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    浅谈港口基本建设项目文件材料归集

    时间：2020-11-14 08:05:32　来源：柠檬阅读网 本文已影响 人 柠檬阅读网手机站


        摘要：文章阐述了港口基本建设项目文件材料搜集、积累的范围和顺序，以及方法与措施。
     
        关键词：文件材料；
    档案；
    搜集；
    积累；
    措施；
    方法
     
        基建文件材料是基建档案的基础，文件材料搜集、积累的好坏，直接影响着基建档案的优劣。基建文件材料是基建档案的前身，是基建文件材料的归宿。
     
        一、文件材料
     
        文件材料是在科研、生产、建设等科技、生产活动中直接形成的，以特定的形式固定在一定载体上的各种原始记录。文件材料的定义包含了两部分内容，“文件”通常所指的是图样、文字材料等纸质材料，而“材料”是指纸质外的其他载体文件，如底片、照片、影片、软盘、录音录像等材料。各种载体的文件都是一样的，都是科技生产、建设活动的记录，只是制成材料不同而已。
     
        二、文件材料搜集、积累的范围及顺序
     
        根据工程的进展情况可分为依据性材料、基础性材料、工程设计材料及部分竣工材料及建设监理材料等。
     
        三、文件材料搜集、积累的方法与措施
     
        按照基建工程程序，通过一定的方法、制度与工具，将基建工程中形成的文件材料搜集、积累、集中并妥善保管。这项工作贯穿在工程建设的自始至终，避免文件材料的紊乱、损坏、丢失，有利于维护文件材料的完整、准确、系统和安全，有利于基建工程的利用，也为基建文件材料的整理、立卷、归档夯下坚实的基础。
     
        （一）文件材料搜集、积累的方法
     
        1、随时随地搜集、积累。由于基建工程施工管理繁杂、施工期长、工种多，形成的文件材料也是多种多样、多个渠道和多个环节。为把文件材料搜集、积累齐全、完整、准确，这就要求工程管理人员，做到随时随地地搜集、积累已形成的文件材料，按形成的先后顺序或相关联系随时做好登记，以便施工管理人员随时查看、调用，并做好借阅登记，及时催还，以免丢失、遗漏或损坏。
     
        2、及时催要。由于工程管理牵扯单位、部门较多，各工种之间相互交叉、管理层次较多。因此，按有关程序办理的文件材料较多。如一份文件从编写到传签再到行文签发往往需要较长时间。因此管理人员要及时催要，督促搜集。
     
        3、抓住文件材料搜集、积累的重点和关键环节。（1）工程建设设计变更是频繁，是文件材料积累最不容易做好的环节，也是搜集的重点和难点。特别注意设计代表在施工现场所做的变更，由于这些变更规模小，又多为口头答复，容易被忽视，因此，要求技术人员要即使催要书面变更，并准确地将变更内容修改到施工图中，这也是档案管理人员深入工地检查的重点。（2）地下管网工程的文件材料，也是积累的难点之一。工程的水、电、暖等地下管网工程，犹如工程的神经和血管，纵横交错、上下交叉，与整个项目发挥整体功能密切相连、休戚相关，文件材料的准确、系统以及对以后的维修、改扩建有着深远意义，因此文件材料必须做到图物相符、坐标准确、标识清楚，各专业之间要相互衔接，认真负责。（3）工程竣工验收的文件材料的搜集和积累是单项工程以及整个工程档案搜集的重中之重。单项工程竣工后，文件材料基本已全部形成，按照公司下发的《文件材料归档细则》的归档范围逐一对照，缺一不可，缺失文件注明原因，特别是总承包单位下有分包单位的文件材料，并进行汇总。
     
        4、文件材料搜集、积累中的薄弱环节。所谓薄弱环节往往是没有引起足够重视的或因工作中间环节多、相互衔接不及时，或因变化了的情况没有采取相应措施而出现的脱节或断档。（1）前期工作阶段和工程的初开工阶段，因人员配备不到位、工作忙乱、生疏，甚至出现前期工作人员的调走或交接不及时而出现空挡、断档，因此，这个阶段更应着重控制文件材料的搜集、积累。（2）设备等技术材料的搜集。有关工程设备采购等项目中所有的产品合格证、说明书、化验单等，在采购或运输中容易忽略、流失或破损，因此更应在现场到货验收时搜集齐全相关的文件材料。（3）声像材料的搜集、积累。如土建工程，需要搜集、积累的照片资料从基础施工、主体施工、装修到竣工各个阶段都应留下多个方面（或方位）的照片资料或底片。特别是要害部位如隐蔽工程、工程质量事故等方面，更应随时拍摄，在这方面要求施工单位落实到人，责任到位，随时搜集，及时配有文字说明，统一妥善保管。
     
        （二）文件材料搜集、积累的措施
     
        1、首先要提高全员的档案意识，克服对档案工作“说起来重要、干起来次要、忙起来不要”的错误思想。提高全员档案意识，重点是提高领导干部的档案意识，烟台港集团有限公司作为港口工程建设的先头部队，领导的档案意识较强，不仅讲在会上、说在嘴上，更要写在纸上、落实到行动上。作为单位的一把手更是利用休息时间调阅单位工程档案，并逐页检查提出若干整改意见，给档案管理工作注入了新的动力，也为档案人员撑了腰、打了气、鼓了劲，使其对档案的管理工作就有了决心、信心，也就有了自觉性和主动性。
     
        2、文件材料的搜集、积累，实行“3个纳入”，从加强工程管理入手，实施严密科学的管理制度。（1）纳入工程管理程序。在工程管理工作中，将全过程中的每个阶段应该形成和积累的哪些文件材料规定下来，如烟台港集团有限公司专门为此下发《文件材料归档细则》。（2）纳入工程计划管理。在下达工程计划的同时，下达文件材料搜集、积累计划。分部、分项工程完成之后，应当搜集、积累完整、齐全、准确的文件材料，否则，完成计划不达标。（3）纳入工程技术人员的岗位责任制。使其责任制度化，以加强有关人员的责任感，也便于监督、检查和管理。
     
        3、加大档案职能部门的督察、指导工作的力度。严把合同关，运用法律手段超前控制；
    严把保留金的结算关，运用经济手段超前控制；
    严把平时督导关，运用职能手段超前控制；
    严把竣工验收关，运用行政手段超前控制。
     
        （作者单位：烟台港集团有限公司）  
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