档案信息化建设的意义 [档案信息化建设]
时间：2019-02-19 03:22:30 来源：柠檬阅读网 本文已影响 人 
【摘要】随着社会的发展,档案管理模式法发生转变,本文从档案信息化建设思想意识、技术、组织管理及人员素质等方面的现状以及档案信息化建设的紧要性,根据信息化建设的主要内容,提出了档案信息化建设的基本措施,使档案工作进一步走向规范化、数字化、网络化、社会化。
【关键词】档案 信息化 建设
【中图分类号】G27 【文献标识码】A 【文章编号】1009-9646(2008)09(a)-0094-02
1 档案信息化概述
随着社会信息化进程的加快,信息资源已成为人类经济、社会活动的战略资源。档案是一种原生的信息资源,档案信息化建设是国家信息化建设的一个重要组成部分,是指在国家档案管理部门的统一规划和组织下,在档案管理的活动中全面应用现代信息技术,对档案信息资源进行数字化管理和提供利用。它使档案管理模式发生转变,从以档案实体保管和利用为重点,转向档案信息的数字化存储和提供服务为重心,从而使档案工作进一步走向规范化、数字化、网络化、社会化。加强档案信息化建设,对于档案事业的新发展具有十分重要的现实意义和深远的历史意义。
2 档案信息化建设现状
2.1 思想意识方面
随着档案事业的发展,档案管理工作已步入规范化轨道,人们的档案意识得到加强,档案在各行业、各部门中的重要作用逐步显现。但一些单位领导对档案信息化建设缺乏应有的认识和足够的重视,对档案管理自动化的必要性、紧迫性感受不深,热情不高,没有建立档案信息化的领导决策机构,也没有将档案信息化建设列入议事日程。
2.2 技术方面
计算机的每一项技术,几乎都在档案管理中找到用武之地。档案信息的多样化极其巨大的数量,为新技术的应用提供了广阔的天地。目前,大多数档案部门都建有自己的局域网,有的还上了因特网,信息化体系初见规模。但我们在浏览这些网页时能看到的信息却有限,且网页更新较慢;关于档案的收集、存储、传输、发布、检索和利用的手段等大多数档案工作还处于原始的手工操作阶段,离信息的计算机管理和远程联网查询、利用相距甚远。这均说明我们的档案信息化建设还处于低水平状况。制约档案信息化的重要问题是缺乏操作简单、功能强大的计算机软件。一个地区的档案信息化管理要达到沟通与共享,就应该有选择地推荐或推广某个应用软件,从而推动整个地区档案信息化的进程。
2.3 组织管理方面
档案信息化的最终目标是实现档案信息的社会化服务,利用者可以不受时间、地域和文件数量的限制,通过网络查询利用开放档案。但长期以来,档案部门还处于封闭半封闭状态,缺乏相对有利的指导和协调,推动档案信息化的力度不够;档案系统没有形成统一的信息化管理体系,各个单位各自为政,缺乏协调和合作,分散了信息资源建设的人力和物力,造成资源浪费;信息资源缺乏相对统一的标准,在开发上各搞一套,造成重复建设,并为以后兼容留下隐患。
2.4 人员素质方面
从目前基层档案工作人员学历上看,档案治理专业的人员非常少,这对档案治理现代化、信息化工作的开展十分不利。21世纪计算机技术发展的趋势将是从单纯的数字化向思维化的信息处理方向发展。因此,应用计算机是实现档案信息管理现代化的必要条件,而“驾驶”这一设备的人,也要具有相当的专业知识,才能根据档案管理自身需要,对软件程序作改良性修改。而大多数档案工作人员计算机管理知识缺乏,所能做的就是按照软件程序依样画瓢,一旦系统需求有变化而需改进时就束手无策,望“机”兴叹。所以说最大限度地搞好２１世纪人才培养,培养出一批一专多能的业务尖子,是摆在我们面前的一个紧迫而现实的问题。
3 档案管理信息化的紧要性
在信息化建设的过程中,档案保障范围的拓展和管理要求的提高,迫切需要档案管理手段的变革和管理效能的提高。建设电子档案,实现档案的信息化管理,是搞好档案管理的必然选择。
毕业论文 http://www.省略电子财务档案是指存贮于磁盘、光盘等电子介质中的各种票据、凭证、账簿、报表等财务数据资料。较之传统的财务档案,电子财务档案有许多特点:电子财务档案易于修正、拷贝和重置,便于纠错、携带和传递;电子财务档案的存贮形式多样,既可以存贮于软盘、硬盘、光盘中,也可以打印输出到纸质材料中;电子财务档案便于快捷获得所需结果。如果电子财务档案上网,通过计算机操作和网络交流,不仅满足了日常条件查询、统计分析、制作数据报表、开展数据交换的需要,达到档案信息资源共享、无纸化查阅和方便快捷的目的,节约了办公成本,避免了原始档案由于频繁翻阅而带来的磨损,还有利于专业管理,便于档案资源的统一整合,极大地提高了工作效率和工作质量。
