档案管理在工程索赔中的价值与作用
时间：2023-01-19 10:50:12 来源：柠檬阅读网 本文已影响 人 
胡敏捷
2020年初，武汉暴发新冠肺炎疫情，面对错综复杂的国内外形势和疫情冲击，自2020年我国各地先后启动新冠疫情重大突发公共卫生事件一级响应。据查询，从2020年初至2020年3月26日，不到100天的时间，中国国际贸易促进委员会系统共计103家商事证明授权机构，累计出具不可抗力事实证明6454件，涉及合同金额约6321亿元。至2022年，疫情仍然反复无常，工程管理的特殊性决定了国内外工程项目在疫情防控、疫情风险应对等方面的普遍性与复杂性，本次疫情造成了诸多工程复工时间迟延、工人被隔离观察、材料价格涨价等，这势必导致剩余工期减少、各项成本递增，工程索赔申请比例大幅增加，一场场工程商业纷争悄然而至[1]。在新冠疫情的影响下，如何申请索赔、如何开展反索赔、申请索赔项目与金额是否合法有据等系列问题被赋予了新的时代意义。
作为重要的工程索赔依据、索赔证据，档案因素贯穿工程索赔始终，在档案全过程管理中，充分利用信息技术，有利于预防恶意索赔、研究索赔规律、寻找适宜的索赔点、优化索赔计算、补齐档案管理的漏洞、规避恶意索赔风险，最终实现索赔效益最大化。从索赔预警角度分析，诸多索赔是因档案管理失控而产生。从索赔证据角度分析，基建工程档案归档范围与工程索赔的档案证据高度重合。从索赔信息管理角度进行分析，档案信息的全过程管理、各信息管理环节、技术在档案全过程管理中的利用，是实现索赔效益最大化的保障。
从索赔前端预警角度出发，对索赔产生的原因进行溯源，若成套基建工程档案收集齐全、整理规范，工程索赔所涉及的所有项目均会在基建工程档案中予以体现。基于“前端控制”和“全过程管理”的角度，重视档案信息的收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、利用等各个环节的规范化把控，可以及时防范索赔风险、把握索赔机会。
引起索赔的原因主要包括以下五个方面：
第一，施工延期引起的索赔。一般是指由于诸如天气因素、拆迁受阻等非承包商的原因造成的进度推迟，因施工延期会给承包商造成时间和费用的损失，因此提请赔偿。
第二，合同变更引起的索赔。虽然在工程施工中，会存在变更的现象，但这种变更必须是指在原合同工程范围内的，若超出工程范围，可能会导致工程量增减。增就扩大了成本，减就造成资源浪费。
第三，合同矛盾和缺陷引起的索赔。常表现为合同文件规定不严谨、有遗漏或错误，或者技术规范与图纸不符合等。发包商作为发包人，通常在起草工程承包合同时，对其中的缺陷负责。
第四，恶劣的现场自然条件引起的索赔。一般是指承包商事先没有预估到的，如地下水、未探明的地质断层等，需要承包商花费更多精力去处理。
第五，参与工程建设主体的多元性。工程参与单位不仅包括发包商与中标总包商，还包括监理、分包商、材料供应商等，他们均为利益共同体，其中哪一方失误，都会给自身和他人带来不良影响，从而导致索赔等情况出现。
以某轻轨项目亏损索赔为例，这是一起典型的工程施工方在前期调研不足情况下仓促签约，未认真进行合同审核而引发的工程纠纷。由于这一轻轨项目工程的急迫性，施工方在合同签订前期并没有预留充足时间做好信息的整理工作，甚至对于整个项目的可研性分析，也缺乏足够的文档资料作为佐证与参考。在合同的制定上，施工方仅片面根据本国的情况对照的进行了条款定制，对于对方的合同细则未严加审核，给后期施工阶段纠纷的出现埋下隐患。在纠纷发生时，由于没有详细的文档资料作为为我方争取权益的证据，只能被动接收对方的索赔诉求，在巨额亏损的情况下勉强交工。在交工后，由于资料欠账太多，加上工程在施工中本身存在着较多问题，后续诸多纠纷与索赔未能妥善处理[2]。而巴基斯坦N-J水电站工程导流洞项目变更索赔成功案例，承包方精准确定索赔点、把握索赔机会，也与其良好的档案管理休戚相关[3-4]。
