高校收费管理内部控制建设研究
时间：2023-01-26 16:05:03 来源：柠檬阅读网 本文已影响 人 
陈佳
（福建教育学院，福建 福州 350025）
近年来，我国高等教育体制改革不断推进，高校收费政策持续优化，政府对高校投入资金逐渐减少，尤其对省属普通本科高校而言，政府扶持相对较弱［1］。随着教育事业发展和高校规模的扩大，高校之间在资金、生源和办学模式等多方面竞争激烈［2］，高校为自身发展需要，鼓励部门创收，多渠道筹集资金。学费、课题创收、校企合作等收入渠道在拓宽，但收费的复杂化也使得收费管理难度加大，廉政风险增加。内部控制是防范舞弊和预防犯罪的第一道防线［3］，加强和完善收费管理内部控制，形成标准化和规范化的业务流程，制约、规范和监督权力运行是高校防范和化解收费风险的有效途径。
（一）收费项目多
高校的收费项目大致可以分为三大类：学历教育类、非学历教育类以及其他。在学历教育收费方面，随着高校招生规模的扩大，在校生人数逐年增加，学费收费需求量大且多集中在学年初期；
函授、自考等继续教育收费分散在不同教学点，收费时间不一；
在学分制收费模式下，不同专业的学生学费标准也不同；
加上住宿费、四六级等考试考务费以及各类代办费，往往需要耗费收费人员大量的时间和精力。而非学历教育收费近年来也呈现出逐年增加的趋势。各类短期培训班和职业技能鉴定等收费面对的群体复杂多样，收费标准和要求也不尽相同，往往需要根据不同的业务类型来区别对待。除了教育培训收费以外，很多高校还会收取国有资产出租、出借收入，代收水电费、网络费等，这些业务涉及的部门多、人员杂，加大了收费管理的难度。以福建省省属某本科成人高校为例，收费项目按票种可以分为四大类，按开票项目可以分为28 小类，每一小类下还有2-4 个不等的细项，收费项目之多可见一斑。
（二）收费管理制度不够健全
高校领导层和各部门认为收费工作只是财务部门的事情，和其他部门无关，对收费业务没有引起足够的重视，这导致相关的制度不健全，制度执行不到位和监管缺失。虽然大多数高校都会制定收费管理办法，但是很多高校的收费管理办法只是照搬国家和上级部门的相关政策，而没有根据学校的实际情况来进行个性化的补充和完善，对于收费管理流程、不相容岗位设置以及部门之间的职责权限等没有一一列明，导致流程随意变动，职责边界不清。此外，每年教育行政部门等要求的收费情况自查大多由财务部门自行开展，高校内审和纪检监察部门很少介入，也很少开展专门的收费审计，这导致收费自查可能更多地流于形式，效率和效果大打折扣，监管力度不足。
（三）收费岗位设置不合理
高校财务人员数量并没有随着经费收入和业务量的增加而增加，因为编制数的限制，大部分高校都引进了收费管理系统来帮助收费人员提高工作效率。然而，收费系统的存在客观上也导致了许多高校对收费业务人员投入不足，无法做到不相容岗位的分离和相互制约。收费系统管理、应收款设置、收费单据录入、票据打印和保管等业务大多由同一个人来完成，收费人员的权限过大，没有形成有效的监督机制。在业务量大、收费时间集中时容易出现错误和纰漏，而收费和记账环节的分离，往往使得这些疏漏很难被发现。收费岗位的监督缺失，导致收费管理过程全靠收费人员的业务水平和思想自觉，容易引发廉政风险。
（四）代收费问题普遍存在
