浅论干部档案材料收集工作中的问题及对策_干部档案整理工作细则

时间：2019-03-30 03:21:08　来源：柠檬阅读网本文已影响人

　　摘要：本文从干部档案收集环节，即干部档案管理工作的第一个环节为切入点，论述了目前干部档案收集工作中的主要问题，并通过分析问题及其产生的原因，提出通过建立健全干部档案材料收集的有关规定和制度、提高档案管理人员的综合素质等一系列的对策，有效地解决档案收集工作中的问题。
　　关键词：干部档案；收集；问题；对策
　　中图分类号：G27文献标识码：A文章编号：1003-2738（2012）04-0291-02
　　干部档案材料的收集工作是干部档案管理人员按照中组部有关干部档案材料收集归档规定的文件精神，通过专门的征集方法和渠道向有关单位、部门和个人收集干部档案材料，并经过甄别、鉴定等程序后，充实到干部档案中的工作。
　　干部档案工作是干部人事工作的有机组成部分，干部档案材料收集工作，是干部档案工作的基础和最重要的环节。不断充实干部档案的内容，全面记录干部的情况，及时有效地为干部人事工作提供服务，是干部档案材料收集工作的目的。
　　一、干部档案材料收集工作中的问题及原因
　　（一）相关档案人员的专业素质偏低。
　　干部档案管理工作是一项专业性很强的工作。由于各单位人事干部配备较少，人事工作繁忙，一般多为兼职管理档案工作，档案管理人员很难抽出时间参加档案专业知识的学习和培训，对档案管理专业知识缺乏深入的了解。另外，档案管理工作人员不仅要了解档案管理业务知识，还要进行深入研究，通过研究不断地改进工作，掌握干部档案收集的规律，完善收集制度，才能做好干部档案管理工作。
　　但在实际的工作中，各单位档案管理人员和各部门档案联络人员的岗位变动频繁，他们还未对此岗位的业务进行深入了解和研究，便竞争或调到新的部门或岗位，新到岗人员对档案收集材料业务不熟，新档案管理人员不知道该向什么部门或单位收集什么样的档案材料，新档案联络员不知道应将什么材料移交到干部档案管理部门，造成干部档案材料收集不全，甚至存在不属于归档范围的材料归入档案，而属于归档范围的材料未收集归档的现象，给人才的评价与任用工作带来很多困难。
　　（二）对档案了解少、缺乏归档意识的现象普遍存在。
　　目前，我国的干部档案提供利用仅仅面向组织，这给干部档案蒙上了一层神秘的面纱，多数人不知道档案里究竟有什么内容，更不了解干部档案工作的重要意义、作用、归档范围和归档要求等，不知道档案材料收集工作的好坏会影响到自己的切身利益。另外，由于干部档案的管理办法置后于形势的发展，宣传教育工作不到位等原因，致使员工对干部档案知之甚少，缺乏归档意识的现象普遍存在。例如，近几年，随着事业的发展，各单位对人才的要求逐渐提高，在职攻读学位的干部不断增多，在学习期间形成的材料，如毕业生登记表、成绩单、学位审批表等材料均为归档材料，但有的职工因缺乏归档意识，将这些材料自己收存，造成材料破损或丢失。
　　（三）新的人才引进制度下所面临的干部档案材料缺漏现象。
　　随着近几年人事制度的改革，各单位越来越认识到，人才是事业发展的关键，于是，对适合本单位事业发展的专业技术人才和管理人才的重视程度逐渐提高，引进了许多高学历、高职称、海外留学归国、有丰富专业技术工作经验或管理工作经验的优秀人才，但从对其档案的审查工作中发现，引进人员的档案材料普遍存在缺漏现象。根据笔者多年的干部档案管理工作经验来看，平均每年缺漏材料的档案占到当年引进人员档案的40%以上，有的档案缺漏重要的档案材料，如出国人员就业报到证、年度考核表、学位材料、转正定级材料、专业技术职务申报材料、工资变动材料等。所缺材料严重影响引进人员的参加工作时间、工龄计算、职称等涉及干部切身利益的人事数据的确定。笔者认为造成档案材料缺漏的原因主要有以下几种：