索赔证据是索赔双方当事人用来支撑索赔、反索赔的证明性文件、参考性材料，包括纸质、影音等各种载体；
作为开展索赔、反索赔的重要组成文件，索赔证据是关乎索赔成功与失败的核心因素之一；
如若证据不完整、不充足、有遗失、不规范，索赔与反索赔均很难成功。在工程项目实施过程中，会产生大量的档案资料，这些记录着工程全过程信息的档案是开展索赔与反索赔的重要证据。因而，加强基建工程档案的全过程管理也极为必要。发包商在施工过程中应始终重视施工资料的积累，定期检查，确保资料记录完善、管理科学。
新冠疫情后，就不可抗力提请的工程索赔大量增加，以新冠疫情影响下甘肃省G215线马鬃山至桥湾公路工程项目工程索赔为例，承包商复工后，依据全国层面相关公文档案，甘建发电【2020】10号、甘建发电【2020】11号等地方公文档案，提请了工期索赔、疫情防控费索赔、照管清理工程费索赔等。积极准备停工证明、开工证明、赶工计划、赶工方案审批、赶工预结算等档案资料，并做好防控设备购置、建设的申请、批复、经费明细等档案的准备、补充工作，出具了照管清理工程索赔需提供监理照管日志、监理清理修复工程记录、支出明细等，为索赔工作的开展提供了有力保障[5]。海外项目方面，新冠疫情影响下的中亚某国国有能源公司与我国某央企大型工业生产EPC项目，因疫情在我国暴发时，该项目进入设备采购安装阶段，部分劳务、设备、原材料等需由我国输入，承包商在此环节受到疫情影响，工程进度滞后。基于此，承包商通过主张不可抗力来获得相应的工期顺延，并在合同条款约定的期限内，及时向发包方发出了不可抗力函件，告知其疫情爆发。发包方随即要求承包商向其提供不可抗力事件造成影响的证明性材料，以及承包商制定规避方案并采取防范措施的支撑证明。应发包方要求，承包商不断收集、扩展并提供了大量证据，并向发包方发出了更为详尽的不可抗力通知，取得了索赔的阶段性成功[6]。
为论述档案证据在索赔中的重要性，笔者对众多索赔案例进行比对分析，包括万家寨索赔案例[7]、某海上风电项目索赔案例[8]等等。在中华人民共和国档案《行业标准建设项目档案管理规范》《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》等标杆文件的指引下，笔者以上述案例为研究范本，将工程索赔的档案证据与基建工程档案的归档范围进行了综合比对。分析发现，基建工程档案因其内容真实性、记录及时性、问题全面性、责任关联性、原始有效性，贯穿索赔证据链始终，基建工程档案归档范围里涵盖的诸多文件均是工程索赔的重要证据。
工程档案作为重要的工程信息资源，工程信息组织加工中的信息筛选对应着档案管理的鉴定环节，信息分类对应着档案管理的整理、分类环节，信息评价对应着档案管理的保管期限划分环节，信息存储对应着档案管理的保管入库环节，信息检索、服务对应着档案管理的编研、利用环节，各管理环节一一呼应、相互关联。而信息系统建设作为工程项目信息管理的核心，其使用的目的是便于各档案信息集成和工程项目的电子化、规范化、流程化管理，其直接用途是便于各工程档案信息资源的安全存储、便捷提取、有效利用。基于此，现分别从信息采集、管理、检索、系统开发利用、大数据、区块链等信息管理角度对索赔信息管理中的档案因素进行分析。
1.信息的有效采集、规范管理是确保档案信息系统、建设工程信息管理系统等信息系统平台有效运行的前提。首先，信息采集工作是对项目全过程管理的梳理。其次，档案信息管理的过程有利于查漏补缺，及时规整缺失信息。信息采集、管理是对档案信息实行前端控制的过程，有利于发现管理风险，预防恶意索赔。
2.便捷精准的信息检索功能，也是考核档案信息管理是否完备的重要指标项。在索赔发生时，通过信息系统快速、精准地提取相关档案信息，将会大大提高索赔、反索赔管理效率。信息是流动的、多变的，档案是对有效信息提取后的原始记录，具有参考价值、法律凭证价值。齐全、规范、完整的档案证据是索赔成功的保障。