长期以来，各个高校在函授、自考等成人教育上普遍采用联合办学的模式，学费多由校外教学点代为收取，还有不少培训费、报名费等由二级学院或其他部门代收。在信息化缴费还未实现之时，这样做能极大减轻财务部门工作量，但也容易导致大量资金滞留在二级部门，形成“小金库”。学费等收入不能及时纳入学校账户统一管理，可能出现坐收坐支现象，甚至存入个别人员的银行账户中，造成资金被隐瞒、截留、占用或挪用。2021 年11 月和2022 年4月，教育部先后出台了针对普通高等学校举办的非学历教育和学历继续教育的管理规定明确指出“高校不得授权或委托任何单位和个人代收费”，这从侧面说明了高校代收费问题亟待解决，必须加强资金管控，避免学校收入流失。
（五）信息化程度不高
1.收费环节的各个子系统没有实时对接
目前许多高校在缴费、开票、收费管理和记账等方面都实现了一定程度的信息化，比如通过微信、支付宝、网银等实现缴费，通过财政票据管理平台和税务软件实现票据的管理和开具，通过收费管理系统实现学生基础信息和应收款的管理，通过账务处理系统实现记账、往来款项冲销等。然而这些系统虽然都是财务部门在使用，但大多相互独立，无法实现信息的实时传递。在实践中需要财务人员从一个系统中导出数据，经过相应整理后再导入另一个系统。在这一过程中人工干预过多，工作效率仍然不高。
2.代收费和服务性收费未纳入收费系统
收费管理系统能够方便地统计出学生的缴费情况和欠费信息，但是系统一般仅适用于学历教育学生的收费管理，对于水电费等代收费和培训费等服务性收费往往还需要人工统计和整理。由于缺乏相应的管理系统，无法对这些应收款进行准确统计和实时反馈，这就容易造成欠费催缴不及时，收费时间过长，需要学校预先垫付相关服务性开支等问题。
3.各部门间的信息孤岛现象普遍
高校的信息化建设一直以来缺少统筹规划和协调，每个部门根据自身业务需要购买和开发的信息系统往往没有考虑与其他部门的信息共享。财务部门有各种类型的财务管理系统，其他部门还有教务、住宿、人事、科研、国有资产管理等系统。这些系统基于不同的管理目的，涉及的信息有交叉重叠的部分，也有不相关的部分，每个系统架构的逻辑存在一定差异，因而相互独立，无法实时共享数据，由此造成信息孤岛现象。收费业务没有形成信息闭环，信息传递效率和效果大大减弱，会带来应收未收的风险。
制度是防范财经风险的重要手段，在高校收费管理中应优先依靠制度而不是个人觉悟来规避廉政风险。而要想让制度发挥最大的效益，还要通过信息化建设落地，通过事前、事中和事后监管来不断完善。高校领导层应高度重视收费管理工作，通过成立专门的收费内控工作小组，把控全局，梳理收费管理的风险点，做好顶层设计，建立相应的防控管理体系，将原来粗放型管理转变为精细化管理，提高制度的约束力和执行力。
（一）分类管理，明确流程
高校应针对各类学历教育收费、非学历教育收费、服务性收费以及代收费的具体项目，结合学校实际，分类制定管理办法，分项绘制收费内控流程图，将收费流程中涉及的各个部门和关键管控点都纳入其中，明确各个部门的职责和权限，分事行权，严格执行收费管理流程。收费内控工作小组应将上级部门以及学校出台的各项收费制度、流程文件等汇编成册并及时修订，做到收费业务有章可循。与收费相关的合同订立应归口合同管理部门审核和签章；
业务部门应将涉及收费的事项、标准、依据等事先提供给财务部门审核后，方能开展相关业务；
财务部门应归口管理收费项目的立项、审批和费用收缴，确保各项收费都直接进入学校账户，加强资金管控，全面杜绝其他主体或个人代收费的现象，同时要将所有收费项目纳入应收款管理，将应收未收责任落实到人，形成应收款定期催缴机制，确保学校收入应收尽收。
（二）合理设置岗位，定期轮岗
高校应分别设置收费业务的执行、管理和监督三个不同的组织层级，明确各个层级的职责权限，在各层级内部科学设置相应的岗位，形成协同高效又相互制衡的内控组织架构。以财务部门为例，收费业务应当设置系统管理岗位、收费岗位、票据管理岗位和复核岗位，各岗位之间相互监督、互相牵制。系统管理岗位负责收费系统基础信息的维护和应收款的管理；