正如上面所述,电子财务档案具有无可比拟的优点,能够很好地适应档案信息化的发展需求。但也有不足的一面。如具有系统依赖性,即需要一定的软硬件环境支持,只能在特定的条件下才能打开,不具备传统档案的直接可视性,还具有易遭毁损、难查痕迹的特点,因此即使实现了财务档案管理的信息化,在归档中也需要实行所谓的“双套制”,即将同一份档案的纸质版和电子版同时归档。
4档案信息化建设的主要内容
档案信息化建设主要包括:档案信息资源建设、标准规范建设、基础设施建设、应用系统建设、人才队伍建设等五个方面的内容。
4.1 档案信息化资源建设
档案信息化资源建设是档案信息化建设的基础和核心,是一项长期的工作。它的主要任务:一是馆藏档案的数字化,二是现有电子文件的归档工作。后者指的就是在各项公务活动中形成的有查考和利用价值的电子文件,要按照有关要求及时归档,而且要做到齐全完整,真实有效。我们常说,在进行档案信息化建设的时候,要处理好 “路、车、货”的关系。所谓“路”就是各种类型的网络,“车”就是计算机的硬件和软件,而“货”则是数字化的档案信息资源库。有“路”无“车”不行,有了“路和车”,如果没有“货”,“路和车”就失去了意义。这里的“路和车”需要单位领导在人力和财力上的支持,而“货”除了档案人员对馆藏档案数字化之外,就是新形成的电子文件的归档工作,所以档案信息是国民经济和社会发展的战略源资源之一,它的开发和利用是档案信息化建设取得成败的关键,也是衡量档案信息化水平的一个重要标志。
4.2 标准规范建设
它主要是对电子文件、档案信息进行管理的一套规则,包括对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面,制定标准、规范,并指导实施的过程。随着计算机多媒体技术、网络技术、电子出版物的迅速发展和广泛应用,图书馆网络化建设被逐渐提上议事日程。图书阅读过程,人性化设计,浏览简洁,阅读舒服,提供了书签功能,帮助读者记忆阅读页码。这些都需要档案管理部门统一制定并推广实施,以保证电子书、档案信息的统一规范和资源共享。所以说档案信息化的标准、规范相当于信息高速公路上的“交通规则”,对于确保计算机管理的档案信息和网络运行的安全、畅通,具有十分重大的意义。
4.3 基础硬件设施建设
主要指档案信息网络系统和档案数字化设备。它是档案信息传输、交换和资源共享的基础条件,只有建设先进的档案信息网络,才能充分发挥档案信息化的整体效益。档案部门的信息化硬件设施建设要面向应用、面向需求,照顾到前后步骤的衔接。可根据经济发展水平与档案部门可支配的资金数量,制定一个中长期的硬件基础设施建设方案,采取逐年分步添加的方法。在硬件的采购与替换中可采取新机器高配置为服务器,旧机器低配置为终端,使有限的资金通过累加,最大限度的发挥效能。还可以将现有的公共宽带网、通讯光纤网和有线电视网等资源综合加以利用。
4.4 应用系统建设
应用系统建设主要内容包括档案信息的收集、档案信息的管理、档案信息的利用、档案信息的安全等方面,它关系到档案信息化建设的速度与质量、集中体现了档案信息建设的效益和档案信息服务的效果。主要分为两种:一是开放信息应用系统,它是以社会大众为服务对象的通用服务。通过该网络向大众媒体提供多种形式的档案资料查询、浏览服务,如文字资料、语音资料、视频资料等,还可以提供如虚拟现实场景等特殊服务。主要特点是简便、灵活,便于各类人群使用。另一种是权限信息应用系统,它是保证信息安全的一个重要组成部分,其目标是向用户和应用系统提供权限管理服务,提供用户身份到授权的映射,提供与实际应用处理模式相应的、与具体应用系统相对分离的授权和访问控制机制,简化应用系统的开发与维护,提高系统整体保密性和安全性。
4.5 人才队伍建设
档案信息化建设,人才是关键。人才是最宝贵的资源。根据档案工作的需要,必须对档案工作人员进行业务培训,优化档案工作人员的知识结构,培养他们的创新精神。档案工作是“对历史负责,为现实服务,替未来着想”,要发展档案事业,就要求档案工作人员必须博学多才,特别是要注重对现代科学技术和档案边缘学科知识的掌握,同时还要大胆探索档案管理工作的自身特点和规律,找出一条快捷有效地为各项档案管理工作和全社会服务的新路子。这不仅需要档案专业人才,计算机专业人才,更需要既懂档案业务,又熟悉信息技术的复合型人才。
5 档案信息化建设的原则
在进行档案信息化建设时,应遵循的基本原则是:文档一体化,归档双轨制和确保网络安全。