3.工程档案信息的管理必须是动态的全过程管理模式。档案的调入、调出、文档的增补必须做到有迹可循，全程管控。通过信息管理系统随时随地管理、控制档案信息，对工程项目管理及索赔管控极为重要。基于档案的行政、经济、技术管理等方面的现实参考价值，通过档案系统后台管控，可对项目全过程管理进行监控，有利于索赔点的发现、最佳索赔时机的分析。
4.开放的信息共享平台有利于提高档案查找效率，是进一步提升工程索赔效率的催化剂。通过一体化信息管理平台，借鉴、查考其他单位索赔案例的公开性档案信息不仅有利于信息共享，也有利于参考借鉴。基于数字档案馆建设、档案网站建设的显著发展，B/S浏览器管理模式使得远程办公愈发完善，实现了部分如防疫开放公文等开放权限类档案的网络化连接，这极大提高了工程索赔法律依据、政策依据的检索效率。
5.利用大数据技术对项目档案进行计量分析、结构分析、知识图谱分析等，可研究索赔规律、寻找适宜的索赔点、优化索赔计算、补齐档案管理的漏洞、规避恶意索赔风险、实现索赔效益最大化。根据大数据学科理论，数据的生命周期依次为：数据采集、管理、分析、技术、大数据共享、大数据伦理六个环节，基于每个环节的档案数据分析，均可找到相应的索赔利益点。
此外，随着区块链信息安全技术的普及，该概念已被工程管理、档案管理等多个学科列入研究重点。解决电子档案的易篡改、难溯源等安全隐患，缩小各学科间的数字鸿沟也是工程索赔信息化管理中面临的隐患，需要行业协作打破信息壁垒。
基建工程档案具有复杂多样、体量大、种类多、载体各异、管理分散等基本特点，而随着信息化发展，无纸化办公盛行，工程行业基于文档的及时收集、高效存续、快捷利用、远程管控、移动端办公、安全需求高等新特点，提出了更高要求。
基建工程档案作为档案管理的重要门类，因学科跨度大、专业性强、复杂性高等原因，目前，不论在工程管理领域，还是在档案管理领域均属于薄弱环节。同样，因文化差异、起步略晚，我国索赔相关的理论研究与实践探索相较于欧美国家相对滞后，在国际市场屡屡碰壁、国内发展参差不齐。
1.预防恶意索赔、把握索赔机会的预警保障。从全过程管理、前端控制的角度出发，规范的档案管理可以从源头上控制风险，是预防纠纷的前提。诸多项目管理中产生的纠纷源于文档管理的不严谨，对招投标文件、合同、过程档案研读不认真、归档不及时、档案证据缺失是造成损失、导致索赔失败的重要原因之一，文档的及时、合理、规范化管理是减少争议、索赔的重要保障。
2.索赔应对处理的法律凭证。档案在工程索赔中有着重要的凭证作用，是促进合同争议和索赔解决的重要法律依据。科学的文档管理不仅可以解决诸多国际项目纠纷索赔，也能解决工程管理中的问题争端。
3.索赔费用计算的证明。效益不仅是干出来的，更是算出来的，索赔费用的计算离不开证明索赔值的计算基础和计算过程的证据，如各种账单、工程成本报表、记工单等。
4.项目全过程管理的参考依据。档案管理贯穿于工程项目管理始终，作为一项系统的技术性工作，真实反映了基本建设过程，是各个管理环节的工作参考依据，承担着对全过程管理的指导作用。同时，在项目管理中承担最关键的分析环节的工作是档案软件管理，它是确保工程项目质量的重要前提。
5.信息化建设的前提与纽带。工程档案作为核心的工程信息资源，其信息采集完备与否是后续信息成功检索与精准分析的前提保障。同时，以自上而下的管控和自下而上的集成模式为基础的工程管理系统、档案信息系统、索赔信息系统等平台的搭建，则会为档案管理和工程管理行业带来更多便捷。
6.有深远的历史记录价值。一方面，做好档案信息的数字化集成，通过系统平台快速、准确地检索、提请所需信息，将对其他项目的工程索赔、工程项目管理产生重要参考价值。另一方面，在历史长河里，基建工程档案记录着工程人创造的基建历史，具有长远的历史价值。
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