　　1.档案管理相关工作人员岗位变动频繁，不了解或忽视档案材料的收集和移交工作，导致干部档案材料的缺漏现象。
　　2.有的档案材料形成单位或部门，不知道应将材料移交到干部档案管理部门，而是由本单位或部门自行收存。
　　3.有的单位或部门对档案材料不及时整理移交，干部档案管理部门未能及时收取材料，造成材料长期未归档，这种移交不及时、收取不及时是档案材料缺漏的重要原因。
　　4.由于干部档案材料的收集方式大多是以被动的方式进行的，即档案管理人员坐等档案材料形成部门或单位将材料送到档案室。
　　5.由于档案材料收集制度不健全，执行不严格，无监督检查机制，也是造成档案材料缺漏的主要原因。
　　二、解决收集工作中问题的对策
　　（一）建立健全干部档案材料收集工作有关规定和制度。
　　干部档案材料收集工作的有关规定和制度是档案收集工作的根本保障，应根据中组部的有关文件精神，结合本单位的特点，制定本单位《干部档案收集工作规定》，其内容应包括归档范围、归档时间、归档材料的质量要求、奖励处罚等内容。为了确保完成各种材料的收集工作，应建立健全以下收集工作制度：
　　1.建立档案材料移交制度。形成档案材料的单位或部门要按照规定，及时并主动将工作中形成的档案材料送交干部档案管理部门。
　　2.建立材料审查制度。就是按照一定的原则和规定，对收集的档案材料进行审查，把符合要求的材料纳入收集范围。
　　3.建立档案材料登记制度。一般应设立接收材料登记簿和移交材料登记薄，详细记录所交接的档案材料信息。
　　4.建立档案材料定期检查登记制度。定期检查登记就是对所管档案定期进行检查，对缺漏材料逐一登记。
　　5.建立定期索要档案材料制度。定期索要就是干部档案管理部门定期与有关单位或部门联系，索要其新形成或以前漏交的档案材料。
　　6.在档案材料形成的单位或部门建立联络员或兼职档案员制度，负责本单位或部门的档案材料的移交工作。
　　7.建立系列化表格制度，变复杂的收集、鉴定过程为简单的操作步骤。例如，可建立《调入人员档案材料检查表》，列出调入人员档案材料明细，在有材料的栏目内标记，使所缺档案材料一目了然，便于记录和催要缺漏的档案材料。又如，可建立《收集材料鉴定表》，列出需鉴定的项目内容，在不合格的项目内标记或注明原因，便于告知材料形成地的工作人员所交材料中何处不符合规范，在二次鉴定材料时，可依据不合格的项目内标记或注明原因进行再次鉴定。这种方法在材料收集，鉴定，返回，再收集，再鉴定工作中，简便易行，省时省力，方便操作，不易出错，可大大提高档案收集鉴定工作的效率。
　　（二）积极宣传干部档案的重要性，明确收集范围、归档时间和质量要求。
　　针对目前普遍存在的无归档意识或归档意识不足的现状，可通过以下的方式进行宣传：
　　1.通过制作宣传材料、开展档案知识培训和竞赛等多种方式，主动宣传与职工切身利益相关的档案知识，使他们了解档案在日常工作、生活中的重要作用和价值，了解档案的收集范围和归档要求，提高员工整体归档意识。
　　2.定期对各部门的档案联络员或兼职档案员进行档案知识培训，提高他们的归档意识，再通过他们的宣传工作，提高本部门职工的档案意识，用以点带面，点面结合的工作方式，使档案收集工作得到广大职工的支持和帮助，为收集工作奠定坚实的群众基础。
　　（三）掌握干部档案材料形成来源。
　　干部档案材料，有的是以个人的形式形成的，有的是以组织的形式形成的，有的是二者共同形成的。做好收集工作的前提条件是掌握收集材料形成来源，即知道从何处收集材料。
　　干部档案材料的形成有一定的规律，一般集中在干部的工作单位和其他与干部发生联系的单位和部门，主要有以下几种：

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