无阻的直接反馈到最高领导层，便于及时发现问题、改进过程和发现人才。
Ø 即使是外地的员工或分支机构也可以时时保持和公司的沟通，保持紧密的联系。
Ø 所有员工都可以在第一时间知道公司的最新动态和政策，更加关注公司发展。
Ø 下属可以在第一时间将工作进度和市场信息反映给上级领导，使企业以快制胜。
Ø 工们能够在网上轻松、直接、公平的发言、交流，建立融洽的团队关系和企业文化。
3、 规范办公流程
Ø 建立起一个紧密、协调、可靠、简单的管理机制，让企业充满活力，促进企业持续发展。
Ø 使员工责任明确，权限分明，具体事务落实到人，查有所依，杜绝推脱、扯皮现象。
Ø 公司的办公流程变得规范、有序，效率大大提高，执行力大大提高。
Ø 彻底消除信息传递中的阻塞、延误、失真，保证正确、及时的反应。
Ø 领导层可以清晰、准确的了解员工对某一事件的倾向性以做出正确的决策。
Ø 离职员工无法带走自己的客户资源，避免人员流动给公司带来的客户流失的风险。
Ø 通过网络而不是麻烦的电话来询问项目进度，从而节省大量时间、精力和电话费。
Ø 领导层可以及时关注下属的工作动态，及时发现问题，不会因为疏漏而丢掉重要的订单或客户。
Ø 企业可以免去比如诸如打印、分发、打电话、找人等诸多困扰，节约纸张、人力等办公成本，将资源和精力、时间用于核心业务。
Ø 员工与员工、员工与领导之间可以方便、直接、充分的进行交流，通过正确的手段而不是凭个人交际能力来沟通。
4、 提高办事效率
Ø 有效协调多部门之间的协同工作问题，实现高效协作办公。
Ø 信息流通速度成倍提高，带来员工反应速度的成倍提高。
Ø 员工之间可以快捷的在线发送文件、通知和留言，不必打电话甚至亲自到处找人，时时沟通，节省时间，提高效率。
Ø 消除打印、复印、分发等诸多中间环节，沟通点对点，传递一指通。随时随地都能够在网上快捷的查看各种资料，调阅并打印出来，省却了为看一份文件而到处寻找浪费掉的大量时间。
5、 降低经济成本
Ø 节约了大量的人力物力，极大的降低了工作人员的劳动强度，提高了工作效率，减少了出错率，并节约了大量管理费用，现在公司每个月可以节约近千元的开支。如果该系统在集团公司推广使用，经济效益方面，每年节省开支360万元以上。依据：通过OA网络智能办公系统，每个单位至少减员2人，按30个单位，每人3万计算节支2*30*3=180万；
节约纸张和打印机、硒股、复印机等辅助设备，按最低计算，每家最少年均5
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