文档一体化,是档案信息化建设的前提。这就要求把档案信息化纳入到办公自动化的总格局之中,与办公自动化融为一体,同步进行。同时,也要求档案人员积极介入此项工作中,提出档案管理和电子文件归档方面切实可行的需求。
归档双轨制,是纸质文件向电子文件过渡过程中必须坚持的原则。虽然电子文件大量产生和应用,但它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位。据专家预计,在较长的时期内,纸质文件和电子文件还会继续并存。而且按照国家档案局的要求,电子文件必须与相同版本的纸质文件一同归档。
确保网络安全,是在档案信息化建设的同时,我们不能忽略的重要问题。一是机密档案信息的安全保密问题,应严格限定利用者的使用权限,建立起不同层次的数据库,实行档案全宗和密级双重控制管理,对未开放档案仅让有使用权的用户查阅和使用,设置访问权限、身份识别并确保档案数据不被非法改写或删除。同时,要及时将旧载体上的档案信息转换到新载体上,并进行刻录光盘、复制磁盘等备份处理。二是计算机系统运行的安全问题,应采取相应的措施。如安装防火墙和实时更新的杀毒软件,对归档信息定期进行下载备份等;其次还包括公共设施的安全管理等多项措施。
6 实现档案管理信息化的基本措施
档案信息化建设要运用辩证思维,既不能盲目从新、脱离实际,也不能墨守成规、固步不前;既要看数量,更要讲质量;既要着眼于本身,也要关注相关事物。档案信息化建设是一项复杂的系统工程,需要慎重选择,在具体实施的定位中,应该多做调查、分析、研究。要加快档案治理现代化、信息化的建设,应主要做好几方面的工作:
6.1 首先是领导高度重视和大力推动
领导是档案管理信息化的真正推动者。领导者的信息化意识的高低决定了信息化建设的力度、进度和深度。领导者要树立科学的管理观念,摆脱传统思维的束缚,认识到计算机和网络技术于档案工作的真正意义。为此,领导者应该投入大量的精力关心和支持这一事业,在资金、设备、人才等方面予以充分投入,把档案管理信息化纳入工作计划和考核范围;另外主管领导还要经常过问此项工作,了解档案工作情况,提出要求,下达任务,指导档案人员依法开展工作,帮助解决工作中存在的实际困难。
6.2 其次是加强档案管理的基础设施建设
软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件,是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础,而其核心是档案信息网络。它是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段。在工程规划初期,应该由有关各部门和档案部门人员共同协商,分别从各自的管理角度提出设计思路,考虑各方面的需要,从而避免在系统运行过程中出现空缺或重叠,提高效率。尤其在设计软件方面,应采用一定的安全保密措施,实行电子签单制度,建立和健全档案管理责任制,电子文件签入、签出制度,安全日志制度,从而保障档案不被篡改或便于追溯使用过文件的人员。此外,为便于软件升级,保证不同开发商提供的软件能够相互兼容,必须提高数据存贮形式的标准性、一致性和可续性。
6.3 再者是提高档案管理人员的信息化素质
档案管理信息化是不断完善、优化的过程,始终要依赖于档案人员素质的提高。建设一支高素质的档案干部队伍,是档案管理信息化的重要基础。档案管理部门要补充具有计算机、通信、微电子等学历背景的技术人员,逐步改变现有业务人员队伍专业结构单一的情况,满足信息化建设工作的需要;加强档案人员的继续,以分层次、分阶段和根据业务需要进行培训为原则,着重加强档案管理人员的信息化技术培训及应用新技术、新设备、新的培训,提高他们掌握和运用信息技术和信息手段的意识和技能。建立合理的档案管理人员的效绩考核评价规定,对档案管理信息化能力强、成绩好的单位和个人要及时进行表彰,激励大家学信息化、用信息化。另一方面,也要对计算机信息化技术人员进行一定的档案管理工作知识和技能的介绍,使其了解档案工作的客观,更好地为档案管理信息化提供技术支持。
档案信息化建设最终将实现,一是档案信息的数字化、网络化;二是档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化;三是档案信息高度共享;四是将引发档案管理模式的变革。这就意味着,将来我们利用档案,不用再亲自到档案馆来查阅卷宗,而是可以通过网络查阅利用开放档案,不受时间、地域和文件数量的限制,我们可以在任何时间、任何地点浏览档案全文,那么我们面对的将是一个“永不关门”的档案馆。