收费岗位负责收费数据对账、开票和记账；
票据管理岗位负责票据申领、保存和核销；
复核岗位负责对应收款和收费数据进行复核。系统管理和收费岗位属于不相容岗位，收费和票据管理也不能由同一人担任。高校除了要严格执行不相容岗位相互分离的内控要求外，还要通过定期轮岗来防范廉政风险。定期轮岗可以使人员流动起来，提升工作的新鲜感，从而激发学习和创新，有利于人才培养，也有利于发现工作流程等方面存在的问题，从而能保证学校资金安全，防范财务风险。
（三）定期自查，接受内外部监督
2015 年国家取消收费许可证制度，对高校加强收费管理、提升风险防控能力提出更高要求［4］。高校应落实好各类收费的自我管理责任，定期开展收费风险评估，筛查各个环节的风险点，建立风险预警体系。审计部门应该定期对收费情况进行审计，核查收费系统与账务系统的一致性，对相关院系经济活动进行监督和抽查，跟踪验证欠费情况，发现问题并及时纠正，促进收费管理制度的完善。此外，高校应严格落实收费公示制度，加强收费政策的宣传力度，通过校园网、宣传栏等渠道及时公示收费项目以及相应标准、依据、对象和收费年限，并公布监督举报电话，做到所有收费都公开、透明，接受大众监督。通过定期自查、实行阳光价费，接受内外部监督可以有效地防止乱收费，规避收费管理中的廉政风险。
（四）提升收费信息化水平，数据共享
信息化管理手段的融入是高校落实内部控制制度、提升风险防范能力的必要途径。建立信息化的统一管理平台，将缴费、开票、收费管理和记账等业务都纳入平台之中，能够有效地解决代收费、乱收费的问题，是高校加强内部控制的内在要求，更是做好收费管理的现实需要。高校应依托统一收费管理平台完成所有收费的全流程管理，其建设思路大致如下：业务部门通过统一管理平台发起收费项目，经财务人员审核后，生成应收款数据；
学生等缴费主体能够自主查询欠费情况并通过现代化支付手段完成线上缴费；
缴费完成后，平台自动判断应该开具的票据类型，直接完成开票，缴费人员能够根据需要自主打印票据，相关业务人员能够随时查询缴费情况和欠费数据，实现欠费统计和催缴；
最后，财务人员能够根据缴费平台的信息自动完成记账凭证的编制。信息化的统一收费管理平台能够减少人为的干预，改善缴费体验，资金流向能够被记录和追溯，从而保障预算收入的准确及时，提升收费管理效率。
除了信息化统一收费管理平台的建设以外，高校还应该通过建立数据中台等方式，连接各部门之间的信息化管理系统，实现数据实时共享和即时交互。通过数据中台，收费管理人员可以实时读取学籍异动、住宿变化、选课、考试和培训等信息数据，并根据这些信息更新应收款数据，实现动态管理。业务部门可以读取缴费数据，落实欠费人员情况，完成学籍注册、宿舍入住、开课、考试和培训等工作。有效的数据共享可以避免因信息孤岛的存在而使应收款游离在财务部门之外，也能减少业务人员因信息查询而来回奔波，避免人工统计而导致信息失真，通过数据的全过程留痕，随取随用，提高各部门的工作效率。
加强收费内部控制，提升收费工作效率和质量，防范财经风险是高校一项具体而复杂的系统工程，需要学校领导的高度重视和相关部门的密切配合。高校应健全和完善规章制度，加强内外部监督，引进和培养既懂管理又懂技术的复合型财务人才，不断提升信息化水平，助推高校治理体系和治理能力现代化，保障高校事业健康发展。
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